Der Werbegigant verbessert die Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit mit einer Cloud-Collaboration-Lösung

Zusammenfassung

Der globale Werberiese Wavemaker hat seinen Sitz in London, England, und unterhält 138 Niederlassungen in 90 Ländern. Um Mitarbeitern zu helfen, auf globaler Ebene effizient zu kommunizieren und zu arbeiten, hat das Unternehmen New Ways of Working mit Microsoft Office 365 eingeführt. Wavemaker hat Vorteile in Bezug auf Produktivität, Sicherheit, Mobilität und Mitarbeiterzufriedenheit gesehen. Das Unternehmen ist davon überzeugt, dass zufriedene Mitarbeiter kreativer und produktiver sind, und war daher erfreut zu sehen, wie begeistert sie von den neuen Tools und Prozessen sind, die ihnen zur Verfügung stehen.

Aus der Fusion zweier erfolgreicher Werbeunternehmen – MEC und Mexus – entstanden, mussten die Mitarbeiter von Wavemaker zahlreiche geschäftliche Herausforderungen bewältigen, die sich aus der Zusammenführung zweier IT-Infrastrukturen ergaben. Auf der Suche nach einer Lösung, die eine bessere Zusammenarbeit und den Wissensaustausch im gesamten Unternehmen ermöglicht, wandte sich Wavemaker an den vertrauenswürdigen Microsoft-Partner AddIn365, um Hilfe zu erhalten.

Herausforderung

Wavemaker entstand aus der Fusion zweier erfolgreicher Werbeunternehmen – MEC und Maxus – und es gab Herausforderungen, die sich aus der Fusion zweier IT-Infrastrukturen ergaben. Ein Großteil der Unternehmenskommunikation wurde per E-Mail abgewickelt, was ineffizient war – Dateien wurden als Anhänge hin und her geschickt, und mehrere Versionen konnten durcheinander geraten. Das Auffinden und Zugreifen auf Dateien kann ebenfalls schwierig sein. „Jedes Unternehmen hatte sein eigenes Dateispeichersystem“, erklärt Lily McCann, Data and Technology Director bei Wavemaker. „Um also eine Datei zu öffnen und anzusehen, musste man sie zuerst finden und dann Zugriffsberechtigungen erhalten. Das war wirklich ineffizient.“

Wavemaker hatte Zugriff auf Microsoft Office 365 über seine Muttergesellschaft Group M, die globale Media-Investment-Management-Niederlassung von WPP, einem weltweit führenden Anbieter von Werbe- und Marketingdienstleistungen. Wavemaker sah großes Potenzial in Microsoft OneDrive for Business, SharePoint Online und Teams, um neue Arbeitsmethoden zu etablieren. „Wir haben uns entschieden, alles in die Cloud zu verlagern“, sagt Kaganovsky. „Es gibt uns ein Maß an Agilität, das wir vorher nicht hatten. Wenn wir eine 100-Megabyte-Datei übertragen möchten, legen wir sie einfach in OneDrive ab – wir laufen nicht mit USB-Sticks herum oder, noch schlimmer, verwenden ungesicherte kostenlose Dateiübertragungsmethoden im Internet.“

Das Unternehmen wollte auch die Arbeit für seine Mitarbeiter lohnender machen, indem es sie von lästigen Aufgaben befreit und ihnen mehr Zeit gibt, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die sie jeden Tag mit Freude zur Arbeit kommen lassen. „In der alten Arbeitsweise haben Sie ein Dokument erstellt und es dann per E-Mail an alle Beteiligten gesendet“, sagt Kaganovsky. „Dann nahm jeder Änderungen vor, speicherte eine lokale Kopie und schickte sie per E-Mail zurück. Dann müssten Sie all diese Versionen nehmen, sie kombinieren und sie wieder zurücksenden. Das ist nur langweilige Zeitverschwendung. Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, dass alle gleichzeitig an einer einzigen Version eines Dokuments zusammenarbeiten könnten?“

Strategie

Wavemaker betrachtete Office 365 als ein gut integriertes Tool-Set, das es den Mitarbeitern erleichtern würde, ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Um Mitarbeitern einen einfachen und unkomplizierten Einstiegspunkt in die Office 365-Suite zu bieten, hat das Unternehmen AddIn Work Hub vom Microsoft-Partner AddIn365 bereitgestellt. Work Hub bietet jedem Mitarbeiter neben der unternehmensinternen Kommunikationsplattform ein personalisiertes Portal zu allen Office 365-Anwendungen. „Work Hub ist wie Ihre eigene Tür zu all den verschiedenen Räumen von Office 365, die wir verwendet haben“, sagt Anastasia Donchenko, Business Transformation Lead bei Wavemaker. „Niemand muss sich merken, wo eine Anwendung ist oder wie man dorthin kommt.“

Bei Wavemaker ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter einfachen Zugriff auf die Dateien haben, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen – ob es sich um kreative Inhalte für die Werbekampagne eines Kunden oder eine Geschäftsdatei für interne Vorgänge handelt. Wavemaker hat festgestellt, dass OneDrive eine hervorragende Lösung ist, um diesen Zugriff zu ermöglichen und dies auf sehr sichere Weise. Onboarding-Mitarbeiter können Dateien mit OneDrive von jedem Gerät aus speichern und darauf zugreifen – auch wenn sie nicht mit dem Intranet verbunden sind – mit dem Sync-Client für das Windows- oder Macintosh-Betriebssystem.

Infolgedessen können neu eingestellte Mitarbeiter mehr Zeit an Kundenstandorten verbringen und trotzdem auf alle ihre Inhalte zugreifen. „Eines Tages war ich im Büro eines Kunden und unser CFO schickte mir eine E-Mail, um mir mitzuteilen, dass er einen wichtigen Vertrag nicht finden konnte“, sagt Caroline Tran, Senior Partner bei Wavemaker. „Ich hatte es mit OneDrive gespeichert, also konnte ich mich anmelden und es an ihn weiterleiten. Es hat den Tag gerettet und ihn gut aussehen lassen, weil ich es ihm so schnell und einfach zukommen lassen konnte.“

Bereits jetzt verwenden 100 Prozent der an Bord gegangenen Mitarbeiter OneDrive und Teams, was bedeutet, dass sie keine Anhänge mehr per E-Mail versenden oder die Produktivität aufgrund von Versionskontrollproblemen riskieren müssen. „Einer der wichtigsten Leistungsindikatoren, die ich betrachte, ist die Zeit, die Benutzer nicht mehr damit verbringen, Anhänge zu öffnen, zu speichern, erneut zu speichern und erneut zu senden“, sagt McCann. „Ich schätze, das kann etwa 20 Minuten pro Tag dauern, und ich gehe davon aus, dass sich das verbessern wird, wenn sich alle mehr an die neuen Tools gewöhnen. Ich sehe, dass alle Mitarbeiter durch effizientere Kommunikationsmittel jede Woche einen halben Tag einsparen. Für mich ist das ein sehr erreichbares Ziel.“

Wavemaker-Teams verwenden auch SharePoint-Kommunikationswebsites, um Inhalte zu veröffentlichen, die Geschäftsteams als Referenzmaterial für ihre Arbeit verwenden können. Sie haben auch eine sichere Kommunikationsseite eingerichtet, auf der sie Kunden ständige Projektaktualisierungen geben können, anstatt sie am Ende der Woche auf eine zusammenfassende E-Mail warten zu lassen. Sie können die Sites auch verwenden, um die Verteilung und Sicherheit von Projektinformationen zu kontrollieren.

„Einzelne Teams können Teams auch verwenden, um Arbeiten mit dem Kunden zu teilen, die sie noch nicht bereit sind, mit der gesamten Abteilung zu teilen“, sagt McCann. Die Websites lassen uns sehen, ob eine Datei geöffnet wurde oder nicht, und sie geben uns viel mehr Eigentum und Kontrolle in Bezug auf das, was wir teilen.“

Ergebnisse

Wavemaker startete den Übergang zu Office 365 im November 2017 mit einem AddIn Work Hub und einem AddIn365-Onboarding-Methodik-Pilotprojekt in einem britischen Markt mit drei Werbeteams. Nach erfolgreicher Einführung wurden die Strategien und die Software in acht weiteren Märkten des Unternehmens eingeführt, die 80 Prozent des Unternehmensumsatzes ausmachen. Wavemaker hat jetzt 50 Prozent seiner gesamten Mitarbeiter an Bord genommen – das sind mehr als 3.500 Personen in nur sechs Monaten – und plant, die Einführung bis Ende 2018 abzuschließen.

Durch die mit Office 365 erzielten Effizienzgewinne haben die integrierten Wavemaker-Mitarbeiter mehr Flexibilität und ein besseres Arbeitserlebnis. „Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter eine gute Work-Life-Balance haben“, sagt Kaganovsky. „Dieses Projekt gibt uns die Flexibilität – und Office 365 ermöglicht die Mobilität – damit sie dieses Gleichgewicht finden können. Die Menschen können jetzt von zu Hause aus, einem Café, einer Kunstgalerie oder wo auch immer sie sein möchten, arbeiten. Das war vorher nicht möglich, und es hilft ihnen, kreativer zu sein.“

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