La chiesa della comunità semplifica le operazioni di back office con Office 365, SharePoint e KnowledgeLake

Riepilogo

CenterPointe Church (CPC) è una chiesa aconfessionale che ha servito la comunità di Collinsville, Illinois, per oltre un decennio. La chiesa aveva bisogno di un modo migliore per concentrarsi sulla propria missione, piuttosto che sulle operazioni di back-office. Gran parte dei loro processi di gestione dei documenti erano basati su carta e le lacune nel sistema diventavano più evidenti man mano che la chiesa cresceva. Alla fine, la chiesa ha investito in Office 365 per l'archiviazione e la collaborazione di base dei documenti. Per aumentare ulteriormente il proprio investimento in Office 365, CenterPointe Church ha contattato KnowledgeLake per ottenere il massimo da Office 365 e dalle capacità di gestione dei documenti di SharePoint.

Sfida

Fondata nel 2001, CPC ha subito diversi cambiamenti, inclusa una fusione con un'altra chiesa e molteplici cambi di nome. Durante la loro crescita, il CPC ha utilizzato la tecnologia per continuare a portare avanti il proprio ministero, soprattutto per attirare nuovi membri più giovani. Tuttavia, quella passione per la tecnologia non si è sempre trasferita alle operazioni di back-office. Ciò ha portato a un sistema cartaceo obsoleto per gestire i documenti di CPC. Anche dopo aver impiegato un nuovo pacchetto di contabilità e un software di gestione della chiesa, c'era ancora un vuoto significativo che non veniva colmato per le loro esigenze di gestione dei documenti e di elaborazione dei debiti. Nel tempo, CPC ha accumulato pile di file cartacei risalenti a quasi 15 anni fa. Non solo la carta occupava lo spazio necessario, ma impediva al personale di trovare i documenti in un attimo. Con la gestione della contabilità fornitori anche fuori sede, la necessità di un sistema migliore era chiara.

Strategia

Per raggiungere l'obiettivo di aggiornare le operazioni di back-office, CPC ha investito in Microsoft Office 365, consentendo alla chiesa di archiviare documenti e facilitare la collaborazione tra i membri del personale in SharePoint Online. Sebbene Office 365 coprisse la maggior parte delle loro esigenze, la chiesa desiderava comunque una soluzione migliore per i flussi di lavoro di gestione dei documenti e contabilità fornitori.

Per colmare le lacune nel processo di gestione dei documenti di CPC, KnowledgeLake ha implementato la sua soluzione collaudata. KnowledgeLake ha introdotto per la prima volta la possibilità di scansionare ed etichettare tutti i documenti cartacei che arrivano in chiesa. La capacità successiva è stata quella di caricare e contrassegnare i documenti elettronici, che la chiesa utilizza quindi per identificare le fatture in sospeso e i documenti che devono essere conservati a lungo termine.

Risultati

Implementando le soluzioni di gestione dei contenuti KnowledgeLake con l'investimento già esistente in Office 365, CPC è stata in grado di creare un flusso di lavoro affidabile per la gestione dei documenti e la contabilità fornitori, migliorando le operazioni di back-office. "La qualità del nostro archivio di documenti non è più alla mercé di diverse strategie di archiviazione che cambiano ogni volta che qualcun altro assume le responsabilità di archiviazione", ha affermato Ballard. “In passato era praticamente impossibile trovare documenti storici. Con questa soluzione in atto, la metodologia non dipende da un volontario specifico. La tecnologia guida il processo”. Attraverso la soluzione KnowledgeLake ECM, i documenti vengono acquisiti, etichettati e archiviati rapidamente e con facilità. Questo processo semplificato è facile da apprendere, facile da insegnare ed è un compito a bassa pressione per i volontari di CPC che scansionano i contenuti. Ora che CPC ha flussi di lavoro digitali, il contabile della chiesa non ha bisogno di viaggiare per recuperare i documenti cartacei. Il personale dell'ufficio è in grado di scansionare i documenti settimanalmente, consentendo al contabile di identificare i documenti che devono essere elaborati utilizzando KnowledgeLake. Questo non solo fa risparmiare tempo per CPC, ma fa anche risparmiare sui costi del carburante per il personale d'ufficio.

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