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Scopri di piùRiepilogo
Più che un quartier generale aziendale, Eneco World riflette una filosofia di riunire le persone per collaborare e innovare. Per migliorare la produttività e l'efficienza, il fornitore di energia olandese Eneco si è rivolto ad Macaw, un fidato partner Microsoft Gold, per ottenere assistenza nello sviluppo di un'app che avrebbe fornito un modo semplice a quasi 3.000 dipendenti di trovare lo spazio di cui avevano bisogno per incontrarsi e lavorare insieme. Eneco ha affrontato questa sfida con i servizi basati su cloud di Microsoft Office 365, utilizzando PowerApps, Flow e Power BI per sviluppare l'app RoomFinder che ora connette persone e idee.
Eneco fornisce energia a 2,2 milioni di famiglie e imprese nei Paesi Bassi. Per mantenere le luci accese nelle case e negli uffici delle persone, l'organizzazione deve funzionare in modo efficiente. Fino a poco tempo, tuttavia, i 3.000 dipendenti che lavorano presso la sede centrale di Eneco a Rotterdam erano in continua competizione per sale riunioni private e spazi di lavoro.
"Siamo una delle più grandi aziende energetiche della regione", afferma Tom van der Burg, Manager, Workplace and Document Management, presso Eneco. “Crescere in risorse rinnovabili, fornitura di energia e servizi innovativi è la cosa più importante che facciamo. Consigliamo alle persone come ridurre le bollette energetiche in modo ecologico e rinnovabile, quindi assicurarsi che i nostri team dispongano di ciò di cui hanno bisogno per rimanere innovativi e per dare loro lo spazio di cui hanno bisogno per collaborare è essenziale per la nostra attività e i nostri clienti .”
Una filosofia di lavoro
In parte di proprietà dello Stato, Eneco sta gradualmente passando alla privatizzazione, che ha creato la necessità di uno spazio di lavoro più moderno. L'edificio della sede è stato progettato nel 2012 per fornire ai dipendenti un ambiente dinamico e sostenibile. Ha riunito lavoratori da sei sedi, riducendo gli spostamenti tra gli uffici e l'impronta di carbonio dell'azienda. La pianta aperta offre ai dipendenti uno spazio flessibile per massimizzare la creatività e incoraggiare il pensiero innovativo e la collaborazione.
"Chiamiamo l'edificio Eneco World", afferma Tom van der Burg, Manager, Workplace and Document Management, presso Eneco. "Ci sono altre sedi Eneco, ma siamo principalmente in un unico edificio insieme, un grande spazio di lavoro aperto". Quando Eneco si è trasferita nel nuovo edificio, è passata anche al cloud implementando Microsoft Office 365. "Dopo il trasferimento, non volevamo più avere archivi cartacei o documenti fisici", continua van der Burg. "In quel momento siamo passati a Office 365 e SharePoint Online per semplificare i flussi di lavoro e consolidare i file".
Sfida
Sebbene i dipendenti Eneco trassero vantaggio dall'avere tutti nello stesso ufficio, presto divenne difficile trovare sale conferenze disponibili e spazi di lavoro tranquilli. I dipendenti Eneco utilizzavano la funzionalità di prenotazione delle sale predefinita in Microsoft Exchange per prenotare le sale riunioni ufficiali presso l'edificio della sede centrale, ma c'erano anche circa 200 sale più piccole a cui i dipendenti avevano bisogno di accedere quotidianamente. Questi includono sale di concentrazione per uno o due dipendenti da utilizzare per lavori o collaborazioni silenziose, piccole riunioni e sale di mischia per i team di progetto.
Fino a poco tempo, i dipendenti perquisivano i 14 piani per trovare sale riunioni aperte e mettevano i loro nomi su fogli di carta per prenotarle. "È un grande edificio", afferma Ferry Bouwman, Technical Lead per Office 365 presso Eneco. "Se sono al secondo piano, non so se c'è una stanza disponibile al tredicesimo piano, per esempio." Un'altra sfida era che solo le stanze sui tre piani, che l'azienda chiama Eneco Village, potessero essere riservate agli incontri con i colleghi al di fuori di Eneco. Le stanze agli altri piani erano riservate alle riunioni interne, ma non potevano essere prenotate.
"Nel 2017, un dipartimento ha organizzato un Challenge Day per incoraggiare la concorrenza a creare un'app che potesse fornire una soluzione, ma che è diventata una proposta costosa", afferma van der Burg. “Quindi, si sono rivolti a noi e hanno detto: 'Hai PowerApps. Forse puoi far funzionare qualcosa.'”
Strategia
La soluzione è stata il risultato di una collaborazione tra Microsoft Partner Macaw, Office 365 Competence Center di Eneco e utenti finali. Macaw ha utilizzato Microsoft PowerApps in Office 365 per progettare un'app personalizzata per Eneco e Microsoft Power BI per supportare la creazione di report e l'analisi predittiva dei dati.
"Abbiamo iniziato tracciando i requisiti di Eneco su una lavagna", afferma Erik Bouman, Solution Consultant per Office 365 presso Macaw. “Accedendo ai dati sulle sale disponibili, abbiamo creato funzioni che avrebbero fornito agli organizzatori delle riunioni un elenco di sale e fasce orarie. Era importante che l'app fosse il più intuitiva possibile. PowerApps ha reso il processo di sviluppo facile e veloce."
Il team ha utilizzato Microsoft Flow per automatizzare il processo di prenotazione. "Se prenoti una stanza all'interno dell'app, l'appuntamento viene salvato nell'elenco di SharePoint, ma il processo avviene in Flow", afferma van der Burg. In base alla modifica nell'elenco, Flow viene attivato per inviare promemoria e notifiche ai dipendenti. Se il sollecito non viene confermato, Flow si occupa di rimuovere la prenotazione. "È così che ci assicuriamo che le stanze vengano utilizzate", continua. "Oltre a ciò, viene creato un dashboard di Power BI informativo per poter monitorare da vicino l'utilizzo dell'app e l'utilizzo effettivo delle sale".
Il team ha impiegato circa cinque settimane per sviluppare e distribuire l'app, inclusa l'aggiunta del design Eneco personalizzato. Dopo il lancio dell'app, van der Burg ha pubblicato un annuncio sulla intranet basata su SharePoint dell'azienda e Yammer. "Dopo la prima settimana, le persone si sono rese conto che non dovevano più mettere appunti cartacei sulle porte", dice.
In passato, dovevamo attraversare l'intero edificio per verificare se fosse disponibile una camera. Ora possiamo utilizzare i nostri dispositivi mobili per prenotare una stanza prima ancora di arrivare in ufficio.
Tom van der Burg (Responsabile, Workplace and Document Management, Eneco)
Risultati
La comodità è uno dei maggiori vantaggi per i dipendenti che utilizzano l'app RoomFinder. "Ora, quando sono a casa alle 7:00 del mattino, posso controllare se c'è una stanza disponibile per la fine della giornata e prenotarla sul mio dispositivo mobile", afferma van der Burg.
Il pulsante di feedback era una funzione essenziale nella prima versione dell'app. "Ci sono stati molti feedback positivi", afferma van der Burg. “Molti dei nostri colleghi hanno detto: 'È fantastico. Lo stavo aspettando da molto tempo.' E altri hanno dato suggerimenti per il miglioramento”. Con la seconda versione, ci sono state reazioni ancora più positive.
Utilizzando PowerApps, il team ha realizzato notevoli risparmi sui costi di sviluppo. Secondo van der Burg, il costo di sviluppo dell'applicazione con Macaw era un terzo di quello che sarebbe stato costruendolo con la piattaforma OutSystems che Eneco aveva utilizzato in passato per sviluppare applicazioni per i clienti finali. "Il costo maggiore sarebbe stato coinvolto in tutta la manutenzione necessaria per continuare a sviluppare l'app", afferma van der Burg. “Ecco dove PowerApps è stato un grande vantaggio. E siamo stati in grado di utilizzare Power BI e i vantaggi di sicurezza forniti con la licenza di Office 365 E5".
Oltre al tempo risparmiato programmando le riunioni tramite l'app RoomFinder, Eneco ha ridotto i costi complessivi delle riunioni. “In passato sapevamo che era disponibile uno spazio per riunioni, ma non era visibile ai nostri dipendenti. Quindi, hanno programmato molte riunioni esterne", afferma van der Burg. “Andremmo in un'altra azienda o in un hotel e pagheremmo per prenotare una stanza. Ora tutti possono utilizzare l'app per trovare lo spazio disponibile all'interno del nostro edificio".
C'è una maggiore sensazione di comunità in tutta l'organizzazione. "Penso che Eneco World sia più aperto grazie all'app", afferma van der Burg. “Ora che stiamo prenotando stanze su altri piani, le persone possono lasciare il loro piano e vedere altri colleghi. Sta davvero aumentando la collaborazione, che fa parte della mission di Eneco”.
L'app sta anche ispirando nuove idee. "Prima, nessuno sapeva cosa fosse PowerApps", afferma Ferry Bouwman. “Dopo aver lanciato RoomFinder, le persone stanno pensando ad altre possibilità. Stanno pensando che, se funziona, potrebbero esserci altri problemi che possiamo risolvere anche con PowerApps".
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