Il governo municipale utilizza una intranet intelligente basata su SharePoint per mantenere le persone al lavoro durante una pandemia

Situata sulla punta meridionale dell'isola di Vancouver, si trova Victoria, capitale della Columbia Britannica e un gioiello sulla costa pacifica del Canada. Milioni di persone visitano ogni anno la straordinaria combinazione di vista sull'oceano, architettura storica e clima temperato della città. Al servizio della popolazione residente della città di 94.000 abitanti, il governo municipale della città di Victoria è composto da 1.000 dipendenti che vanno da professionisti IT e vigili del fuoco a specialisti delle comunicazioni e forestali urbani.

Per condividere le informazioni tra i suoi dipendenti, nel 2014 il governo della città ha lanciato una intranet basata su WordPress. Dal momento in cui il sito è stato attivato, il gruppo IT della città di Victoria sapeva che sarebbe stato un

solo misura provvisoria: l'obiettivo era un sito basato su Microsoft SharePoint. A differenza del sito WordPress statico, il gruppo voleva una intranet che avrebbe:

• Favorire il coinvolgimento con i dipendenti.
• Consenti agli amministratori della intranet della città di inviare notifiche e promemoria.
• Fornire il controllo dell'accesso al contenuto visualizzato dai dipendenti della città.
• Funge da archivio di documenti della città.

"WordPress ha colmato una lacuna nel tempo, ma sapevamo che in futuro saremmo andati a qualcosa di più potente", afferma Mike Palmer, CIO della città di Victoria. Quel futuro era l'iniziativa del governo Modern Workplace, lanciata nel 2017. L'intranet della città di Victoria stava per subire un cambiamento epocale.

Creazione di una intranet dinamica basata su SharePoint

Palmer ha collaborato con la società di consulenza con sede a Victoria Regroove Solutions per aiutare con l'implementazione di Modern Workplace. Il team ha iniziato a pianificare la migrazione intranet a SharePoint, ma in quel momento non era possibile migrare il contenuto esistente in pagine moderne a livello di codice. Poi, uno spostamento delle priorità della città ha fermato l'ulteriore sviluppo dell'intranet. Quando il progetto è ricominciato, tutto era cambiato. "La prima volta, abbiamo pubblicato pagine all'interno di SharePoint, ma abbiamo impostato la versione classica", afferma Matt Longpre, designer e sviluppatore di Regroove. “Quando il progetto è ricominciato, siamo stati in grado di utilizzare un'API (Application Programming Interface) per portare il contenuto in pagine moderne. Quella pausa ci è servita abbastanza bene.

L'intranet della città di Victoria è composta da cinque siti hub:

• Hub cittadino. La pagina di destinazione della intranet
• Centro risorse. La maggior parte dei contenuti della precedente intranet, compresi i moduli governativi
• Ultime notizie. Notizie dal governo della città, a cura degli amministratori del sito
• Centro Sociale. Notizie e informazioni che qualsiasi dipendente può pubblicare e che gli amministratori possono condividere con il City Hub
• Complimenti. Un hub in cui qualsiasi dipendente può pubblicare i risultati e le realizzazioni dei colleghi

All'epoca in cui Regroove stava sviluppando l'intranet intelligente della città di Victoria, Microsoft non aveva ancora introdotto il megamenu. Invece, Regroove ha utilizzato un'estensione di SharePoint Framework per la personalizzazione dell'applicazione per creare una barra di spostamento globale. La barra è composta da elenchi di SharePoint che gli amministratori del sito possono modificare per gestire gli elementi nei menu a discesa. Il codice nella personalizzazione usa quindi l'API di SharePoint per inserire gli elenchi. Afferma Longpre, "Ovunque si trovino gli utenti, ogni volta che aprono una pagina di SharePoint, hanno una barra di navigazione globale a livello di tenant con i colori e il tema della città di Victoria".

La facilità d'uso di SharePoint crea un campione intranet

Con il framework stabilito, la proprietà della nuova intranet intelligente è passata a Heather Follis, consulente per il miglioramento continuo. Follis non aveva un background informatico o competenze di programmazione - era una persona addetta alle comunicazioni - ma con il supporto di Palmer e della gente di Regroove, ha presto acquisito le competenze di cui aveva bisogno non solo per gestire l'intranet ma anche per progettare e pubblicare nuove pagine . Sean Wallbridge, Chief Troublemaker di Regroove Solutions, afferma: "Gran parte del nostro ruolo con l'intranet era il coaching in modo che i gruppi IT e di comunicazione potessero assumerne il controllo".

Follis afferma che l'aspetto e l'organizzazione dell'attuale intranet della città di Victoria sono in gran parte il risultato di tentativi ed errori. Ha sperimentato con le web part, posizionando blocchi di contenuto, decidendo se le piacevano, quindi riorganizzando le cose per un maggiore appeal. Follis aveva già molta esperienza nell'utilizzo di SharePoint come repository di documenti della città, il che ha aiutato, ma la facilità con cui ha potuto riprogettare l'architettura del sito e creare nuove web part significava che poteva dare un nuovo inizio all'intranet. Longpre afferma: “Il Page Builder in SharePoint è solo un sogno. Quando abbiamo mostrato a Heather quanto sia facile gestire il layout dei contenuti, è stata davvero contenta di sapere come funzionava". Follis descrive la sua esperienza in questo modo:

“È diventato evidente a marzo, quando una grossa fetta della nostra forza lavoro stava improvvisamente lavorando da casa con pochissimo preavviso. Invece di dover fare affidamento su un appaltatore di terze parti per aiutarci a creare una nuova sezione del sito e rivisitare una home page, è stato qualcosa che sono stato in grado di fare in un giorno. Ho creato un'icona altamente visibile sulla home page che le persone potevano selezionare per vedere una sezione dinamica e in evoluzione dell'intranet specifica per le informazioni di cui avevano bisogno per la continuità aziendale e il lavoro da casa".

Questa facilità di pubblicazione dei contenuti su una intranet intelligente basata su SharePoint è ripresa da Longpre. "Penso che l'esperienza di editing delle pagine moderne abbia davvero aperto gli occhi per le persone", afferma. “Nella vecchia intranet, dovresti scrivere i tuoi contenuti in un editor, visualizzarli in anteprima, tornare indietro e apportare modifiche e così via fino a quando non li hai finalmente pubblicati. In SharePoint, modifichi il contenuto in linea, esegui il commit della modifica e lo vedi, inclusi i collegamenti esterni, la raccolta documenti, i video, le web part elenco". Aggiunge: “Inoltre, le pagine sono così reattive. Far crollare le colonne per ospitare schermi più piccoli è stato un successo.

Dinamismo e un'unica biblioteca di documenti: due grandi vittorie

Il dinamismo che SharePoint aggiunge all'intranet della città di Victoria è un enorme vantaggio, ed è esattamente ciò che Follis stava cercando. La mancanza di coinvolgimento con l'intranet è sempre stata un problema. “Ora,” dice Follis, “SharePoint ci dà il dinamismo che prima ci mancava. Possiamo aggiungere gallerie di immagini, feed di Twitter. Non sono solo parole su una pagina”.

Inoltre, l'Intranet intelligente offre a Follis e agli editori di Intranet la possibilità di:

• Assicurati che i dipendenti continuino a tornare sull'intranet per notizie, moduli e informazioni su ciò che sta accadendo nell'organizzazione.
• Invia notifiche e promemoria.
• Garantire il controllo dell'accesso su moduli e contenuti.
• Utilizza il Single Sign-On per aiutare con il targeting dei contenuti, assicurandoti che le persone che hanno bisogno di vedere i contenuti lo facciano e quelle che non lo fanno, non lo facciano.
• Fornisci un'unica fonte di verità sotto forma di raccolta documenti della città: le modifiche apportate a documenti e moduli nella raccolta di SharePoint vengono propagate in tutta l'organizzazione, con il controllo della versione.

Questa capacità di sincronizzare la raccolta documenti con l'intranet era un altro vantaggio. "L'incorporamento di una web part raccolta documenti in una pagina, con PDF e tutti gli altri tipi di documenti, semplicemente non era possibile nella precedente intranet", afferma Longpre. Palmer e il suo team stanno ancora migrando tutto a SharePoint dalle unità di rete dell'organizzazione e da altre origini dati, ma il COVID-19 ha accelerato la necessità di completare questo lavoro. Tuttavia, i dipendenti della città di Victoria hanno adottato il lavoro da casa, il che ha reso la migrazione un po' più semplice.

Teams e SharePoint sono fondamentali per il successo del lavoro da casa

L'iniziativa Modern Workplace ha facilitato lo spostamento dei carichi di lavoro dai server del data center al cloud. Questo passaggio al software come servizio è stato particolarmente vantaggioso per la biblioteca di documenti del governo cittadino, gran parte dell'iniziativa. Anziché dover rintracciare ogni istanza di un documento, verificare la versione e apportare le stesse modifiche potenzialmente più volte, i proprietari dei documenti modificano i propri file in una posizione centrale e SharePoint si occupa del controllo della versione. "Il contenuto viene aggiunto nella posizione appropriata nella raccolta documenti e viene visualizzato automaticamente in qualsiasi pagina con la Web part raccolta documenti. Questa è una grande vittoria”, afferma Wallbridge.

Altrettanto importante è Teams, che era stato al centro dell'iniziativa di Palmer anche prima che il COVID-19 ridefinisse il modo in cui lavoravano i dipendenti della città di Victoria. Wallbridge indica un brillante esempio. Uno dei primi progetti di Regroove con il gruppo IT è stata la creazione del centro operativo di emergenza (EOC) del Victoria. "Abbiamo creato un modello e personalizzazioni in Teams in modo che ogni volta che si verifica un'emergenza in tutta la città, possano creare un team EOC in 10 minuti e rispondere", afferma Wallbridge. Questa esperienza si è rivelata preziosa quando è arrivata la pandemia di coronavirus. Aggiunge Palmer:

“Il dipartimento per il coinvolgimento della città di Victoria utilizza SharePoint per archiviare e tenere traccia della documentazione in background durante la crisi. Il gruppo IT usa i modelli in Teams per avviare un EOC in pochi minuti. Una volta che l'EOC è attivo e funzionante, utilizziamo i team per gestire la risposta della città e coordinare la comunicazione tra i servizi di emergenza, i servizi principali della città, le agenzie del governo provinciale e le organizzazioni di volontariato".

Microsoft 365 aiuta la moderna forza lavoro ad evolversi

Per Palmer e Follis, abbracciare il posto di lavoro moderno significa infinite possibilità. "Per me", afferma Follis, "amo il potenziale che ci offre SharePoint: il potenziale per possedere i nostri contenuti, il potenziale per non dover tornare da un fornitore ogni volta che vogliamo cambiare l'aspetto di una pagina. Abbiamo solo raggiunto la punta dell'iceberg in termini di ciò che possiamo integrare nel nostro hub per quanto riguarda funzionalità e strumenti".

Il governo municipale deve essere adattabile per soddisfare le esigenze dei residenti e rispondere ai cambiamenti a livello provinciale e nazionale. Come soluzione basata su cloud, anche Microsoft 365 è in continua evoluzione, con Microsoft che rilascia continuamente nuove funzionalità e strumenti. Dice Palmer: "Passare a una piattaforma intelligente come SharePoint che non è necessario aggiornare costantemente, con Microsoft che aggiunge funzionalità in ogni momento, è fantastico!" Wallbridge fa eco alla dichiarazione di Palmer: “Ai vecchi tempi delle intranet le installavi, poi le sostituivi ogni quattro anni perché la tecnologia era cambiata. Con SharePoint, ottieni un miglioramento continuo nel tempo."

Una intranet intelligente è solo l'inizio

I team e l'intranet basata su SharePoint sono essenziali per il funzionamento continuato della città di Victoria durante la pandemia di coronavirus. "Con il COVID-19 che guida il lavoro da casa, l'utilizzo di Teams è cresciuto di oltre il 400%", afferma Palmer. L'intranet è stata la fonte centrale di informazioni e risorse relative al lavoro da casa per il COVID-19 e i tassi di adozione dei dipendenti riflettono l'importanza del sito. "Stiamo vedendo analisi che non abbiamo mai avuto prima", afferma Palmer.

I colleghi di Follis hanno abbracciato la facilità di pubblicazione dei contenuti offerta da SharePoint. Dice Follis: "Quando insegno i membri del mio team a pubblicare contenuti sulla nostra intranet, la prima cosa che dico loro è: 'Rimarrai sorpreso di quanto sia facile.'"

La transizione della città di Victoria verso un luogo di lavoro moderno continua. “Ora che siamo su questa piattaforma strategica, possiamo integrare completamente i nostri sistemi back-end attraverso Power Automate e la ricchezza di Microsoft 365. Mi piace mantenere le cose semplici, quindi non appena posso eliminare una soluzione a punti di terze parti e raddoppiare la nostra piattaforma principale, è una grande vittoria", afferma Palmer.