La società di ingegneria e servizi professionali, Aurecon, semplifica l'etichettatura e l'individuazione dei documenti con Microsoft Syntex

Riepilogo

Aurecon è una società di ingegneria, design e consulenza con sede a Melbourne, in Australia. Con la collaborazione al centro della sua attività, sottolinea dare vita a idee che creano un futuro migliore per le persone e il pianeta. Classificata come una delle migliori società di servizi professionali in Australia nel 2021, Aurecon ha un approccio al business innovativo e pluripremiato.

Aurecon attribuisce un valore elevato alle informazioni, tanto da aver implementato l'Aurecon Project Information Management Standard (APIMS), che fornisce la struttura per stabilire una base di informazioni coerente in tutta la sua organizzazione. L'intento dello standard è fornire maggiore accessibilità e affidabilità alle informazioni. Per garantire che le informazioni siano accurate, i metadati applicati correttamente sono fondamentali e sono al centro del modo in cui opera l'organizzazione.

Sfida

Nel passaggio a questo approccio ricco di metadati, sono emerse varie sfide relative all'applicazione dei metadati alle interpretazioni di file nativi, come i PDF, e alle informazioni condivise da sistemi di gestione dei documenti non Microsoft. Il processo di applicazione dei metadati a questi tipi di informazioni era molto manuale e spesso portava i membri del team a duplicare gli sforzi ea perdere tempo prezioso. Ciò era particolarmente diffuso nei progetti di ingegneria su larga scala in cui la produzione in serie di disegni di progettazione altamente complessi doveva essere codificata in modo univoco.

"Esaurire le cose dalla tua testa non è un ottimo modo per fare affari", afferma James Black, Principal, Digital Risk and Information Management di Aurecon. "Se hai caricato tutti i disegni, dovresti essere in grado di recuperarli con le parole chiave". La codifica delle informazioni per renderle più facilmente individuabili va anche oltre i vantaggi interni per Aurecon. I clienti dell'azienda hanno iniziato a porre maggiormente l'accento sulla garanzia che i contenuti visivi come i disegni siano gestiti utilizzando gli standard informativi delle loro organizzazioni. I consulenti Aurecon devono soddisfare tali standard per garantire un risultato di qualità.

Strategia

Per massimizzare l'efficienza di APIMS, il team di Aurecon ha cercato una soluzione automatizzata per l'assegnazione dei metadati, portando i membri del team dell'azienda a Microsoft Syntex. Basandosi sui suoi framework di gestione delle informazioni, Aurecon ha iniziato a implementare Microsoft Syntex per migliorare la qualità dell'acquisizione dei metadati semplificando al contempo l'esperienza dell'utente. Considerando la scala come fattore chiave, il team ha individuato un'opportunità per utilizzare i modelli in Microsoft Syntex per leggere e automatizzare in modo intelligente l'estrazione di tag di metadati da set di disegni di grandi dimensioni man mano che vengono aggiunti ai siti dei progetti di SharePoint.

Microsoft Syntex dà vita all'approccio basato sugli standard di Aurecon, il passaggio fondamentale per garantire che il personale abbia accesso a informazioni affidabili che possono essere condivise e utilizzate tra i progetti. Inoltre, libera il tempo che i membri del team di progetto dedicano alla classificazione manuale e all'etichettatura delle informazioni.

Risultati

La facilità di creare e riqualificare modelli per l'implementazione di ISO 19650 da parte di Aurecon attraverso un framework standardizzato di distribuzione delle informazioni ha sbloccato opportunità future per utilizzare modelli intelligenti che soddisfano le esigenze di informazioni dei clienti di Aurecon in modo coerente e strutturato e forniscono valore ai clienti dell'azienda.

Con Microsoft Syntex, Aurecon è ora in grado di soddisfare più facilmente i requisiti di governance e conformità. Invece di essere un compito arduo e dispendioso in termini di tempo, è semplice come caricare un file nella libreria di SharePoint dell'azienda e fare in modo che il sistema aggiunga i tag pertinenti. Questo processo consente ai team di progetto di utilizzare le informazioni in futuro e il risparmio di tempo derivante dall'utilizzo quotidiano di Microsoft Syntex aiuta i dipendenti a concentrarsi sulla fornitura di valore ai clienti.

Alla domanda su cos'altro vorrebbe l'azienda dall'uso futuro di Microsoft Syntex, Aurecon vede i dati acquisiti come la base per nuovi strumenti innovativi in grado di fornire approfondimenti a livello aziendale e sono essenziali per lo sviluppo e il mantenimento dei gemelli digitali. Per iniziare a utilizzare i gemelli digitali, un'organizzazione ha bisogno di una struttura solida per ottenere informazioni intelligenti. Aiutandolo a costruire le basi, Microsoft Syntex consente ad Aurecon di utilizzare questi strumenti e continuare a creare un business più forte ed efficiente.

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