L'organizzazione giovanile digitalizza i documenti prima del trasferimento dell'ufficio

Riepilogo

Boys Hope Girls Hope (BHGH) è un'organizzazione internazionale incentrata sulla coltivazione dell'empowerment dei giovani attraverso la fondazione dell'istruzione e del supporto olistico. Operando in 16 città negli Stati Uniti e in America Latina, BHGH utilizza una programmazione strutturata adattata alle esigenze di ogni comunità, curriculum unico e partnership con scuole e università locali. Migliaia di studiosi prendono parte ai programmi di BHGH negli Stati Uniti e in America Latina.

La soluzione Fujitsu aiuta Boys Hope Girls Hope a digitalizzare migliaia di documenti cartacei per ridurre al minimo i requisiti di spazio fisico e migliorare sia l'usabilità che la ricerca. Anche loro hanno condiviso la pianificazione e le considerazioni per Project Cortex, per ridurre ulteriormente l'indicizzazione e la gestione dei metadati per rimuovere ulteriormente gli esseri umani dal processo di tagging e smistamento. Il vero obiettivo è fornire più tempo dedicato alla creazione di opportunità e istruzione attraverso il college, per sviluppare future "storie di speranza per laureati".

Sfida

Thomas Casey, Vice President of Operations, ha identificato la necessità dell'organizzazione di gestire i propri documenti giustificativi e gli artefatti aziendali. BHGH ha tre programmi principali che creano importanti artefatti aziendali cartacei. Questi includono documenti accademici, scartoffie operative, dati del programma, oltre ai soliti documenti richiesti nella maggior parte delle aziende, come moduli delle risorse umane, registri delle tasse e delle buste paga e archivi aziendali.

Il programma residenziale: in ogni casa BHGH, da sei a dodici studiosi sono assistiti da consulenti residenziali professionisti che vivono 24 ore su 24. Gli studiosi condividono le faccende, fanno i compiti insieme, partecipano alle funzioni religiose, mangiano e crescono insieme. La quantità di documenti giustificativi per studioso è sbalorditiva. Ora moltiplicalo per più 2-3 residenze per città e 14 città nei soli Stati Uniti.

 

Il programma dell'Accademia: come gli studiosi residenziali, gli studiosi dell'Accademia sono iscritti a programmi di preparazione al college nelle migliori scuole della zona o forniscono un curriculum preparatorio al college nel loro distretto scolastico attuale; gli studiosi sono abbinati a tutor che li aiutano a raggiungere il loro potenziale accademico e mentori che condividono la loro esperienza di vita; sono iscritti ad attività extracurriculari atte ad aiutarli a scoprire se stessi e il mondo che li circonda; e si impegnano in progetti di servizio alla comunità che insegnano loro il valore di vivere una vita impegnata a servire gli altri.

• Programma collegiale: per gli studiosi residenziali e non residenziali del BHGH, un'istruzione universitaria non è un sogno, è un'aspettativa. Questo programma è un programma interattivo pluriennale con attività specifiche che hanno dimostrato di preparare gli studiosi alle esigenze della vita del campus e della vita indipendente.

Nel 2012, Microsoft ha donato oltre $1M in software per consentire l'automazione dei sistemi BHGH. Nell'ambito del viaggio di trasformazione digitale, nel 2020 BHGH sta nuovamente sfruttando la piattaforma Microsoft per automatizzare le sfide aziendali di gestione dei documenti.

“C'è una reale necessità di salvaguardare questi documenti e gestire il ciclo di vita dei documenti. Il programma di BHGH si basa sul supporto olistico dei nostri studiosi. Avere i documenti giusti disponibili durante il viaggio degli studiosi con i nostri programmi è fondamentale. Abbiamo pensato: "Perché non digitalizziamo questi documenti, così le persone giuste hanno i dati giusti al momento giusto, in un metodo sicuro e senza carta".

Strategia

BHGH voleva iniziare con i loro documenti legacy. Nell'ambito del progetto di trasferimento fisico della sede centrale della rete, BHGH voleva digitalizzare i propri file arretrati. In attività da oltre 40 anni, la quantità di informazioni cartacee era enorme.

BHGH ha trovato un partner disponibile in Fujitsu, che ha fornito scanner di documenti pronti per il cloud per aiutare l'organizzazione no profit a lanciare la sua iniziativa Documenti digitali, con l'obiettivo di scansionare, indicizzare e archiviare documenti di supporto in più posizioni in base al tipo di documento, incluso Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint offre una posizione online sicura per scansionare, gestire e archiviare copie dei documenti importanti e degli artefatti aziendali.

Il progetto Digital Documents è stato lanciato all'inizio del 2020 con un progetto pilota presso la sede di St. Louis, Missouri. Ulteriori progetti sono previsti per i 14 programmi residenziali negli Stati Uniti.

Nell'ambito dell'iniziativa, il personale e i volontari di BHGH utilizzeranno gli scanner Fujitsu fi -7300NX su carrelli mobili, senza computer, per scansionare documenti su SharePoint. Fujitsu fi -7300NX può essere distribuito senza computer, collegato direttamente al server Fujitsu NX Manager ospitato in sede o in Microsoft Azure. Ciò riduce notevolmente l'onere per l'IT di mantenere e proteggere i computer dedicati esclusivamente alle stazioni di scansione.

BHGH può eseguire la scansione una volta e Fujitsu NX Manager può inviare immagini digitali di ciascun documento fino a 3 posizioni univoche e come più tipi di file (come file PDF e immagini JPEG). I documenti possono avviare flussi di lavoro utilizzando Microsoft UiFlow o archiviati in modo sicuro in SharePoint o OneDrive. L'accesso ai documenti può essere reso disponibile anche tramite Microsoft Teams.

Poiché la sicurezza è sempre la priorità assoluta, gli scanner Fujitsu fi-7300NX non memorizzano nessuna delle immagini scansionate. La soluzione non richiede una stazione di scansione (PC o desktop) poiché i documenti vengono scansionati direttamente su NX Manager Server, da ospitare in Microsoft Azure.

 

Risultati

Lo sforzo di BHGH Digital Document è una soluzione apparentemente semplice che stava rapidamente offrendo vantaggi agli studiosi e ai team di supporto.

Le organizzazioni senza scopo di lucro non sono esentate dall'automazione aziendale. In quanto gestori dei contributi dei donatori, devono realizzare un buon ritorno sull'investimento di tempo e talento. Le agenzie dei servizi sociali possono trarre vantaggio dalla digitalizzazione dei documenti perché semplifica l'accesso e centralizza l'ubicazione dei documenti che sono vitali per la nostra missione.

L'affidabilità e l'usabilità degli scanner Fujitsu abbinati a Microsoft Cloud stanno fornendo a BHGH e ad altre organizzazioni infiniti modi per semplificare le proprie operazioni.