Riepilogo
Dakota Financial, LLC, è una fonte di finanziamento diretto basata su risorse con particolare attenzione al finanziamento di camion, rimorchi, attrezzature per l'edilizia e l'agricoltura e macchine utensili. I programmi nazionali di Dakota Financial sono specificamente progettati per fornire soluzioni di finanziamento per i clienti che hanno precedenti fallimenti, gravami fiscali, sentenze, pignoramenti o retribuzioni lente. L'organizzazione finanzia locazioni tradizionali, rilocazioni di vendita, vendite di parti private, start-up e proprietari/operatori con prestiti da $10.000 fino a $400.000.
Alla ricerca di un sistema efficiente di scansione e gestione dei file, Dakota Financial si è rivolta a SkyLite Systems per implementare una soluzione personalizzata basata su Microsoft SharePoint, utilizzando PowerApps e Flow.
Sfida
Per garantire che dispongano di informazioni adeguate per la revisione e la manutenzione dei loro prestiti, Dakota Financial deve scansionare e archiviare da 20 a 40 documenti per ogni prestito che finanzia. Con una gamma da una a cinquanta pagine, i documenti scansionati contengono un'abbondanza di informazioni che richiedono una gestione a lungo termine.
Come molte altre società del settore finanziario, Dakota faceva affidamento su un costoso sistema proprietario di scansione e gestione dei file per gestire tutti i file scansionati associati ai loro contratti di locazione. Il sistema era molto rigido e difficile da personalizzare. Il presidente di Dakota, Michael Green, sapeva che doveva esserci una soluzione migliore e più conveniente. Dopo che Dakota è migrato a Office 365, Michael ha visto il potenziale di SharePoint e sapeva di poter sfruttare il suo investimento in Office 365 e sostituire la sua costosa soluzione legacy di scansione e gestione con una soluzione basata sul cloud moderna ed economica basata su Office 365.
Strategia
Michael Green ha intuito che Office 365 potrebbe costituire il fulcro di una soluzione in grado di archiviare centinaia di migliaia di documenti scansionati. Ha contattato alcune aziende e ha presto trovato il partner Microsoft Silver di fiducia, SkyLite Systems, e ha chiesto loro idee e modi per rendere possibile la sua visione. SkyLite Systems ha lavorato a stretto contatto con Dakota per creare una soluzione utilizzando un'applicazione SharePoint integrata con scanner e software di Aleris/Kodak. Sebbene SkyLite inizialmente avesse immaginato una soluzione basata solo su SharePoint, ha lavorato con Dakota ed è passata a una soluzione personalizzata utilizzando SharePoint Online, PowerApps e Flow.
<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app
L'applicazione utilizza una combinazione di PowerApps, Flow, SharePoint e software di scansione di Alaris/Kodak.
- SharePoint: Dakota utilizza una combinazione di elenchi di SharePoint e una raccolta documenti per archiviare le informazioni sui contratti di locazione, i file scansionati e altri file rilevanti per i contratti di locazione gestiti. Poiché tutti i dati sono gestiti all'interno di SharePoint, i dipendenti possono cercare i documenti relativi a un prestito tramite il motore di ricerca all'interno di SharePoint. Ciò consente la ricerca di tutti i file scansionati salvati come PDF ricercabili e di tutti i file che dispongono di un connettore dati.
- PowerApps: Skylite ha creato un modulo PowerApp incorporato nell'elenco dei contratti di locazione di SharePoint. Consente agli utenti di accedere facilmente alle informazioni su un contratto di locazione oltre a tutti i file relativi a un contratto di locazione tramite una galleria all'interno del modulo incorporato.
- Microsoft Flow: la soluzione utilizza Flow per configurare le cartelle nella raccolta documenti e ripulire i dati secondo necessità ogni giorno.
- Utilità di caricamento della scansione di SkyLite Systems: i dipendenti Dakota utilizzano questa utilità di caricamento per rivedere, etichettare e caricare i file scansionati nella raccolta documenti all'interno della soluzione.
- Software di scansione Kodak/Alaris – La soluzione utilizza il software di scansione Kodak/Alaris per guidare gli scanner, formattare i file scansionati e salvare i file scansionati in una posizione specifica per il caricamento nella nuova applicazione.
Adoriamo la nuova app. Per noi è facile da mantenere e la transizione è stata fluida e senza interruzioni. Utilizziamo ancora il nostro abbonamento a Office 365 e ora stiamo iniziando a esaminare un componente mobile che prima non era possibile.
Michael Green (CEO, Dakota Financial)
Risultati
La nuova soluzione di scansione e gestione dei file di Dakota Financial (basata su SharePoint, PowerApps e Flow) offre un miglioramento significativo rispetto alla precedente soluzione proprietaria. Senza competenze di codifica approfondite, il team può modificare facilmente la soluzione utilizzando PowerApps, Flow o SharePoint. Poiché la soluzione utilizza elenchi di SharePoint, Dakota Financial può sfruttare le funzionalità di SharePoint con maggiore affidabilità e la possibilità di eseguire facilmente il backup delle informazioni archiviate. Soprattutto, l'organizzazione può accedere facilmente a tutti i file scansionati dal proprio dispositivo mobile.
Il futuro
Dakota continua a crescere rapidamente e prevede di lavorare a stretto contatto con SkyLite Systems per migliorare la soluzione. La loro attuale applicazione ha più di 35 utenti e oltre 1 milione di pagine digitalizzate gestite nella raccolta documenti di SharePoint associata ai contratti di locazione. Sebbene le prestazioni siano oggi veloci e affidabili, SkyLite e Dakota sanno di poter migrare facilmente l'app a un Common Data Service (CDS) per le app per archiviare e gestire i dati quando decidono che è il momento di aumentare drasticamente a una scalabilità quasi illimitata e ancora più prestazioni di CDS. Il CEO di Dakota Financial, Michael Green, afferma: "La nostra azienda fa molto affidamento su questa app. Dormo meglio la notte sapendo che la nuova soluzione sta funzionando alla grande oggi e ho la possibilità di aumentare rapidamente lo storage su CDS mentre continuiamo a crescere e servire i nostri clienti. I vantaggi aggiuntivi di un'opzione mobile e di un'enorme archiviazione di dati non hanno eguali nel settore e rafforzano il nostro impegno nei confronti di Office 365 e Microsoft come piattaforma per le nostre esigenze aziendali".
