La città di Brampton migliora la conformità dei record e la governance dei contenuti nel cloud con Office 365 e SharePoint

Riepilogo

Sede della nona città più grande del Canada, le soluzioni di gestione dei contenuti e dei record della città di Brampton (Ontario) non soddisfacevano più i crescenti requisiti di conformità e governance. Gli effetti sono stati avvertiti dai dipendenti del Comune, che hanno cercato di ottimizzare al meglio la loro soluzione obsoleta.

È diventato chiaro che la città doveva farsi strada attraverso una trasformazione digitale. Sebbene questo sia uno scenario comune oggi, le loro circostanze erano tutt'altro che. La città ha gestito due progetti sostanziali in rapida successione: uno è stato l'aggiornamento da SharePoint 2007 a SharePoint Online, il secondo è stato l'implementazione di un sistema elettronico di gestione dei documenti e dei record.

Sfida

Per dare il via alla trasformazione digitale, la città doveva passare al cloud. Inoltre, il Comune aveva bisogno di un sistema di gestione dei documenti più consistente che funzionasse in aggiunta al proprio ambiente SharePoint. Il team di gestione dei record della città aveva utilizzato la propria istanza di SharePoint 2007 per alcune attività di gestione, ma alla fine si è affidato ai record fisici per tenere traccia dei documenti. Anche il team di gestione delle informazioni è stato coinvolto e ha collaborato con il team di gestione dei record per valutare i processi di governance e conformità. È diventato evidente che c'erano delle lacune nelle loro politiche. Mentre tutto questo andava avanti, il Comune era anche nel mezzo di numerosi cambi di personale che vedevano i dirigenti andare e venire in breve successione.

Strategia

Per migrare i file esistenti in SharePoint Online e implementare la soluzione di gestione dei record complementare, il Comune ha scelto di lavorare con Gimmal. Con le loro soluzioni di gestione e governance dei record, Gimmal è stata la scelta migliore per le esigenze di gestione delle informazioni della città. La visione della città di una soluzione completa per la gestione dei record e la governance dei contenuti era strettamente allineata con le capacità e l'esperienza del software di Gimmal.

Gimma è stata in grado di soddisfare le esigenze di gestione dei record e delle informazioni della città con le sue soluzioni software che funzionano su SharePoint. Quando City è passata a SharePoint Online, Gimmal è stata in grado di implementare il proprio software di governance dei contenuti per eseguirlo su di esso. L'architettura di SharePoint è stata un luogo ideale per implementare le soluzioni di governance e gestione dei record. Queste soluzioni business-critical sono diventate la base per il sistema ECM personalizzato della città chiamato BRiMS (Brampton Records and Information Management System). Con la soluzione in atto, il Comune è stato in grado di ottenere un maggiore controllo sulle proprie informazioni in tutti i dipartimenti. Gimmal è stato in grado di supportare il lancio di BRiMS, fornendo formazione e trasferimento di conoscenze ai dipendenti della città.

Risultati

Con BRiMS progettato e implementato per la gestione delle informazioni a livello di organizzazione, la città è stata impostata con una soluzione specifica che è stata realizzata per le loro esatte esigenze. Durante la migrazione, più di due milioni di documenti sono stati spostati correttamente da SharePoint Server a SharePoint Online. Ciò includeva anche lo spostamento di 3.500 utenti in Office 365, in esecuzione su Azure. Grazie all'accessibilità a SharePoint Online, i team sono ora in grado di lavorare con i propri dispositivi mobili. Le soluzioni di gestione e governance dei record di Gimmal hanno reso più facile per i dipendenti della città trovare ciò di cui hanno bisogno. Con le soluzioni Gimmal, i tipi di contenuto e i metadati vengono assegnati nel momento in cui vengono caricati. Anche i siti intranet del team sono stati creati dal Comune e la struttura predisposta dal software di Gimmal aiuta a mantenere i siti organizzati e facili da trovare. L'adozione da parte dei dipendenti è stata elevata, aiutata dall'interfaccia familiare di SharePoint e dalla stretta integrazione con Gimmal.

La città ha deciso di completare questi progetti per rendere le loro operazioni a prova di futuro, oltre a consentire l'innovazione attraverso l'organizzazione. Dopo che i progetti furono completati, la città si sentì pronta a fornire il miglior servizio possibile alla gente di Brampton.