L'azienda Fortune 100 supera l'audit e ottiene la conformità con la soluzione di gestione dei record per SharePoint con Collabware

Riepilogo

Un'impresa Fortune 100 in un settore fortemente regolamentato (l'"Azienda") aveva l'obbligo di seguire rigorose politiche di gestione della conservazione ed era soggetta a controlli regolari. Tuttavia, l'Enterprise non disponeva dei controlli sui registri per soddisfare questo requisito normativo. Hanno implementato una soluzione di gestione dei record per SharePoint per acquisire record e mostrare processi di gestione dei record difendibili.

Sfida

Con gli audit in sospeso, l'impresa doveva garantire la conformità normativa. L'Enterprise disponeva di un maturo programma di gestione dei documenti. Tuttavia, senza sistemi o processi automatizzati di gestione dei record in atto, l'Impresa ha deciso di fare quanto segue:

• Stabilire la conformità della gestione dei record nell'ambiente SharePoint
• Automatizza la distruzione dei documenti in base ai requisiti legali
• Riduci i costi di archiviazione aggiungendo criteri di conservazione dei documenti con date di distruzione a tutte le librerie

Strategia

L'azienda ha scelto di estendere la funzionalità del proprio investimento in SharePoint, che stava utilizzando per la collaborazione e che ha iniziato a utilizzare per la gestione dei contenuti. L'azienda ha deciso di implementare la soluzione Collabware CLM, che automatizza i processi di gestione dei record mantenendo la conformità sui documenti. Con il supporto di Collabware, la soluzione Collabware CLM di Enterprise è diventata operativa in meno di cinque mesi, inclusa la formazione per il gestore dei record e i test di accettazione degli utenti.

Durante tutto il processo, Collabware ha fornito formazione in loco, servizi di consulenza a distanza e un responsabile del coinvolgimento dei clienti dedicato a supporto del team interno. Il rappresentante dell'impresa ha dichiarato: "La formazione è stata completa ed efficace e Collabware è sempre stata disponibile per aiutare a navigare nelle acque durante l'implementazione tecnica. Il team di Collabware ha collaborato con noi per risolvere rapidamente eventuali problemi e nel complesso è stato meraviglioso lavorare con noi!

Risultati

Una parte dell'attività fortemente regolamentata è ora pienamente conforme alle sue autorità di regolamentazione. Grazie alla capacità della soluzione di acquisire legalmente i record e mostrare processi di gestione dei record difendibili, l'Enterprise ha superato un recente audit esterno su larga scala, un'enorme pietra miliare e la convalida della sua implementazione.

L'implementazione iniziale di Collabware CLM è stata la prima di molte ad essere implementata in diverse divisioni all'interno dell'azienda. I dipendenti sono diventati molto più consapevoli del programma di gestione dei record e l'azienda prevede una forte diminuzione dei costi di archiviazione.