Cliente
Alimenti Arla
Arla Foods è una cooperativa lattiero-casearia internazionale di proprietà di 9.900 agricoltori in Danimarca, Svezia, Regno Unito, Germania, Belgio, Lussemburgo e Paesi Bassi. La gestione responsabile del denaro di quei proprietari di agricoltori, oltre a una strategia per la crescita e la qualità che sia reattiva e rispettosa dei cambiamenti climatici e dei mercati, ha reso Arla Foods il più grande produttore di latticini biologici al mondo.
L'allevamento lattiero-caseario può sembrare un'industria conservatrice, e per molti versi lo è. Dal punto di vista commerciale, invece, Arla è come qualsiasi altra multinazionale con una forza lavoro geograficamente dispersa. La cooperativa impiega quasi 20.000 persone in tutto il mondo e ha bisogno degli strumenti per supportarle. Allo stesso tempo, Arla non è una società quotata in borsa, ma una cooperativa, con la responsabilità dei suoi agricoltori-proprietari di spendere saggiamente i loro soldi. Quindi, quando l'hardware e il software del server interno Arla ha eseguito la sua intranet verso l'obsolescenza, la cooperativa ha visto un'opportunità per risparmiare denaro migliorando le comunicazioni, la collaborazione e la produttività della sua forza lavoro attraverso una intranet moderna e intelligente.
Il (rapido) viaggio dall'idea alla intranet
L'intranet originale di Arla era un sito con codice personalizzato basato su un'installazione locale di SharePoint. L'hardware del server si stava rapidamente avvicinando alla fine del ciclo di vita e la cooperativa ha dovuto decidere se acquistare nuovo hardware, rinnovare le licenze software e rivolgersi a un fornitore di terze parti per rivedere il codice personalizzato: una prospettiva costosa e non una co -op voleva spendere soldi.
Il destino ha voluto che all'incirca in quel periodo Stig Thomsen, lead architect di My Digital Workspace presso Arla, abbia partecipato a un discorso sull'intranet intelligente a Microsoft Ignite 2018. Ciò che ha appreso ha portato a una valanga di idee in Danimarca. "Ehi, possiamo davvero fare qualcosa con questo!" dice di aver pensato.
Thomsen ha condiviso l'idea con la sua collega, Anna Kristensen, Product Manager in My Digital Workspace. Tra di loro, hanno individuato tre obiettivi per la nuova intranet:
- Utilizza solo i componenti più recenti disponibili in commercio, senza sviluppo personalizzato.
- Adotta un approccio attento ai costi.
- Adattarsi a nuove modalità di lavoro (ad es. mobile).
Nel corso dei sei mesi successivi, la nuova intranet ha iniziato a prendere forma.
Risparmiare denaro diventando evergreen
Arla, un cliente Microsoft di lunga data, disponeva già di strumenti che avrebbero facilitato il futuro collaborativo desiderato dalla dirigenza della cooperativa. Thomsen e Kristensen volevano ridurre al minimo la spesa per la nuova intranet e svolgere la maggior parte del lavoro possibile internamente. Come dice Kristensen, “L'innovazione è facile quando hai tutti i soldi del mondo. La vera innovazione arriva quando sei messo alla prova ed è difficile giustificare il finanziamento di progetti del genere".
SharePoint Online ha fornito al team la maggior parte di ciò di cui aveva bisogno immediatamente, aiutandoli a mantenere uno stretto controllo sui costi ed evitare il blocco del fornitore.
SharePoint ha apportato alla cooperativa due importanti miglioramenti:
- Caratteristiche sempreverdi. La cooperativa ha ridotto significativamente lo sforzo IT utilizzando Microsoft 365 perché, in quanto soluzione SaaS (Software-as-a-Service), le sue funzionalità sono sempre aggiornate.
- Accesso mobile. I dipendenti mobili non erano stati in grado di accedere alla intranet. Man mano che sempre più dipendenti passavano dai desktop ai dispositivi mobili, le visite dei dipendenti all'intranet diminuivano, quindi l'accesso mobile era una necessità significativa per la forza lavoro globale di Arla.
Thomsen afferma: "Siamo stati in grado di convincere la leadership che poiché l'intranet non soddisfaceva più le esigenze dei dipendenti e poiché sarebbero stati necessari investimenti nell'infrastruttura, era meglio passare a una piattaforma SaaS standard a prova di futuro utilizzando - componenti dello scaffale.
Quando il team ha analizzato i numeri, è diventato chiaro che i costi iniziali per mantenere il sistema in posizione rispetto al passaggio a un'intranet intelligente erano circa pari. Ma la natura sempreverde della soluzione SaaS, unita all'utilizzo delle funzionalità di SharePoint pronte all'uso, ridurrebbe drasticamente i costi annuali. La cooperativa non solo risparmierebbe sulla manutenzione e sui costi mensili ricorrenti, ma anche sui costi relativi agli aggiornamenti del sistema operativo, del software e dell'hardware del server. Come dice Kristensen, “Non sono i nostri soldi. Siamo di proprietà di migliaia di agricoltori. È il loro sostentamento. Dobbiamo essere responsabili nel modo in cui spendiamo quei soldi".
Fuori il vecchio, dentro il nuovo
Un principio che Thomsen e Kristensen hanno sottolineato nel nuovo design della intranet di Arla era la continuità con la navigazione e la struttura della intranet classica. È qui che sono entrate in gioco le funzionalità del mega menu per il sito principale in SharePoint. Con il mega menu, la nuova intranet offre un'esperienza di navigazione che imita la classica intranet di Arla. Dice Thomsen: "Potremmo ottenere le stesse funzionalità ed evitare sorprese per i nostri dipendenti perché la nuova intranet utilizzava la struttura della vecchia intranet".
Laddove il team di progettazione ha riscontrato lacune nella funzionalità, ha trovato facili soluzioni alternative. Ad esempio, la richiesta più importante del team Corporate Communications era di poter programmare i comunicati stampa, un'attività essenziale per qualsiasi operazione globale. Questa funzionalità di SharePoint è in lavorazione presso Microsoft, ma anziché attendere o passare al codice personalizzato, il team è stato in grado di creare la funzionalità desiderata in meno di un giorno utilizzando Microsoft Flow.
Il progetto della sede finale è stato effettivamente determinato dai dipendenti della cooperativa. "In pratica abbiamo inserito tutte le web part predefinite disponibili in SharePoint nel sito principale e quindi abbiamo chiesto al nostro gruppo di utenti quali gli piacevano", ride Thomsen. Il gruppo di prova era composto da circa 50 persone provenienti da tutta la cooperativa, quindi il risultato è rappresentativo di Arla nel suo insieme.
Questa pagina di destinazione funge sia da sito principale che da sito hub e include il mega menu, le notizie globali, le notizie regionali e, di gran lunga la funzione più popolare tra i dipendenti, un blocco di collegamento rapido 3 × 3, che ha aiutato il il team di progettazione raggiunge l'obiettivo di trasformare l'intranet di Arla da un sito di comunicazione.
in una sorta di portale self-service. La funzionalità di ricerca integrata offre ai dipendenti la possibilità di cercare all'interno dell'organizzazione le informazioni di cui hanno bisogno e il team ha eliminato componenti di terze parti dall'intranet migrando alcuni flussi di lavoro esistenti da K2 a web part PowerApps.
Quel tipo di razionalizzazione era fondamentale perché la semplicità era fondamentale.
"La vecchia intranet si chiamava Check-In", dice Kristensen, "e i dipendenti continuavano a chiedersi: 'Quando sarà attivo il nuovo Check-In?' Ma la nuova intranet non è Check-In 2.0. È una intranet tutta nuova... una filosofia tutta nuova".
Dal sito principale, il team ha creato siti di comunicazione per aree commerciali, informazioni aziendali, singoli paesi della famiglia Arla e altro ancora. I proprietari sono stati designati per ogni sito di comunicazione dell'area aziendale (ad es. Risorse umane, Comunicazioni aziendali, Vendite) e avevano il potere e la responsabilità di creare contenuti per i propri siti. Kristensen afferma: "All'inizio di questo progetto, abbiamo deciso di non migrare nulla da Check-In alla nuova intranet. Tutto doveva essere costruito da zero, e questo ha assicurato che solo i contenuti rilevanti fossero inclusi nella nuova intranet". Le differenze architetturali tra la vecchia e la nuova versione di SharePoint hanno reso questo approccio il modo più semplice ed economico per raggiungere gli obiettivi del team. Anche i proprietari dei siti di comunicazione hanno apprezzato l'opportunità di una pulizia di primavera.
Creare la moderna forza lavoro Arla
Arla è un'organizzazione multinazionale. I dipendenti lavorano in movimento, spesso dai loro dispositivi mobili piuttosto che dalle scrivanie di un ufficio. La vecchia intranet di Arla non poteva ospitare l'accesso mobile e non era possibile integrare la funzionalità di Office 365. Il mobile, quindi, è stato un enorme driver per la nuova intranet. Come osserva Kristensen, “È importante per Arla essere all'avanguardia nelle moderne tecnologie di collaborazione per supportare questo nuovo modo di lavorare. Allo stesso tempo, possiamo adattare il nostro modo di lavorare in modo che il nostro personale utilizzi queste nuove tecnologie e strumenti nel modo in cui dovrebbero essere utilizzati. I due possono andare di pari passo”.
Grandi vittorie per un approccio attento ai costi
La nuova intranet di Arla, che è entrata in funzione il 1° ottobre 2019, fa parte di un ecosistema integrato Microsoft 365. I dipendenti ora hanno un modo semplice e veloce per iniziare la giornata lavorativa: possono ricevere le ultime notizie, vedere cosa sta succedendo nelle loro comunità e lanciare le app di cui hanno bisogno per essere produttivi e collaborare.
I dipendenti di Arla possono ancora accedere alla vecchia intranet, che però andrà offline alla fine del 2019. Per facilitare la transizione, il nuovo sito principale è ciò che i dipendenti vedono quando avviano i browser ogni giorno. I proprietari dei campioni dei siti di comunicazione caricano ogni giorno più contenuti e, man mano che vengono aggiunti nuovi siti della community, l'intranet si espanderà, cambierà e offrirà più opzioni per la collaborazione e nuovi modi di lavorare.
Finora il feedback è stato positivo e l'azienda ha investito in una campagna di coinvolgimento di base che consente ai campioni dei siti della comunità di dire ai propri colleghi cosa rende eccezionali i loro siti. Questi campioni possono creare i siti che desiderano con le pagine e i layout che desiderano, ma My Digital Workspace mantiene un certo grado di controllo, garantendo un'esperienza unificata tra i siti. Come osserva Kristensen, “Non vogliamo che questo sia un progetto IT. Vogliamo che sia un movimento dal basso verso l'alto. I proprietari del portale sono i portavoce della nostra nuova intranet”.
Ad oggi, la nuova intranet della cooperativa ha prodotto diverse vittorie significative:
- Dei 20.000 dipendenti che accedono alla nuova intranet, 12.000 sono impiegati che hanno lavorato su PC dedicati e si stanno spostando verso il mobile e 8.000 sono lavoratori di prima linea che ora accedono alla intranet da chioschi o dispositivi mobili personali.
- I tempi di caricamento della intranet sono notevolmente più rapidi.
- L'uso di funzionalità pronte all'uso ha significato un tempo incredibilmente breve dalla progettazione al lancio.
- Il team ha eliminato i costi di test e correzione di bug e può apportare modifiche in modo rapido e semplice senza la necessità di personalizzazione o codifica di terze parti, evitando il blocco del fornitore.
- L'accessibilità mobile significa che per la prima volta i lavoratori in prima linea possono accedere all'intranet.
Il futuro di Arla è collaborativo
Il lavoro non si è fermato solo perché la nuova intranet è attiva e funzionante. Man mano che un numero maggiore di siti di comunicazione viene attivato, il team My Digital Workspace prevede di aggiungere filtri per consentire una maggiore personalizzazione per i dipendenti. Thomsen fa un esempio: "Solo se sei in Finlandia, ad esempio, vedresti le notizie dalla Finlandia, scritte in finlandese". Lui e Kristensen prevedono che sempre più comunicazioni si sposteranno nelle comunità Yammer, con gruppi che collaborano in Teams. Un venditore svedese riassume così l'intelligente intranet di Arla: “Finalmente ce l'ho in tasca. Posso usarlo dove sono.”
Arla Foods è dove si trova nel mercato globale in gran parte grazie alla sua attenta gestione del denaro che le sue migliaia di proprietari di agricoltori le affidano. Ma quello che era iniziato come un progetto per risparmiare denaro è sbocciato in una intranet intelligente che aiuterà a trasformare l'azienda nel posto di lavoro del futuro, uno costruito per l'accessibilità, la comunicazione e la collaborazione. "Ci siamo standardizzati sulle tecnologie Microsoft e il nostro personale lavora con loro", afferma Torben Fabrin, Senior Vice President e CIO di Arla. “Ora possono essere produttivi ovunque si trovino mentre collaborano con i colleghi in tutto il continente. Questo è il futuro di Arla Foods".
