Airways New Zealand ottiene la conformità con Office 365

Pubblicato il 11 luglio 2018

Riepilogo

Airways New Zealand è il fornitore di servizi di navigazione e controllo del traffico aereo della Nuova Zelanda e un'impresa statale. Forniscono servizi di consulenza e formazione sulla navigazione aerea e sulla gestione del traffico aereo in tutta la Nuova Zelanda e in oltre 65 paesi. Sono soggetti al Public Records Act del 2005 (PRA) del governo, nonché a normative rigorose nei settori dell'aviazione civile, della salute e della sicurezza. A partire dal 2015, l'azienda ha iniziato il suo passaggio da un'infrastruttura on-premise obsoleta al cloud, ottenendo al contempo la conformità alle rigide normative dell'aviazione civile e del governo come il PRA e il progetto di legge sulla riforma della salute e della sicurezza del 2016.

Sfida

Passando al cloud, Airways doveva garantire che i record elettronici fossero conformi e rispettassero gli standard obbligatori per i registri pubblici di Archive New Zealand. Anche la protezione contro la perdita di record da errori utente non intenzionali, come l'eliminazione accidentale, era fondamentale per l'ente governativo.

La conformità non era l'unica ambizione per il team di informazioni digitali di Airways. Avevano anche bisogno di aumentare l'efficienza dei rapporti di audit, l'adozione da parte dell'utente finale e mantenere un ambiente di collaborazione organizzato. "Il nostro ruolo è aiutare le persone a essere proattive in Office 365", ha affermato Jenny Ryan, analista di informazioni digitali con Airways.

Strategia

Airways ha esaminato una varietà di soluzioni di terze parti prima di rivolgersi infine ad AvePoint. Airways ha scelto AvePoint per la sua suite completa di soluzioni per il proprio ambiente Office 365. Airways ha visto che queste soluzioni avrebbero ampliato il valore del proprio investimento in Office 365, consentendo severi controlli di conformità e una gestione generale del ciclo di vita dei documenti. Dopo la dimostrazione dei prodotti AvePoint, i decisori di Airways sono rimasti colpiti dalla facilità d'uso e sapevano che il team di informazioni digitali avrebbe aiutato a promuovere l'adozione.

AvePoint ha implementato le proprie soluzioni di governance e conformità dei registri per mantenere Airways in linea con le proprie iniziative commerciali. In Office 365, Airways doveva integrare le funzionalità di backup native. "Dobbiamo avere la capacità di ripristinare la posta elettronica a livello di elemento e il contenuto OneDrive, oltre ai documenti archiviati in SharePoint", ha affermato Ryan. Il valore delle soluzioni AvePoint è stato immediatamente riconosciuto, quando un dipendente ha lasciato l'azienda con informazioni critiche ancora in vita sul proprio OneDrive. Grazie ad AvePoint Cloud Backup, il Digital Information Team di Airways è stato in grado di recuperare documenti importanti che altrimenti sarebbero andati persi.

Le soluzioni Cloud Governance e GroupHub di AvePoint sono state implementate anche per organizzare, eliminare, gestire e ripulire l'ambiente dei Gruppi Airways, prima di utilizzare lo strumento Cloud Governance per consentire agli utenti di creare i propri Gruppi conformi a PRA senza dover coinvolgere il team di Digital Workplace. "Vogliamo semplificare l'utilizzo di un ambiente conforme", ha affermato Ryan. "Il nostro piano è che se qualcuno desidera un sito o un gruppo di SharePoint, Cloud Governance può aiutarli a compilare un questionario per etichettare tutto per loro e ottenere l'approvazione, in modo che possano self-service per migliorare la produttività".

Risultati

Airways New Zealand desiderava un ambiente conforme e facile da usare. Non vedono l'ora di risparmiare tempo e la capacità di fare cose che prima non potevano fare, con maggiore reporting, capacità e flessibilità. Airways New Zealand vuole essere un ottimo esempio di conformità fatta bene grazie alle soluzioni Office 365 e AvePoint. Ecco alcuni dei risultati che hanno avuto finora:

  • Sulla buona strada per eseguire una migrazione conforme con un processo di rilevamento completo entro il 2019
  • File importanti ripristinati bloccati sull'OneDrive di un ex dipendente
  • All'avanguardia nel raggiungimento della conformità PRA in un ambiente cloud
  • Maggiore efficienza e reporting nella gestione dei record
  • Governare in modo proattivo il provisioning, il ciclo di vita e la scadenza di oltre 280 gruppi di Office 365
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