Cliente
DH Pace
Efesoft
Ephesoft fornisce una soluzione di acquisizione intelligente per le tecnologie Microsoft. Ephesoft Transact distribuisce documenti da e-mail, sistemi di contenuti legacy, scanner e altro ancora. La loro intelligence di classificazione ed estrazione dei dati mappa i dati dei documenti in SharePoint e i servizi Web di intelligence possono essere utilizzati da Flow per interpretare e utilizzare i dati dei documenti nei flussi di lavoro.
Scopri di piùRiepilogo
DH Pace è un'azienda nazionale che fornisce prodotti e servizi relativi a porte, banchine e porte a proprietari di case e aziende dal 1926. Hanno più di 2.200 dipendenti in 45 località con una flotta di oltre 1.200 veicoli e sono disponibili ad aiutare i clienti installano, mantengono e forniscono assistenza a tutti i tipi di sistemi di porte, banchine e controllo accessi. DH Pace si è rivolta a Zia Consulting ed Ephesoft per aiutarli a semplificare il processo di contabilità fornitori e utilizzare meglio la loro piattaforma SharePoint esistente.
Sfida
Ogni mese, DH Pace elaborava migliaia di fatture di centinaia di fornitori, ciascuna con formati diversi. Ciò ha richiesto un laborioso inserimento di dati da parte dei dipendenti DH Pace. Inoltre, classificavano e indicizzavano manualmente i documenti soggetti a errori umani. Avevano bisogno di un modo per snellire i loro processi, migliorare la qualità, migliorare la soddisfazione dei clienti e aumentare l'efficienza.
Strategia
In qualità di cliente di Zia Consulting, un partner Ephesoft di livello platino, DH Pace ha ricevuto aiuto con l'automazione per creare un processo di contabilità fornitori più efficiente. Dopo una riunione di scoperta, Zia Consulting ha consigliato di implementare la piattaforma Ephesoft Smart Capture® per automatizzare l'elaborazione delle fatture. Il sistema di acquisizione dei documenti intelligente di Ephesoft è alimentato da una tecnologia di apprendimento automatico supervisionata che acquisisce, classifica, estrae, convalida ed esporta i metadati. DH Pace ha integrato Ephesoft con la piattaforma Microsoft SharePoint esistente per l'elaborazione diretta, passando i dati direttamente nel proprio sistema di gestione dei contenuti.
“SharePoint ci ha aiutato ad accelerare i processi del flusso di lavoro interno in vari modi, tra cui la gestione dei documenti, l'approvazione dei contratti e la manutenzione di edifici/sistemi. Con SharePoint come sistema di gestione dei contenuti, possiamo facilmente assegnare singole attività agli utenti, progettare livelli di approvazione in base ai tipi di documenti e creare facilmente report sui dettagli di ciascuno. SharePoint ha contribuito a rendere la nostra organizzazione più efficiente", ha affermato Robbie Carlson, analista aziendale di DH Pace.
Con SharePoint come sistema di gestione dei contenuti, possiamo facilmente assegnare singole attività agli utenti, progettare livelli di approvazione in base ai tipi di documenti e creare facilmente report sui dettagli di ciascuno. SharePoint ha contribuito a rendere la nostra organizzazione più efficiente.
Robbie Carlson (Analista aziendale, DH Pace)
Risultati
La soluzione totale ha ridotto gli errori e accelerato i tempi di elaborazione. Zia Consulting sta attualmente automatizzando due reparti aggiuntivi all'interno della contabilità fornitori. Queste nuove classi batch elaboreranno altre 1.000 fatture al mese. Ci vorranno solo 11 settimane per implementare il progetto.
Kevin Dunn, vicedirettore del miglioramento dei processi, ha commentato: "Ephesoft e Zia hanno fornito una soluzione all-inclusive a un prezzo unico e ci ha dato la flessibilità di cui avevamo bisogno... senza doverci preoccupare dei costi aggiuntivi".
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