Yarra Valley Water unterstützt seine mobilen Mitarbeiter mit PowerApps und SharePoint Online

Zusammenfassung

Yarra Valley Water ist das größte der drei Wasserunternehmen Melbournes mit Sitz im Osten von Melbourne. Sie verwalten Infrastruktur und Vermögenswerte im Wert von über $4 Milliarden und beschäftigen fast 600 Mitarbeiter. Jeden Tag verlassen sich mehr als 1,9 Millionen Menschen und 50.000 Unternehmen auf ihre Wasser- und Sanitärversorgung.

Die große mobile Belegschaft von Yarra Valley Water benötigte eine mobile Sicherheitslösung, die die Mitarbeiter im Außendienst einsetzen konnten, um zeitnahe, zuverlässige und genaue Sicherheitsaudits und Vorfallberichte durchzuführen. Außerdem brauchten sie Zugang zu aktuellen Sicherheitsinformationen und Warnungen, um schnelle Entscheidungen am Arbeitsplatz treffen zu können.

Engage Squared nutzte PowerApps, um innerhalb von zwei Wochen eine Pilot-App zu erstellen und einzuführen. Der Erfolg des Pilotprojekts führte zur Erstellung einer vollständigen Lösung, die jetzt die tägliche Automatisierung von Sicherheitsaufgaben und die Verwaltung und Archivierung von Berichten bietet – alles mit SharePoint Online, Microsoft Flow und PowerApps.

Herausforderung

Die mobilen Mitarbeiter von Yarra Valley Water verfügten nicht über die modernen Tools, die sie benötigten, um wichtige Sicherheitsaktivitäten vor Ort durchzuführen – sie verließen sich auf Papierformulare und E-Mails oder Anrufe an die Zentrale. Papierordner mit wichtigen Sicherheitsverfahren informierten die Mitarbeiter über die korrekte Durchführung einer Sicherheitsaktivität, aber die Zeit, die für die Verteilung und Aktualisierung der Dokumentation benötigt wurde, machte es schwierig, die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften aufrechtzuerhalten.

Während Microsoft 365 bereits für die Zusammenarbeit im Team mit Tools wie SharePoint Online und Skype for Business verwendet wurde, blieben bestehende Geschäftsanwendungen in lokalen Umgebungen wie SharePoint 2013. InfoPath-Formulare wurden zum Ausfüllen von Berichten im Büro verwendet und in SharePoint 2013-Listen gespeichert , die Zeitspanne zwischen dem Vorfall und dem Ausfüllen des InfoPath-Formularberichts kann jedoch ziemlich lang sein.

Die vorhandenen Tools und Prozesse führten zu menschlichen Fehlern, doppelter Datenverarbeitung und Zeitverschwendung. Auf Papier ausgefüllte Ermüdungsbewertungen führten zu einer schlechten Erfahrung für die Mitarbeiter sowie zu einer inkonsistenten Berichterstattung über Vorfälle und Gefahren aus dem Feld. Es war auch eine Herausforderung, wichtige Sicherheitswarnungen schnell an die Mitarbeiter zu kommunizieren, da E-Mails in den Posteingängen der Mitarbeiter übersehen werden konnten.

Diese Herausforderungen boten Yarra Valley Water die Möglichkeit, bestehende Sicherheitsprozesse zu überprüfen und zu vereinfachen. Sie wussten, dass sie eine Plattform brauchten, um eine schnelle mobile Entwicklung und Verteilung an ihre Mitarbeiter zu ermöglichen – nicht nur für Sicherheitsszenarien, sondern auch für andere Geschäftsfälle. Was sie nicht wussten, ist, welche Plattform dies am besten unterstützen würde. Vor der Kontaktaufnahme mit Engage Squared hatte Yarra Valley Water anderthalb Jahre damit verbracht, Lösungen zu finden, sich aber noch auf einen Plan für die Zukunft geeinigt.

 

Strategie

Yarra Valley Water wollte zwei Hauptziele erreichen:

• Bestimmen Sie, welche Plattform es ihnen ermöglichen würde, schnell mobile Lösungen zu entwickeln, die sie problemlos an ihre Mitarbeiter verteilen können.
• Erstellen Sie eine mobile Sicherheits-App, die ein qualitativ hochwertiges Endbenutzererlebnis bietet, die Mitarbeiter täglich auf dem Laufenden hält und im Laufe der Zeit Berichte bereitstellt

Engage Squared arbeitete mit Yarra Valley Water zusammen, um Workshops durchzuführen, in denen die Mitarbeiter in die Möglichkeiten von PowerApps eingeführt wurden – vom Design der Benutzeroberfläche über das Lesen und Schreiben von Datenspeicherorten bis hin zum Lifecycle-Management von Anwendungen. Drei Sicherheitsaktivitäten wurden ausgewählt, um sie in eine Pilot-App einzubauen: Sicherheitsüberprüfungen vor der Arbeit, Zugriff auf die Dokumentation von Sicherheitsverfahren und Zugriff auf wichtige Sicherheitswarnungen.

In zwei Wochen wurde die App erstellt, getestet und an eine Pilotgruppe ausgerollt. Das positive Feedback der Pilotgruppe gab Yarra Valley Water das Vertrauen, dass PowerApps die richtige Plattform für ihre Bedürfnisse war, da sie ihre Anforderungen schnell testen und validieren konnten. Die Erstellung der vollständigen Lösung hat begonnen.

Die PowerApp bietet Echtzeitwarnungen, eine automatisierte Ermüdungsbewertung, die zu obligatorischen Folgemaßnahmen führt, Gefahren- und Vorfallmeldungen, eine In-App-Bibliothek für sichere Arbeitsverfahren und ein Sicherheitsaudit vor der Arbeit mit dynamischen Anweisungen. Mitarbeiter können mit ihrem Telefon Fotos machen, während sie Berichte ausfüllen, ohne separate E-Mails schreiben und nach Anhängen suchen zu müssen, während ihr GPS den Ort von Problemen protokolliert. Das bedeutet, dass das Hauptbüro die Fotos und den Ort, an dem sie aufgenommen wurden, sofort sehen kann, ohne dass später jemand hingeschickt werden muss, um die Details zu überprüfen.

Microsoft Flow stellt eine Verbindung zu Aktivitäten in SharePoint her. Wenn ein neuer Sicherheitsbericht, eine neue Gefahr oder ein neuer Vorfall erstellt wird, überprüft Flow eine SharePoint-Liste und sendet dann eine E-Mail, um das richtige Team zu benachrichtigen, um auf die Übermittlung zu reagieren. Wenn Fotos gemacht wurden, werden sie automatisch an die E-Mail angehängt, damit das Team die Informationen so schnell wie möglich sehen kann.

Inzwischen werden alle Daten in SharePoint Online-Listen gespeichert, sodass das Sicherheitsteam Berichte in Excel und Power BI erstellen kann. Die In-App-Sicherheitswarnungen werden vom Sicherheitsteam einfach in einer Liste erstellt, wodurch die Zeit reduziert wird, die zum Versenden einer zeitkritischen Nachricht benötigt wird, und eine konsistente Benutzeroberfläche in der App für Benutzer bereitgestellt wird. Dies bedeutet, dass das Sicherheitsteam beim Erstellen und Analysieren der Daten überall sein kann, ohne virtuelle Desktops verwenden zu müssen, um auf die lokale SharePoint 2013-Umgebung zuzugreifen

Ergebnisse

Das Endergebnis ist eine mobile Sicherheits-App für die Produktion, die Sicherheitsprozesse und Compliance erheblich verbessert, sowie eine strategische Plattform zur Bereitstellung zukünftiger Geschäftsanwendungslösungen.

Mit der neuen App werden Sicherheitsverfahren schneller und konsistenter abgeschlossen, der Compliance-Overhead wird drastisch reduziert, die Organisation hat verbesserte Compliance- und Sicherheitsindex-Berichte, konsistentere Sicherheitsdaten und tiefere Analysen rund um ihre Sicherheitsverfahren erhalten.