Die Yorktown Systems Group modernisiert ihre Datenarchitektur und -sicherheit mit Office 365 und Summit 7

Zusammenfassung

Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) ist ein professionelles Dienstleistungsunternehmen mit mehr als 750 Mitarbeitern, das Schulungen und Schulungen, Sprachen- und Kulturlernen, Modellierung und Simulationen, Managementanalysen, Verwaltungsdienste und integrierte Logistik anbietet, um Bundes- und Zivilorganisationen zu unterstützen. Mit Hauptsitz in Huntsville, AL, befindet sich die Mehrheit der Mitarbeiter von Yorktown vor Ort bei Kunden, was eine Herausforderung darstellte, die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen und Teams innerhalb der Organisation zu fördern. Yorktown wollte die Office 365-Plattform verwenden, um eine bessere teamübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Herausforderung

Yorktown führte den größten Teil seines Dokumentenmanagements und seiner Vorgänge in einer lokalen SharePoint 2010-Umgebung aus. Dieses Informationssystem war nicht nur durch den Funktionsumfang begrenzt, sondern das lokale Modell verkomplizierte auch die neue Sicherheits- und Compliance-Strategie von Yorktown. Nach Jahren, in denen unterschiedliche Abteilungen Informationssilos mit unterschiedlichem Governance-Grad erstellten, war die Berechtigungsstruktur der Organisation weitgehend inkonsistent und schwer zu verwalten. Der Inhaltsstruktur von Yorktown fehlten Best Practices für moderne Architektur, und Mitarbeiter berichteten immer wieder von Schwierigkeiten, Dokumente oder wichtige Informationen rechtzeitig zu finden. Schließlich befanden sich einige Inhalte von Yorktown auf einer von einem Drittanbieter gehosteten Serverfarm, und die internen IT-Teams hatten keinen Zugriff auf die Backend-Administration.

Strategie

Summit 7 Systems arbeitete mit Yorktown zusammen, um die SharePoint 2010-Umgebung des Unternehmens zu analysieren und zu dokumentieren, um zu verstehen, wie die Benutzer die Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Teams nutzten. Summit 7 arbeitete dann mit den Stakeholdern und Führungskräften von Yorktown aus jedem Team innerhalb der Organisation zusammen, um zu verstehen, wie sie ihre Inhalte in SharePoint 2010 strukturierten und wie diese Struktur ihre bestehenden Geschäftsprozesse verbesserte oder behinderte. Darüber hinaus lieferte Summit 7 eine detaillierte Aufschlüsselung der bestehenden Sicherheitsarchitektur für Inhalte innerhalb der Umgebung.

Anhand dieser Daten war Summit 7 in der Lage, ein Informations- und Sicherheitsarchitekturdesign zu erstellen, das alle Inhalte in der SharePoint 2010-Umgebung von Yorktown berücksichtigt. Unter Verwendung der modernen Erfahrung mit SharePoint Online bot das Design der Informationsarchitektur Bereiche für Unternehmensteams, um relevante Inhalte wie Nachrichtenankündigungen, Richtlinien, Verfahren, Reiseinformationen und Sicherheitsformulare über Kommunikationswebsites für das breitere Publikum von Yorktown zu veröffentlichen. Teamwebsites wurden verwendet, um internen Teams die Möglichkeit zu geben, schnell und effektiv zusammenzuarbeiten und Inhalte zu teilen, die für ihr Team relevant sind. Hub-Sites brachten das Gesamtdesign zusammen, indem sie eine hierarchische Struktur für den Inhalt bereitstellten, und die Verwendung von Site-Klassifizierungen ermöglichte eine einfache Interpretation durch Endbenutzer des Inhaltstyps, der in den Sites und Gruppen gespeichert ist. Summit 7 implementierte das Yorktown-Design und anfängliche Standortstrukturen für jeden Standort innerhalb der Umgebung mithilfe von Standortdesigns.

Mit einer robusten Informationsarchitektur, die entworfen und eingerichtet wurde, arbeitete Summit 7 eng mit Yorktown IT zusammen, um Inhaltsmigrationen in Wellen durchzuführen, damit das IT-Team den Benutzern den Einstieg in die moderne Benutzeroberfläche erleichtern, verstehen konnte, wo sich ihre Inhalte befanden und wie darauf zugegriffen werden kann. Als ein Team oder eine Gruppe von Yorktown ihre Inhalte von SharePoint 2010 auf SharePoint Online migrieren ließ, validierte Summit 7 sie mit ihnen, und die IT von Yorktown arbeitete direkt mit den Endbenutzern zusammen, um sie an ihre neue Arbeitsweise zu gewöhnen.

Für Yorktown war dieser Ansatz äußerst erfolgreich und stellte die Benutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen sicher. Summit 7 arbeitete eng mit Yorktown zusammen, um sicherzustellen, dass die IT-Administratoren ein gründliches Verständnis der Office 365-Plattform und ihrer vollen Möglichkeiten hatten. Summit 7 unterstützte Yorktown IT als Mentor, was es ihnen ermöglichte, eng mit Benutzern im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, um Herausforderungen zu meistern und die Nutzung der Plattform weiter zu fördern. Letztendlich ist das IT-Team durch die enge Zusammenarbeit mit Summit 7 zu einem integralen Anteilseigner am Gesamterfolg der Plattform innerhalb der Yorktown Systems Group geworden.

Ergebnisse

Mit der Unterstützung von Summit 7 richtete Yorktown eine leicht zugängliche Plattform ein, um die Teamzusammenarbeit und die Interaktion der Mitarbeiter zu verbessern. Organisationsdaten wurden für Benutzer durch die SharePoint-Suche und die Verwendung von Microsoft Graph leichter zugänglich. Durch das Identifizieren und Konsolidieren von Benutzern in Office 365-Gruppen basierend auf der Unternehmensstruktur und den internen Teams sparten die IT-Administratoren von Yorktown Zeit durch eine reduzierte Benutzersicherheitsverwaltung. All dies ermöglichte es den Mitarbeitern von Yorktown, ihre Geschäfte effizienter und nahtloser abzuwickeln, und gab der Führung von Yorktown die Gewissheit, dass Unternehmensdaten sicher sind.