La città di Bellevue massimizza la gestione dei record con SharePoint e Gimmal

Riepilogo

La città di Bellevue (WA) stava sperimentando una crescita incontrollata delle informazioni all'interno dell'organizzazione. Di conseguenza, il loro ambiente di conformità era sottoposto a uno stress eccessivo. L'IT aveva a che fare con molteplici soluzioni di contenuto e repository già in atto. Il numero di sistemi disaggregati ha aumentato i costi IT della città nell'amministrazione e nella manutenzione delle infrastrutture e il rischio di non riuscire a trovare contenuti e la sua potenziale cattiva gestione erano crescenti preoccupazioni.

Sfida

Con l'aumento dei requisiti di gestione dei record, la città aveva bisogno di aiuto per definire una soluzione tecnologica per soddisfare i propri requisiti di gestione delle informazioni. Dovevano anche garantire la scalabilità nei prossimi cinque-dieci anni. Per superare questi ostacoli, la città ha richiesto assistenza nella creazione di un'infrastruttura di governance per tutti i suoi documenti, contenuti e record per soddisfare le mutevoli esigenze, garantire la conformità, ridurre il carico di lavoro dell'IT e ridurre l'aumento dei costi.

Strategia

La città ha utilizzato Gimmal Records Management in combinazione con i servizi di implementazione Gimmal per costruire su una base SharePoint per creare una soluzione di gestione dei record completa e conforme allo standard 5015.2 del Dipartimento della Difesa (DoD). La soluzione fornisce la creazione e la gestione centralizzate dei criteri di conservazione dei record per i contenuti archiviati nei centri record di SharePoint. La città ha anche implementato Gimmal Content Governance per SharePoint per la governance e il controllo proattivi. Con i servizi Gimmal, la città ha potuto godere di un'implementazione e dell'adozione del nuovo sistema a ritmo regolare.

Gimmal si è concentrato sull'aiutare la città a utilizzare SharePoint come soluzione standard per la collaborazione e la gestione dei record conforme. Gimmal Records Management era il prodotto utilizzato per garantire una gestione sicura delle informazioni più importanti e critiche dell'organizzazione. Reindirizzando gli elevati costi di supporto e manutenzione del sistema Oracle Stellent esistente all'implementazione della gestione dei record in SharePoint, Gimmal ha aiutato la città a ridurre i propri costi e ha fornito una soluzione meglio allineata alle loro esigenze di gestione dei contenuti e dei record. La soluzione ha migliorato istantaneamente l'accesso e la governance attraverso la gestione centralizzata dei record nello SharePoint della città.

Sebbene il Comune non fosse nuovo a SharePoint, non aveva mai utilizzato l'applicazione in modo strutturato per contenuto e collaborazione. Pertanto, il trasferimento delle conoscenze si è rivelato fondamentale per il successo della soluzione. In qualità di partner certificato Microsoft Gold con una profonda esperienza in SharePoint, Gimmal ha assicurato che la città comprendesse tutti i concetti chiave, la nomenclatura e le considerazioni di progettazione che costituivano la soluzione.

Risultati

"Gimmal è stato in grado di ridurre il rischio organizzativo della città attraverso la governance centralizzata e la gestione dei record, il tutto a un costo inferiore al pagamento di mantenimento del sistema legacy di Bellevue", afferma Kyle Stannert, vicedirettore comunale della città di Bellevue. La città ha beneficiato di un aumento della produttività complessiva, poiché i dipendenti passano dai sistemi legacy e sperimentano la libertà dal fastidio di utilizzare più sistemi. Tutte le fonti di dati all'interno del Comune saranno presto collegate, creando un unico sistema di gestione unificata delle politiche. Il sistema di gestione dei record certificato e basato su SharePoint funge da efficace sostituto a basso costo dei sistemi legacy della città. Il sistema consente inoltre ai dipendenti della città di sperimentare una ricerca e un accesso migliorati tramite i tipi di contenuto gestito da SharePoint e i campi di metadati richiesti per il contenuto creato e salvato in un ambiente gestito.

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