Riepilogo
Bright Little Stars è un operatore privato di quattro asili nido, che fornisce un'istruzione prescolare di altissima qualità a 500 bambini nelle comunità del nord di Londra. Il suo obiettivo principale è consentire a ogni bambino di raggiungere il proprio potenziale individuale attraverso ambienti di apprendimento felici, sani e sicuri e programmi di apprendimento unici, con i più alti standard etici e pari opportunità.
Con quasi 200 membri del personale, comprese diverse agenzie di terze parti, l'organizzazione aveva bisogno di snellire i propri processi di pagamento. L'organizzazione si è rivolta a HappyWired, un partner Microsoft di fiducia, per implementare una soluzione moderna utilizzando Microsoft Office 365 e Power Platform.
Sfida
Grazie alla loro eccezionale reputazione, Bright Little Stars è cresciuta rapidamente e ora impiega una moltitudine di agenzie di terze parti con contratti di fatturazione separati. Una conseguenza inevitabile della crescita è stata l'aumento dei processi di gestione essenziali, ma amministrativi, che utilizzano fogli di calcolo ed e-mail. I processi manuali si sono rivelati fonte di distrazione e frustrazione, poiché hanno sottratto il personale al loro obiettivo principale di servire i bambini ei loro genitori.
Bright Little Stars aveva bisogno di una serie di moderni processi digitali in grado di mitigare i rischi e snellire i pagamenti delle agenzie.
Dopo quasi 12 mesi di ricerca di un partner tecnologico, Bright Little Stars ha identificato HappyWired, uno specialista in tecnologie di automazione della produttività low-code, per prescrivere una soluzione digitale che fosse semplice da adottare, semplice da amministrare e flessibile da cambiare man mano che l'organizzazione cresce .
Strategia
Utilizzando Microsoft Office 365, SharePoint, PowerApps e Microsoft Flow, HappyWired ha creato l'applicazione Bright Little Stars Nursery Management, fornendo un meccanismo centralizzato sicuro per le seguenti attività:
- Registrazione di tutte le qualifiche del personale, delle cartelle cliniche e delle certificazioni per la sicurezza dei bambini (controlli DBS) in conformità con le normative di settore
- Programmazione della capacità del personale in base alle qualifiche a livello di asili nido
- Registrazione del tempo, delle presenze e delle assenze per un'accurata rendicontazione dell'agenzia
- Calcolo dei pagamenti del bonus di riconoscimento speciale e assegnazione direttamente in busta paga
- Gestione della retribuzione individuale del personale e dei pacchetti di benefit
- Consentire un contributo riservato alle revisioni semestrali
- Pianificazione e registrazione delle revisioni del personale e della pianificazione e della cronologia delle valutazioni
Bright Little Stars Nursery Management PowerApp è stata creata utilizzando SharePoint come fonte di dati per il personale e i dati relativi a contratto, retribuzione e revisione annuale.
Con i gruppi di autorizzazioni di SharePoint, il personale e la direzione possono gestire facilmente i dati personali in modo sicuro attraverso diverse visualizzazioni all'interno dell'app. Utilizzando i calendari di SharePoint, il team può accedere alle informazioni sulla pianificazione per persona e alle stanze degli asili nido.
L'organizzazione utilizza Microsoft Flow per calcolare le ore di presenza per le retribuzioni e gli importi delle ferie per le richieste di ferie. Microsoft Flow gestisce anche tutte le notifiche o le approvazioni associate relative ai pagamenti di congedi e bonus.
La flessibilità di PowerApps, combinata con il pensiero creativo e la reattività di HappyWired alle nostre sfide aziendali, ha contribuito a creare un'ottima piattaforma per far crescere la nostra attività.
Pintu Varsani (Direttore finanziario, Bright Little Stars)
Risultati
In meno di 4 mesi, Bright Little Stars ha implementato un'applicazione moderna attraverso la quale tutto il personale può ora gestire facilmente il proprio lavoro e lo sviluppo personale all'interno dell'azienda e dove la direzione può monitorare gli indicatori chiave delle prestazioni, rivedere il benessere dei dipendenti e pianificare il loro reclutamento per una crescita continua . Poiché la soluzione è progettata per essere estensibile, fornendo una piattaforma per un'ulteriore automazione dei processi, Bright Little Stars può continuare a concentrarsi sui propri valori fondamentali.