Cliente
AFS
Software Crow Canyon
Il software Crow Canyon offre alla tua organizzazione la potenza di un ambiente di lavoro digitale connesso, aiutandoti ad avere più successo e competitività. Forniamo gli strumenti che consentono di ottenere il massimo vantaggio da SharePoint e Office 365, le principali piattaforme di collaborazione di Microsoft.
Scopri di piùRiepilogo
AFS si impegna a rendere il mondo un luogo più giusto e pacifico fornendo esperienze di apprendimento internazionale e interculturale a individui, famiglie, scuole e comunità attraverso una partnership globale di volontari.
Un'organizzazione globale senza scopo di lucro, AFS lavora in oltre 50 paesi per offrire opportunità di scambio culturale a studenti di tutto il mondo. Ciò è reso possibile da dipendenti AFS dedicati e ovviamente da volontari: più di 4.400 negli Stati Uniti e oltre 50.000 in tutto il mondo. Ciò rende il processo di imbarco/sbarco molto intenso e attivo. Joe Collins, amministratore di SharePoint e responsabile del progetto IT di AFS, aveva bisogno di una soluzione per semplificare questo processo in SharePoint.
L'applicazione di onboarding di Crow Canyon per SharePoint ha fornito ad AFS la soluzione di cui aveva bisogno per automatizzare, semplificare e proteggere l'onboarding dei dipendenti e garantire che le attività non venissero lasciate in sospeso.
Sfida
AFS disponeva di un processo manuale e laborioso per gestire l'onboarding utilizzando fogli di calcolo Excel e attività di Outlook, rendendo difficile tenere traccia in modo efficiente dei dipendenti nuovi e in partenza. Il sistema era pieno di problemi: compiti mancati, risposte ritardate e problemi di sicurezza. Ciò ha reso l'imbarco lento e arduo.
L'organizzazione aveva il compito di trovare una migliore soluzione di onboarding. Hanno fatto di questa la loro priorità #1, sapendo quanto fosse importante un sistema efficiente. Si sono anche resi conto che, in quanto organizzazione no-profit, era fondamentale fare in modo che ogni dollaro contasse e mantenere bassi i costi di amministrazione attraverso processi migliorati. Hanno cercato una soluzione per gestire le attività, creare flussi di lavoro semplici e ridurre i rischi per una migliore aderenza e responsabilità.
AFS ha riscontrato che l'applicazione integrata di Crow Canyon Software, che si integra con SharePoint e Office 365, si adatta perfettamente alle loro esigenze e fornisce una soluzione potente ea basso costo a questo problema.
Strategia
Con l'alto grado di configurabilità dell'applicazione Crow Canyon, AFS è stata in grado di modificare i flussi di lavoro e il processo per soddisfare le proprie esigenze specifiche.
In collaborazione con Crow Canyon, AFS ha implementato la soluzione NITRO Studio di Crow Canyon che aggiunge moduli, flussi di lavoro, report, portali e molti altri miglioramenti aggiuntivi a SharePoint e Office 365. La soluzione implementata da AFS inizia con un sito e elenchi di SharePoint. Oltre a SharePoint, i moduli, i flussi di lavoro e altre funzionalità di NITRO Studio di Crown Canyon consentono all'organizzazione di lavorare all'interno di SharePoint per ottenere la soluzione di onboarding unica di cui hanno bisogno.
Utilizzando i moduli robusti, flessibili e altamente interattivi di NITRO, accompagnati da flussi di lavoro e azioni facilmente configurabili utilizzando il motore del flusso di lavoro NITRO, Crow Canyon ha fornito ad AFS un modo per gestire più facilmente l'assunzione dei dipendenti (richieste iniziali, valutazioni, analisi e compiti connessi all'imbarco della persona) nonché alla partenza dei dipendenti (rimozione dei diritti, ritiro delle attrezzature, redazione di valutazioni, ecc.).
Tutto ciò è stato eseguito in SharePoint, utilizzando la struttura del sito e dell'elenco insieme ai miglioramenti forniti da NITRO: moduli, flussi di lavoro, azioni, report, formattazione, portali, KB e molto altro. Queste funzionalità NITRO aggiungono la potenza necessaria per eseguire un'applicazione onboarding e off-boarding veramente efficace all'interno di SharePoint.
“Distribuendo l'applicazione aziendale di onboarding di Crow Canyon, insieme all'eccezionale formazione e supporto fornitici, abbiamo creato una soluzione di flusso di lavoro avanzata all'interno della nostra piattaforma SharePoint che soddisfa tutte le esigenze del nostro processo di onboarding/offboarding. Questo ci ha fatto risparmiare tempo, risorse ed eliminato il potenziale di errore e frustrazione, che è stata una parte enorme del nostro processo manuale. Ora possiamo assumere in modo semplice ed efficiente un nuovo dipendente e farlo funzionare senza intoppi e rapidamente, proteggendo al contempo i dati sensibili durante il processo di offboarding".
Joe Collins (Responsabile del progetto IT, amministratore di SharePoint, AFS-USA)
Risultati
AFS sta ora eseguendo oltre 100 flussi di lavoro per elaborare le sue rigorose esigenze di onboarding e off-boarding. In effetti, Joe era nuovo nella creazione di flussi di lavoro in SharePoint e ha trovato inestimabili la formazione e il supporto ricevuti da Crow Canyon. Ora sta creando flussi di lavoro in modo indipendente per stare al passo con le richieste in continua evoluzione del dipartimento delle risorse umane in quanto attiva o rilascia i numerosi dipendenti che aiutano a far funzionare AFS.
