Riepilogo
Dopo che una delle principali società di gioco in Australia si è fusa con un'altra organizzazione, avevano bisogno di integrare rapidamente team, informazioni e sistemi. I finanziamenti e un nuovo approccio hanno consentito loro di tuffarsi a capofitto in Microsoft 365 a partire da intranet, gestione dei documenti e collaborazione in team.
Inizialmente con l'intenzione di creare una intranet di SharePoint classica, la società di giochi ha collaborato con Circle T per passare a Modern SharePoint grazie alle sue caratteristiche più agili e orientate al futuro, risolvendo al contempo le attuali carenze.
Questo lettore è uno dei pochi in Australia a utilizzare la versione moderna di SharePoint per un'ampia intranet.
Sfida
Operando su scommesse, media e lotterie, l'azienda di giochi ha affrontato una sfida multiforme unendo due intranet: una su SharePoint Classic e l'altra un front-end di Mango Apps con spazi di lavoro di SharePoint dietro di essa. Gli utenti avevano accesso a una intranet o all'altra e nessuna delle due piattaforme era disponibile tramite dispositivi mobili, un problema più diffuso per i numerosi dipendenti in viaggio.
L'intranet esistente delle "app Mango" era piuttosto social, con la comunicazione bidirezionale più parte della cultura rispetto alla piattaforma SharePoint esistente. Riunire tutti come un'unica squadra significava mantenere e persino migliorare il potenziale di queste forti qualità di coinvolgimento. L'azienda voleva garantire una transizione graduale alla nuova intranet, creando al contempo maggiori possibilità per i membri del team di connettersi e impegnarsi in un'azienda più grande e diversificata.
La nuova soluzione doveva essere uno sportello unico per tutti i dipendenti, indipendentemente dal ruolo. Era necessaria una certa personalizzazione in modo che i dipendenti potessero mantenere i collegamenti ai sistemi legacy, fornendo al contempo un'unità complessiva. Mobile first e future proof erano anche considerazioni cruciali per consentire un ambiente e una forza lavoro in rapido cambiamento.
Un'altra sfida che l'organizzazione ha dovuto affrontare è stata l'integrazione del maggior numero possibile di sistemi e processi dopo la fusione. Microsoft 365 lo fa in modo naturale, ma la nuova intranet doveva creare spazio per alcune applicazioni per esprimere il loro pieno potenziale.
Strategia
La società di gioco ha collaborato con Circle T per valutare le loro opzioni e implementare una nuova soluzione intranet. Il team ha discusso sia di SharePoint classico che moderno e ha delineato i vantaggi di ciascuna soluzione. Alla fine, l'azienda ha deciso di "diventare moderna" come investimento per il futuro, supportando i chiari vantaggi attuali come mobile first e semplici webpart pronti all'uso, scommettendo su funzionalità e miglioramenti futuri.
Circle T ha incoraggiato una soluzione che riducesse al minimo la personalizzazione, tornando ad essa solo quando c'era un'esigenza funzionale e quando non poteva essere risolta dalle opzioni pronte all'uso a breve e medio termine.
Esempi di ciò includevano un messaggio di benvenuto individuale, con l'intestazione Circle T che includeva un megamenu.
Il team ha progettato e realizzato l'intranet utilizzando i componenti "intranet in a box" di Circle T Kasama, ma con un supporto mirato per componenti basati su esigenze specifiche come il design per garantire una certa continuità agli utenti esistenti e ottimizzare l'integrazione con Microsoft 365 e la ricerca .
Circle T ha guidato il pezzo di architettura dell'informazione, inclusa la gestione dei documenti, con documenti posizionati in base al loro tipo, sensibilità e a prova di futuro per consentire autorizzazioni, flussi, conformità e esigenze di controllo pertinenti su diversi tipi di documenti, ma presentandoli all'utente finale da un unica interfaccia a cui erano abituati. L'ampio filtro ha aiutato gli utenti a identificare un'unica fonte di verità per i documenti chiave a livello di gruppo, pur essendo in grado di cercare nell'intero ambiente.
Un aspetto pulito e contemporaneo è stato fondamentale per riflettere sia un nuovo marchio aziendale che un nuovo business. Pertanto, il team ha modificato le webpart Circle T per soddisfare i requisiti generali.
Risultati
Il cliente è stato in grado di lanciare con successo una piattaforma unificata e contemporanea disponibile sempre, ovunque e su qualsiasi dispositivo. Le diverse settimane di sperimentazione hanno risolto eventuali correzioni minori e i dipendenti sono stati accolti al lancio non solo con il nome e il rollup dei documenti di Office 365, ma anche con collegamenti rapidi ai sistemi e agli strumenti più utilizzati. Il giorno del lancio il sito è stato visitato più volte rispetto ai dipendenti dell'azienda, mostrando un forte traffico ripetuto e buoni segnali per il futuro.
