Cliente
DMSolare
Riepilogo
Con sede a Guadalajara, DMSolar è un'azienda di sei anni che è diventata rapidamente il più grande distributore di tecnologia solare del Messico. Passando a Microsoft Office 365 da una soluzione frammentata che includeva Google Drive, Dropbox e la società di telefonia aziendale Alcatel, DMSolar ha migliorato la sicurezza e la collaborazione con Microsoft SharePoint Online, eliminato le interruzioni delle chiamate e i tempi di inattività con Skype for Business e ha realizzato i suoi obiettivi di mobilità grazie alle sinergie tra Skype for Business, SharePoint e Microsoft OneDrive. Questa nuova soluzione comporterà un costo totale di proprietà inferiore e si prevede che si ripagherà entro due anni.
Sfida
Con gran parte del paese baciato dal sole, il Messico è un luogo privilegiato per le installazioni solari. Nel 2012, tre amici, tutti neolaureati dell'Universidad Panamericana di Guadalajara, hanno formato DMSolar. Oggi l'azienda è la più grande azienda di distribuzione solare della nazione, con sede a Guadalajara e uffici a Monterrey e Città del Messico.
Una base di clienti ampia e in costante crescita, ora tra le 400 e le 500 società di installazioni solari, ha spinto DMSolar ad espandere le operazioni su base quasi annuale. La sede più recente è sei volte più grande della sede precedente dell'azienda. Anche il numero di dipendenti che lavorano in DMSolar è più che raddoppiato solo nell'ultimo anno.
Mentre la crescita è quasi sempre una buona cosa, una crescita rapida spesso espone i difetti del modello di business di una giovane azienda. Il cofondatore e direttore generale Andres Gonzalez, insieme ai suoi partner, ha spesso riscontrato che la forza lavoro dell'azienda è stata portata al limite mentre cercava di tenere il passo, soprattutto quando l'hardware esistente, come le connessioni telefoniche inaffidabili nei loro uffici, li deludeva.
All'inizio, questi problemi potrebbero essere affrontati in modo frammentario. Le soluzioni di telefonia in loco potrebbero mitigare il cattivo sistema telefonico, Dropbox potrebbe ospitare scartoffie aziendali e Google Drive si è accontentato di una piattaforma per collaborare sui documenti. Ma una soluzione combinata funziona solo quando la tua azienda è piccola e la tua forza lavoro ha il tempo extra necessario per navigare in sistemi disparati. Con l'avvicinarsi del trasferimento in nuove sedi di uffici, Gonzalez e il suo team hanno deciso che era giunto il momento di trovare una nuova soluzione completa in grado di crescere con le esigenze collaborative e comunicative dell'azienda.
Strategia
Tutto sotto lo stesso tetto
Influenzato dalla sua presenza nel cinema e nei media, Gonzalez ha esaminato per la prima volta l'adozione dei prodotti Cisco presso DMSolar. Ma, aiutato dal partner IT Wolk LAB, ha presto scoperto che Microsoft Office 365 avrebbe soddisfatto meglio le esigenze dell'azienda e avrebbe rappresentato un notevole risparmio sui costi di avvio.
I consulenti Wolk LAB hanno quindi suggerito Office 365, che hanno considerato un prodotto più dinamico in grado di scalare rapidamente per soddisfare le esigenze dell'azienda. Sebbene fosse nuovo nel lavorare con Microsoft, Gonzalez ha visto il valore delle funzionalità offerte da Office 365. “Volevo dare a ogni dipendente DMSolar la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo, come se fosse ancora in ufficio. Senza Microsoft, non l'avremmo ottenuto", riflette Gonzalez.
Office 365 offriva anche un'ampia selezione di servizi di cui Gonzalez potrebbe sfruttare DMSolar in futuro. L'interesse di Gonzalez è stato stuzzicato. "Ho eseguito un'analisi dei costi prima di adottare Office 365 e ho scoperto che la soluzione si sarebbe ripagata entro due anni", ricorda. Quella fu la fine della deliberazione. L'adozione di Office 365 era prevista per febbraio 2018, in concomitanza con l'apertura di nuovi uffici a Città del Messico.
Con Office 365 abbiamo modi di lavorare migliori, una migliore produttività e livelli di stress ridotti.
Andres Gonzalez Reyes Retana (Direttore generale e cofondatore, DMSolar)
Risultati
Ovunque sotto il sole
Un cliente impiega da una settimana a un mese per installare la tecnologia solare distribuita da DMSolar, a seconda delle dimensioni dell'installazione. Durante questo periodo, è molto importante che i team di ingegneri di DMSolar siano disponibili per rispondere a domande e risolvere eventuali problemi incontrati dall'installatore. A seconda delle esigenze del cliente, anche Gonzalez e gli altri amministratori delegati possono mettersi a disposizione, ma con la crescita della loro azienda i partner ora si trovano in viaggio tanto spesso quanto in ufficio.
"Utilizziamo le funzionalità vocali integrate in Office 365 più volte al giorno", afferma Gonzalez. "Per un prossimo incontro, uno dei partner sarà a Panama per una fiera, io sarò a Guadalajara e il nostro terzo partner sarà a Città del Messico". Prima dell'adozione di Office 365, due dei tre partner non sarebbero stati semplicemente disponibili per la chiamata. Questo livello di servizio clienti non era all'altezza degli standard di Gonzalez e gli causava frequenti costrizioni.
"Con Office 365 abbiamo modi di lavorare migliori, una migliore produttività e livelli di stress ridotti", afferma Gonzalez.
Collaborazione illuminata
La vendita di impianti solari è molto simile alla vendita di qualsiasi tecnologia, soprattutto per quanto riguarda la documentazione. “Abbiamo un'enorme quantità di informazioni su ogni prodotto, dalle schede tecniche ai certificati alle polizze assicurative. Tutto ciò è stato spostato su SharePoint, il che ci offre maggiore sicurezza e mi fa risparmiare molto tempo", afferma Gonzalez.
Lavorando da un unico account Dropbox, Gonzalez in precedenza doveva fungere da custode di documenti aziendali sensibili. I dipendenti dovevano inviargli un'e-mail e chiedere una copia del documento di cui avevano bisogno, dopodiché Gonzalez avrebbe dovuto confermare le loro esigenze prima di inviare il documento. Era un sistema che l'azienda aveva superato. Con Microsoft SharePoint Online, l'azienda è stata in grado di impostare livelli di autorizzazione di sicurezza all'interno di ciascun reparto, consentendo ai dipendenti con l'autorizzazione adeguata di accedere a qualsiasi documento di cui hanno bisogno, ogni volta che ne hanno bisogno. Ogni dipendente ha accesso a Microsoft OneDrive, che consente loro di archiviare e accedere a file di lavoro personali e file condivisi da qualsiasi dispositivo, il che rende il lavoro remoto più semplice e veloce.
"Non vedi il tempo perso", dice Gonzalez. "Pensi di essere un'azienda molto produttiva, ma lavorare con Microsoft ha restituito a ogni dipendente di DMSolar 15 minuti della propria giornata". Per l'azienda nel suo insieme, ciò equivale a quasi 11 ore di produttività aggiuntiva ogni giorno.
Una prospettiva brillante
Sono passati solo pochi mesi da quando DMSolar ha iniziato a utilizzare Office 365 e l'azienda ha già trasformato le operazioni aziendali utilizzando Skype for Business e SharePoint. Sistemi costosi e disparati di Google, Dropbox e Alcatel sono stati sostituiti da Office 365. Ma questa azienda in crescita non si ferma qui.
"Quello che vogliamo è costruire una famiglia in DMSolar", afferma Gonzalez. “Ogni trimestre ceniamo insieme in ciascuna delle nostre sedi. Ogni mese portiamo il gelato o la cioccolata calda, a seconda del tempo”.
Per promuovere questo sentimento di inclusione familiare, Gonzalez sta esaminando le tecnologie che tengono tutti connessi. "Credo che Microsoft Teams migliorerà le comunicazioni e rafforzerà il nostro senso di famiglia", afferma Gonzalez. “Vogliamo anche analizzare meglio le nostre informazioni finanziarie, quindi stiamo esaminando Microsoft Power BI. Questi saranno grandi passi per DMSolar e voglio iniziare a usarli nei prossimi sei mesi".
Man mano che l'azienda cresce, aumenterà anche il valore che guadagnerà da Office 365 e Microsoft sarà al loro fianco in ogni fase del processo.
