Riepilogo
Nell'ambito del loro percorso di trasformazione digitale, un'azienda tecnologica globale che sviluppa e fornisce un ampio portafoglio di sistemi e prodotti aerei, terrestri e navali per la difesa, la sicurezza interna e le applicazioni dell'aviazione commerciale ha collaborato con Intelogy per identificare i requisiti di collaborazione e comunicazione attraverso l'implementazione di Microsoft 365 in modo altamente sicuro.
Intelogy ha progettato e implementato una intranet, un sistema di gestione aziendale, un gruppo di siti del team organizzativo, un portale di gestione delle offerte e dei progetti e una struttura di gestione dei documenti di base che era riutilizzabile pur aderendo ai requisiti di classificazione delle informazioni del settore della difesa.
Sfida
Poiché l'organizzazione lavora su progetti governativi e di difesa altamente sicuri, la necessità di aderire a una governance rigorosa e a una configurazione di sicurezza rigorosa era di fondamentale importanza.
Inoltre, la proprietà di più organizzazioni sussidiarie, tutte operanti in diversi ambienti IT con diversi livelli di accesso ai prodotti e servizi Microsoft 365, ha creato una sfida in merito alla governance e alla protezione delle informazioni poiché alcuni utenti sussidiari dovevano avere lo stesso livello di accesso del personale interno .
Infine, la soluzione di collaborazione Offerte e Progetti doveva essere implementata in modo tale che la collaborazione esterna fosse possibile solo con soggetti pre-approvati con nulla osta di sicurezza. L'approvazione della documentazione prima del rilascio a clienti esterni era un requisito fondamentale nella progettazione della soluzione.
Strategia
SharePoint è stata scelta come piattaforma principale per la soluzione, in quanto fornisce un back-end sicuro accessibile a livello globale su più dispositivi e che soddisfa i severi requisiti del cliente per garantire che i dati siano sempre protetti e crittografati. Inoltre, la possibilità di limitare la condivisione dei dati esternamente ai soli utenti esterni autenticati ha fornito rassicurazioni sul fatto che le informazioni non sarebbero state condivise con utenti che non avrebbero dovuto accedervi. Per la soluzione Offerte e progetti, era necessaria una forte personalizzazione delle autorizzazioni per garantire che solo determinati utenti potessero accedere a contenuti specifici all'interno del sito e con utenti esterni invitati a collaborare su base ad hoc solo per le aree principali.
Power Automate è stato utilizzato per fornire un processo di approvazione strutturato in base al quale la documentazione sarebbe stata spostata in una raccolta documenti condivisa esternamente solo una volta che il file fosse stato completamente esaminato e approvato da un team interno senior.
Per agevolare il controllo e garantire ulteriormente che i dati non siano condivisi con utenti privi di autorizzazione di sicurezza, le impostazioni dei criteri di prevenzione della perdita di dati (DLP) sono state configurate per l'esecuzione in base a tag di metadati personalizzati applicati a ciascun documento in tutti i siti. Un'opzione di sostituzione è stata quindi resa disponibile solo ai membri interni dell'organizzazione. Ciò ha ulteriormente assicurato che nessun dato fosse visibile o accessibile a parti esterne a meno che l'override non fosse applicato a un file.
Infine, Intelogy ha creato un modulo di facile utilizzo in App di potenza che ha consentito agli utenti interni di richiedere la creazione di nuovi siti di offerte e progetti.
Risultati
A seguito di numerosi workshop di formazione per garantire un elevato tasso di adozione da parte degli utenti, il rilascio di questa soluzione è stato un successo.
La capacità di collaborare con le loro organizzazioni sussidiarie senza inviare documentazione via e-mail ha portato a un processo pragmatico di gestione della documentazione "una versione della verità". Inoltre, la capacità di co-autore sui documenti ha portato a una più rapida consegna dei progetti a clienti esterni.
L'implementazione dell'automazione dei processi ha aggiunto valore all'azienda e ha aiutato a utilizzare il tempo dedicato alla preparazione della documentazione da rilasciare ai clienti esterni. Questa maggiore efficienza nel modo di lavorare e nei processi aziendali definiti ha ulteriormente maturato l'organizzazione per consentire di concentrarsi su altre aree chiave.
Infine, la possibilità di affermare con sicurezza che l'organizzazione è ora completamente conforme al sistema operativo aiuterà quando si fanno offerte per lavori futuri.
