Bühler Group centralizza l'accesso e la distribuzione dei contenuti con Microsoft 365 e MondayCoffee

Riepilogo

Bühler è un leader di mercato globale nella fornitura di impianti di produzione di farina, linee di produzione di pasta e cioccolato, impianti di produzione di mangimi e sistemi di pressofusione di alluminio. In quanto organizzazione globale con 13.000 dipendenti che operano in 140 paesi, Bühler aveva bisogno di un'unica piattaforma per l'informazione, la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti e le parti interessate esterne.

Il software cloud di MondayCoffee, che combina in modo intelligente le principali tecnologie Microsoft su una piattaforma standardizzata e intuitiva, ha consentito all'organizzazione di accedere, condividere e distribuire tutte le informazioni e le conoscenze rilevanti ovunque e in qualsiasi momento. I team globali possono lavorare in modo più efficiente e migliorare la collaborazione con clienti, partner e fornitori.

Bühler è stato in grado di creare un ambiente di lavoro a prova di futuro per un'organizzazione digitalmente efficiente.

Sfida

Quando il progetto è iniziato nel 2015, Bühler disponeva di più piattaforme e strumenti (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Shares, SharePoint, Enterprise Social Network) per archiviare e condividere contenuti, per collaborare, comunicare e lavorare all'interno di team locali e globali come nonché insieme a clienti, partner o fornitori. Ciò stava creando inefficienze, ostacolando la gestione della conoscenza e incidendo sulla produttività individuale e organizzativa. In effetti, i dipendenti non avevano un unico punto di accesso per accedere alle informazioni aziendali velocemente e su ogni dispositivo; condividere i contenuti con soggetti esterni in modo sicuro, efficiente e di facile utilizzo; oppure usa le stanze virtuali per una collaborazione efficace all'interno dei team globali.

Bühler ha dovuto sostituire la vecchia intranet e ha voluto consolidare l'attuale panorama degli strumenti di gestione dei contenuti, comunicazione e collaborazione su un'unica piattaforma pronta all'uso, basata su Microsoft 365, per un ambiente di lavoro integrato e un'esperienza utente. Bühler era già un utente Microsoft 365 ma non aveva ancora colto l'opportunità di sfruttarlo al meglio e combinare tutte le tecnologie e le app su un'unica piattaforma, in modo conveniente e basato su scenari di lavoro.

Con la nuova soluzione, il cliente desiderava sfruttare tutto il potenziale delle tecnologie Microsoft 365 e creare un'unica fonte di verità per l'intera organizzazione. Per Bühler era essenziale che anche i loro team al di fuori dell'Europa avessero un accesso facile e veloce alle informazioni e che i team globali che lavorano su progetti globali disponessero dell'infrastruttura necessaria per collaborare insieme.

Strategia

Bühler Group ha scelto una soluzione pronta all'uso, basata su Microsoft 365, che combinava comunicazione, gestione dei documenti e collaborazione su un'unica piattaforma. Il nuovo ambiente di lavoro digitale doveva fungere da punto di accesso unico per l'intera organizzazione per accedere alle informazioni aziendali, inclusi altri strumenti e sistemi, e su cui lavorare efficacemente come un team globale. Le prestazioni della soluzione in termini di velocità, sicurezza ed efficienza nella manutenzione e nel funzionamento della piattaforma sono state fondamentali.

Bühler ha scelto la soluzione cloud di MondayCoffee in quanto utilizza tutto il potenziale delle tecnologie Microsoft Office 365 e offre una piattaforma di facile utilizzo e best practice per combinare gestione delle informazioni, gestione dei contenuti, comunicazione e collaborazione.

Il team ha implementato il progetto in due fasi. Nella prima fase, Bühler ha creato una piattaforma informativa globale con un sito iniziale unificato per consumare informazioni aziendali mirate, per interagire con il CEO in un blog a livello aziendale e per accedere a siti di conoscenza contenenti documenti sulle norme aziendali, dati sui prodotti e altro ancora. Il team ha costruito interfacce con altri sistemi di dati (ad es. SAP ERP, Hybris PCM) per garantire il trasferimento automatizzato dei dati e il tagging tra i sistemi esistenti e la nuova piattaforma informativa globale e, quindi, per fornire agli utenti un rapido accesso alle informazioni per l'organizzazione. Oggi, ad esempio, con pochi clic, i dipendenti possono richiamare le norme giuste con l'aiuto di una ricerca di testo completo con criteri di affinamento estesi da oltre 25.000 norme.

Nella seconda fase, Bühler sta estendendo l'uso della piattaforma verso la collaborazione. Utilizzando layout e funzionalità standardizzati e basati sulle migliori pratiche, i team saranno in grado di creare siti di collaborazione con un solo clic e iniziare a collaborare in spazi di lavoro virtuali predefiniti. Il team sta valutando le interfacce con altre tecnologie (ad es. SAP) per migliorare ulteriormente l'efficienza e la produttività individuale e organizzativa.

Lo stesso reparto IT e processi sta già utilizzando i siti di progetto. In un sito di progetto, possono aggiungere membri, archiviare tutte le informazioni sul progetto, interagire tra loro (tramite chat, blog o chiamate Skype for Business), condividere un blocco appunti comune e aggiungere un task manager o un calendario. Ad ogni sito di progetto, il dipartimento ITP ha anche aggiunto informazioni sullo stato, che sono consolidate in tempo reale in un dashboard dell'ufficio progetti centrale per avere sempre una panoramica di tutti i progetti. La disponibilità di modelli di spazi di lavoro virtuali e predefiniti per progetti, gruppi di lavoro, dipartimenti, regioni e località, nonché prodotti e servizi rendono la soluzione MondayCoffee non solo l'unica fonte di verità, ma anche un luogo ideale per collaborare all'interno dell'organizzazione.

L'implementazione dell'ambiente di lavoro digitale di MondayCoffee è stata effettuata principalmente utilizzando il sistema live. Poiché la soluzione di MondayCoffee è pronta all'uso, dopo una breve analisi e fase concettuale, il nuovo sistema "ancora vuoto" era attivo e poteva essere riempito di contenuti insieme al team di progetto. Questo metodo consente agli utenti di familiarizzare con il sistema fin dall'inizio e di rilevare i problemi prima della messa in funzione. Un team centrale di rappresentanti di MondayCoffee e Bühler ha lavorato a stretto contatto al progetto sin dall'inizio, incontrandosi settimanalmente per portare avanti il progetto e assistere gli utenti pilota ei proprietari dei siti. I membri del core team continuano ad essere un punto di riferimento per l'organizzazione nell'ulteriore roll-out di siti di collaborazione tra cui Microsoft Teams.

Risultati

Infrastruttura:

• Passa da più piattaforme a Microsoft 365 che copre comunicazione, gestione dei documenti e collaborazione
• Passa da un'infrastruttura on-premise al potente cloud di Microsoft che consente una distribuzione più rapida dei dati in tutto il mondo

Utente:

• Un'unica piattaforma per tutti i dipendenti in tutto il mondo per collaborare e accedere facilmente ai dati aziendali in qualsiasi momento, ovunque e su qualsiasi dispositivo

Azienda:

• Aumento dell'efficienza e della produttività grazie a una piattaforma unica; una potente funzione di ricerca (tagging); interfacce intelligenti; una presentazione standard e uniforme delle informazioni e stanze virtuali di collaborazione predefinite

Il consolidamento dell'archiviazione e della presentazione delle informazioni per i contenuti di più sistemi ritirati (alcuni in sede) su un'unica piattaforma porta a una migliore accessibilità ea minori sforzi di manutenzione, nonché a una riduzione delle potenziali ridondanze dei dati.

I portali di ricerca avanzati garantiscono un accesso semplice e immediato alle informazioni necessarie, il che porta a un aumento dell'efficienza e risultati di qualità superiore.

La funzionalità di ricerca e l'accesso diretto ai contenuti da sistemi dedicati come d.3, hybris e Simplex facilitano e semplificano molti processi di lavoro.

La presentazione strutturata e uniforme di tutte le informazioni specifiche sulla posizione semplifica la pianificazione del viaggio e l'interazione con i colleghi responsabili.

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