Cliente
Brigham Young University
Giunto cardanico
Il software gimmal offre la capacità unica di gestire le informazioni indipendentemente da dove esistono. I loro prodotti garantiscono che le informazioni importanti siano gestite su tutti i sistemi con criteri pronti per l'audit in SharePoint, Office 365, piattaforme ECM legacy, condivisioni di file e in formati fisici. I contenuti possono essere archiviati in centri di registrazione sicuri o gestiti sul posto.
Scopri di piùRiepilogo
Un'università di ricerca privata a Provo, Utah, la Brigham Young University è di proprietà e gestita dalla Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni e ha la più grande popolazione studentesca nel campus di qualsiasi università religiosa negli Stati Uniti. Howard Loos, Records and Information Manager presso la BYU, era alla ricerca di un modo migliore per gestire i documenti storici e quotidiani dell'università. Con un programma di gestione dei record modernizzato e strumenti migliori per la gestione delle informazioni implementati da Gimmal, la BYU ha migliorato la conformità alla gestione dei record in tutta l'organizzazione.
Sfida
La BYU aveva accumulato milioni di record che non potevano essere gestiti in modo pratico o efficace. Un inefficiente approccio "cartaceo" alla gestione dei record richiedeva una classificazione manuale da parte degli utenti. Ciò ha comportato costi elevati relativi alla ricerca, alla gestione e all'archiviazione di quantità crescenti di record non gestiti. Lavorando con la dirigenza dell'università, Loos e il suo team hanno rapidamente deciso che avevano bisogno di una soluzione software di terze parti per gestire la conservazione e il trasferimento dei record di SharePoint.
Strategia
Il team di Loos ha esaminato altre opzioni di terze parti e ha selezionato Gimmal Records Management perché soddisfaceva le loro esigenze ed era il sistema più semplice da amministrare per il suo piccolo team con poco aiuto da parte dell'IT.
La BYU aveva un'esigenza ben definita e un desiderio di flessibilità che avrebbe amplificato le capacità esistenti di SharePoint. Loos ha dichiarato: "Avevamo bisogno di uno strumento in grado di sviluppare un piano di file e quindi mappare il piano di file con le regole a vari siti". Inoltre, ha identificato le cose critiche di cui avevano bisogno da una soluzione: la capacità di trasferire i record storici al sistema di conservazione digitale, gestire i record sul posto e semplificare il processo di approvazione per la distruzione dei record. Quindi si è rivolto a Gimmal, che ha fornito la soluzione software perfetta per le sue esigenze.
Gimmal Records Management offre una soluzione facile da amministrare per un piccolo team in tutti i siti di SharePoint. La soluzione di Gimma è stata implementata rapidamente per governare il contenuto di SharePoint e gestire la conservazione con regole automatizzate.
Risultati
Con Gimmal Records Management, SharePoint è un moderno sistema di gestione dei record. La distribuzione è stata un processo semplice, poiché la BYU ha già implementato SharePoint in 62 dei suoi 400 dipartimenti nel 2016. La BYU può controllare centralmente le proprie politiche per tutti i siti e le posizioni da un'unica posizione, gestire i record sul posto, evitare il costo dello spostamento dei record in un altro sistema , semplificare l'approvazione per la distruzione dei documenti, imporre la conservazione legale e trasferire i documenti storici al loro sistema di conservazione digitale.
La BYU continuerà a implementare la soluzione nei dipartimenti rimanenti e trarrà vantaggio da un sistema di gestione dei record più avanzato, ma pratico. Sono particolarmente contenti della possibilità di applicare i blocchi legali, eliminare i record in modo difendibile e mitigare i rischi e i costi legati alla conservazione di informazioni obsolete. Loos ha dichiarato: "Il software è così flessibile che man mano che la gestione dei record si evolve nella governance delle informazioni, lo strumento è sufficientemente adattabile per gestirlo".
