Intelogy aiuta Devro a trasformare le operazioni finanziarie con SharePoint e Power Automate

Riepilogo

Con una presenza globale, Devro è uno dei principali fornitori mondiali di budelli di collagene utilizzati nella produzione di un'ampia varietà di salsicce e altri prodotti a base di carne. Devro impiega più di 2.000 persone, con competenze e conoscenze che vanno dall'ingegneria chimica ed elettrica alla tecnologia alimentare, alla scienza della carne e alla salute ambientale.

Alla fine del 2018, Devro ha avviato un processo di transizione di molte delle sue funzioni finanziarie distribuite a livello globale a un modello di centro servizi condiviso. Per facilitare parte di questo programma, Intelogy è stata selezionata per supportare la transizione tecnica dell'elaborazione dei conti fornitori (AP) e della gestione dei documenti del team Devro Finance.

Con l'uso estensivo di Power Automate per indirizzare diversi tipi di contenuti finanziari attraverso il processo di revisione e approvazione, la soluzione SharePoint fornita da Intelogy integra scanner abilitati al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) in tutto il mondo, riducendo al minimo la classificazione manuale. La nuova soluzione ha cambiato radicalmente il modo in cui opera il team, consentendo un'elaborazione e un'archiviazione AP coerenti, affidabili e centralizzate.

Sfida

Con siti di produzione in località tra cui Regno Unito, Stati Uniti, Paesi Bassi, Cina, Repubblica Ceca e Australia, le operazioni finanziarie sono state distribuite in tutto il mondo, operando i loro processi in hub regionali separati. Nel 2018, Devro ha preso la decisione strategica di passare a un nuovo modello operativo Target per le operazioni finanziarie che prevedono la creazione di servizi condivisi.

Poiché i documenti finanziari vengono ricevuti localmente sia in forma elettronica che cartacea, era essenziale trovare un metodo per continuare a ricevere documenti finanziari nel paese, ma allo stesso tempo consolidare l'archiviazione e la gestione di tutti i documenti finanziari in un archivio centrale con disponibilità globale. Inoltre, alcuni documenti finanziari, come fatture e note di credito, richiedevano un notevole sforzo manuale per indirizzare, approvare ed elaborare, causando problemi di produttività e di efficienza tipici del processo.

Con l'impegno per l'archiviazione elettronica a lungo termine per le esigenze di conformità, una priorità chiave era definire una soluzione di archiviazione e recupero adeguata che si integrasse con i sistemi finanziari esistenti.

Inoltre, Devro IT desiderava garantire che qualsiasi soluzione implementata fosse coerente con la propria strategia di trasformazione digitale adottando, ove appropriato, un'architettura di soluzione basata su cloud con la preferenza per estendere ulteriormente l'uso di Microsoft 365 e, in particolare, di SharePoint.

Strategia

La prima priorità del progetto era convalidare che i siti Devro in tutto il mondo potessero accedere a SharePoint in modo affidabile e performante e tutte le modifiche necessarie all'infrastruttura di rete esistente per migliorare e garantire la connettività sono state identificate e attuate. Intelogy, lavorando a stretto contatto con Devro IT, ha eseguito una serie di test delle prestazioni di rete, seguendo le pratiche consigliate da Microsoft, da strutture Devro remote per analizzare e convalidare la connettività di rete a Microsoft Global Network, con test specifici eseguiti su carichi di lavoro SharePoint e OneDrive.

Un altro requisito fondamentale era determinare una soluzione adeguata per facilitare la digitalizzazione dei documenti cartacei ricevuti localmente e il successivo transito a SharePoint. Intelogy ha condotto un'analisi delle opzioni commerciali disponibili e ha consigliato una soluzione basata su Fujitsu che consentisse di eseguire la scansione batch dei documenti con OCR, caricandoli in raccolte di documenti SharePoint predefinite con l'etichettatura automatica dei documenti al momento della ricezione. Questo processo è stato progettato insieme a una soluzione fornita da Harmon.ie che ha facilitato il caricamento di documenti elettronici ricevuti via e-mail, assicurando che tutti i documenti finanziari fossero instradati a SharePoint prima che si svolgessero ulteriori attività.

Una volta ricevuto all'interno di SharePoint, è stato progettato e implementato un processo utilizzando Power Automate per consentire ai membri del team finanziario di contrassegnare i documenti con metadati aggiuntivi e quindi instradare in modo sicuro le fatture per l'approvazione da parte del personale attraverso Devro e la successiva elaborazione dei dati AP nel sistema finanziario esistente.

Infine, tutti i documenti finanziari devono essere conservati in modo altamente strutturato, sicuro e governato con supporto per un facile recupero quando necessario. Intelogy, pertanto, ha implementato un'architettura delle informazioni completa progettata pensando alla crescita a lungo termine, sfruttando le solide capacità di archiviazione dei documenti, indicizzazione delle ricerche e filtraggio di SharePoint.

Risultati

Di fronte a un lasso di tempo difficile, le parti interessate del progetto Intelogy e Devro hanno progettato, sviluppato e implementato una soluzione attraverso una stretta collaborazione. Di conseguenza, Devro è stata in grado di raggiungere con successo il suo obiettivo strategico di trasferire le operazioni finanziarie a un modello di centro servizi condiviso supportato da un processo digitale end-to-end basato su Microsoft 365.