DLF riduce i costi di licenza con Office 365 e Proventeq

Riepilogo

DLF è il più grande sviluppatore immobiliare commerciale in India, specializzato nello sviluppo di proprietà commerciali, al dettaglio e residenziali in tutto il paese. DLF continua a vedere una crescita eccezionale in un mercato in espansione altamente competitivo.

DLF ha deciso di migrare da un'istanza IBM FileNet P8 a SharePoint Online per ottenere una gestione granulare del contenuto e delle informazioni, fornire al personale e alle parti interessate esterne la flessibilità di una soluzione centralizzata di servizi di contenuto e ridurre il costo complessivo di proprietà della propria infrastruttura.

Sfida

Con oltre 2,4 milioni di elementi di contenuto conservati in un'istanza IBM FileNet P8 obsoleta, il personale di DLF stava replicando gli sforzi nell'archiviazione e nella gestione di documenti e rich media su piattaforme locali disconnesse, inclusi più archivi oggetti e cartelle con contenuto non archiviato correttamente o correlati.

Con il personale distribuito tra dipartimenti aziendali e filiali, DLF aveva bisogno di una piattaforma di servizi di contenuto che offrisse distribuzione, gestione e collaborazione flessibili.

Strategia

Per migliorare la gestione dei contenuti in tutta l'organizzazione, DLF ha deciso di sfruttare l'investimento esistente in Office 365 e di migrare da IBM FileNet P8 a SharePoint Online. Hanno scelto il software Migration Accelerator di Proventeq per scoprire, analizzare, migliorare, classificare e migrare il proprio portfolio di contenuti, il tutto riducendo al minimo i tempi di inattività durante il processo di migrazione.

Per aiutare DLF a progredire con una piattaforma di servizi di contenuto centralizzata flessibile, Proventeq ha sviluppato una soluzione di supporto e migrazione strategica in sei fasi basata sulle sfide specifiche affrontate da DLF e sull'esperienza di Proventeq nella migrazione dei contenuti da IBM FileNet P8 a SharePoint.

1. Scoperta e analisi. Proventeq ha utilizzato i report di rilevamento e analisi pre-migrazione di Migration Accelerator per identificare i seguenti potenziali problemi di migrazione:
   • Documenti composti e documenti multi-contenuto all'interno di FileNet
   • Caratteri non validi nei nomi di cartelle e file non consentiti in SharePoint
   • Nomi di elementi duplicati, nomi di elementi lunghi e nomi di elementi senza estensione
   • Tipo di Mime diverso tra le versioni del documento, ad esempio .docx e .pdf
   • Documenti non archiviati e troppi elementi secondari nel contenitore o nella cartella
   • Tipi di file e file estratti non validi.
2. Ottimizzazione dell'architettura dell'informazione. Proventeq ha organizzato un seminario per ottenere una comprensione completa della struttura organizzativa di DLF per prendere decisioni sulla struttura dell'architettura e sul modello di sicurezza. Dopo il workshop, il team ha effettuato le seguenti operazioni:
   • Proposta di una struttura informativa mirata che corrisponda alla struttura e alla funzione organizzativa di DLF
   • Gruppi di SharePoint creati basati su diverse entità utente DLF per proteggere il contenuto di questa nuova struttura delle informazioni di destinazione consentendo l'applicazione delle autorizzazioni a livello granulare
   • Configurato e distribuito uno strumento di provisioning automatizzato per un'implementazione più rapida e precisa
3. Progettazione e configurazione della migrazione. La funzionalità di classificazione del contenuto personalizzata e mappatura della struttura di destinazione di Migration Accelerator ha soddisfatto l'esigenza di classificare il contenuto in modo accurato e di migrare i documenti correlati in raccolte siti e raccolte documenti in SharePoint Online, ottenendo una migrazione più rapida.
4. Migrazione pilota. Per dimostrare come funzionerebbe la migrazione di produzione e per testare i dati esistenti in produzione, il team ha eseguito un esercizio di migrazione pilota mappando il contenuto da uno degli archivi oggetti di IBM FileNet e applicando le necessarie regole di struttura, classificazione e metadati delle informazioni di destinazione e quindi migrando a raccolte siti, raccolte documenti e cartelle specifiche in SharePoint Online.
5. Migrazione live incrementale. Dopo il successo della migrazione pilota, il team ha utilizzato le funzionalità di immigrazione incrementale di Migration Accelerator per mettere in scena il processo di migrazione della produzione. Hanno inoltre eseguito le seguenti azioni:
   • Utilizzando le estensioni di PowerShell, il team ha impostato regole di migrazione aggiuntive per consolidare e classificare l'elevato volume di tipi di contenuto di origine
   • Il team ha trasformato i valori dei metadati per conformarsi alle restrizioni di SharePoint in base alle regole dei metadati per gestire caratteri e URL non validi
   • Le regole integrate di Migration Accelerator gestivano i nomi degli elementi duplicati e le mancate corrispondenze dei tipi MIME
   • Il team ha generato report personalizzati per garantire di aver migrato con successo l'intero portafoglio di contenuti dei rispettivi dipartimenti aziendali, società sussidiarie e funzioni PRISM
6. Supporto dopo la migrazione. Per garantire che gli utenti potessero trovare il contenuto appena limitato e migrato sulla piattaforma SharePoint, Proventeq ha fornito 90 giorni di supporto post-migrazione.

Risultati

Utilizzando l'investimento esistente della piattaforma Microsoft Office 365, DLF ha registrato una riduzione 35% dei costi di licenza e ha annullato la necessità di aggiornare e aggiornare FileNet P8 dismettendo il sistema IBM.

L'adozione di una migrazione pilota e l'implementazione di un processo di migrazione della produzione incrementale ha aiutato DLF a evitare problemi tecnici costosi e dispendiosi in termini di tempo e ha garantito l'accesso ai contenuti in tutta l'organizzazione sia durante il progetto che dopo la migrazione. A seguito di un lungo periodo di supporto per l'adozione, Proventeq ha facilitato la transizione a SharePoint, ha aiutato a identificare e risolvere eventuali problemi di gestione delle informazioni incentrati sull'utente e ha assicurato il raggiungimento di tutti gli obiettivi iniziali e a lungo termine di DLF durante l'adozione di SharePoint.

Sebbene il controllo generale su autorizzazioni granulari complesse si sia rivelato problematico in FileNet P8, l'adozione della protezione delle informazioni Azure di Microsoft consente a DLF di raggiungere l'obiettivo chiave di ottenere un controllo granulare delle autorizzazioni di visualizzazione, lettura e stampa sul contenuto condiviso esternamente. SharePoint Online e Migration Accelerator di Proventeq hanno dato a DLF la possibilità di applicare la sicurezza AIP al contenuto; consentendo all'organizzazione di affrontare le sfide di sicurezza legate alla gestione di elevati volumi di contenuto tra utenti interni ed esterni.

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