Bosch gestisce e-mail e documenti con harmon.ie e SharePoint

Riepilogo

Il Gruppo Bosch è un fornitore globale leader di tecnologia e servizi. Impiega circa 400.000 dipendenti in tutto il mondo, con un fatturato 2019 di 77,7 miliardi di euro. Le sue operazioni sono suddivise in quattro settori di attività: soluzioni per la mobilità, tecnologia industriale, beni di consumo e tecnologia per l'energia e gli edifici. Il Gruppo Bosch comprende circa 440 filiali e società regionali in 60 paesi. Compresi i partner di vendita e assistenza, la rete globale di produzione, ingegneria e vendita di Bosch copre quasi tutti i paesi del mondo.

Sfida

Come tutte le organizzazioni, Bosch fa molto affidamento sull'e-mail per condurre le sue attività globali. In effetti, ogni giorno vengono scambiati 9-10 milioni di e-mail aziendali in tutta l'azienda. E come molte aziende, in Bosch i documenti aziendali e altre informazioni importanti vengono spesso scambiate via e-mail. Le e-mail relative alle attività aziendali relative a vendite, acquisti, contabilità, ingegneria, controllo qualità e risorse umane sono solo alcuni esempi di utilizzi critici della posta elettronica. Con così tanto utilizzo di e-mail business-critical, le cassette postali personali in Exchange e Outlook non sono archivi adatti per archiviare tali informazioni. Daniel Stuch, responsabile dello sviluppo e implementazione delle applicazioni senior di Bosch, spiega il motivo; “colleghi e colleghi non hanno accesso alle cassette postali personali degli altri. Quindi, se si tratta di e-discovery o se un collaboratore lascia l'azienda, semplicemente non abbiamo accesso alle informazioni aziendali critiche".

In passato, Bosch utilizzava le sale SAP Portal per la gestione dei record di posta elettronica. Al termine del supporto per quel prodotto, è stato avviato un progetto per trovare un sostituto. Inizialmente, Bosch prese in considerazione l'idea di utilizzare semplicemente le condivisioni file per l'archiviazione delle e-mail, ma si rese presto conto che questa opzione non poteva soddisfare i controlli aziendali principali, incluso il controllo dell'accesso e la trasparenza sull'accesso e l'utilizzo delle informazioni. "Con le condivisioni di file, non hai un sistema di gestione dei documenti completamente funzionale, hai semplicemente spazio di archiviazione", afferma Stuch. Era necessario un sistema di gestione dei documenti completo e, dopo una valutazione dettagliata delle opzioni, Bosch ha scelto SharePoint, inizialmente SharePoint on-premise. In quanto soluzione completa di gestione dei record, SharePoint consente ai dipendenti Bosch di classificare accuratamente i contenuti utilizzando i metadati, soddisfacendo così i requisiti di governance e conformità.

Questa selezione di SharePoint è coerente con i piani di Bosch di migrare la propria infrastruttura al cloud di Office 365 a partire dal 2020, consentendo all'azienda di migrare senza problemi a SharePoint nel processo. Con una comunità di utenti ampia ed eterogenea, Bosch si è resa conto che avrebbe avuto bisogno di un prodotto aggiuntivo per consentire agli utenti aziendali tipici di acquisire e classificare facilmente e-mail aziendali importanti in SharePoint. Sono stati selezionati per la valutazione numerosi prodotti, tra cui harmon.ie.

Strategia

È stato definito un rigoroso processo di selezione dei prodotti e le principali business unit Bosch sono state scelte per partecipare al processo. È stata eseguita una "prova di concetto" con 77 utenti di test provenienti da vari dipartimenti di gestione dei prodotti, gestione dei progetti e acquisti. Al termine del processo, harmon.ie è stato selezionato come prodotto preferito da Bosch.

Una volta selezionato, Bosch è stato definito un programma di implementazione graduale di harmon.ie. La prima fase prevede un pre-pilota di 1000 utenti, seguito da una fase pilota di 6.000 utenti e infine un'implementazione globale a tutti i 360.000 utenti aziendali Bosch. La formazione agli utenti finali di Bosch viene fornita tramite self-service tramite i social media aziendali interni, la Docupedia dell'azienda e tramite la formazione basata su video utilizzando la struttura BoschTube.

Risultati

La soluzione combinata SharePoint/harmon.ie aiuta Bosch a gestire milioni di e-mail quotidiane, inclusi i record aziendali a cui i colleghi devono accedere. Le e-mail sono anche prontamente disponibili per futuri audit e e-discovery. La capacità di individuare facilmente le e-mail importanti è un elemento importante del programma di conformità e governance delle informazioni di Bosch.

Rendendolo facile da usare, harmon.ie ha aumentato il tasso di adozione di SharePoint. "harmon.ie rende SharePoint più accessibile per le persone e, con un tasso di adozione migliorato e un maggiore utilizzo di Share-Point, abbiamo anche ottenuto i vantaggi che desideravamo da SharePoint in primo luogo", afferma Stuch.

Un vantaggio collaterale della soluzione SharePoint è che Bosch vede una riduzione dei documenti inviati come allegati e-mail. Ciò non solo riduce il volume dei dati, ma previene anche il caos delle versioni dei documenti. "Gli allegati inviano meno dati: versione 1, versione 2, versione finale, finale finale, ecc. Ora le persone inviano collegamenti e hanno sempre l'ultima versione".

harmon.ie ha anche dimostrato di avere un valore economico – “abbiamo scoperto che, sebbene il guadagno finanziario non fosse il motivo principale per acquistare harmon.ie, si risparmiano semplicemente fino a 70% dei gradini, o si guadagnano 70% di produttività quando si trascina e lascia cadere le email.

L'adozione di harmon.ie è facile, afferma Stuch. “Abbiamo una formazione basata sul Web, inclusa una interattiva con schermate video. Ma anche questo di solito non è necessario. Quando spingiamo harmon.ie alle persone e diciamo loro di usarlo, scoprono che è abbastanza intuitivo. Le persone non hanno bisogno di imparare a usare harmon.ie, semplicemente lo usano. Se hanno domande sui dettagli, possono trovare informazioni nei canali appropriati o mettersi in contatto con un team di supporto, la comunità o persino l'help desk".