Der häusliche Gesundheitsdienst schafft gesündere Arbeitsabläufe zur Verbesserung der Patientenversorgung

Zusammenfassung

Der Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) dient seiner Gemeinde in New York mit mitfühlender, häuslicher medizinischer Versorgung. Die Mitarbeiter kümmern sich vor Ort um viele Patienten, und die gemeinnützige Organisation benötigte eine digitale Methode, um Prozesse zu verfolgen, zwischen Pflegeanbietern zu kommunizieren und die Mobilität der Mitarbeiter zu verbessern. VNSHS hat Microsoft Flow und Office 365 eingeführt, um seine Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu standardisieren, wie seine Firstline-Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten. Befreit von zusätzlichem Papierkram und Reisen können Pflegekräfte jetzt mehr Zeit mit Patienten verbringen und eine konsistente, qualitativ hochwertige Pflege gewährleisten.

Herausforderung

Erkennen der Herausforderungen einer konsequenten hausärztlichen Versorgung

Krankenhäuser sind nicht der einzige Ort, an dem Patienten medizinische Versorgung benötigen oder an dem Ärzte viele Stunden und eine von Herzen kommende Behandlung aufwenden. Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) entsendet seine Firstline-Mitarbeiter wie qualifizierte Krankenschwestern, Physiotherapeuten und Ergotherapeuten, um sich um Patienten in ihren Häusern zu kümmern. Die gemeinnützige Organisation mit Sitz in Northport, New York, bietet auch Hospizpflege an, um die Schmerzen der Patienten zu lindern und ihr Wohlbefinden am Lebensende sicherzustellen.

Das sind wichtige Jobs, und nicht immer einfach. Zusätzlich zu diesen Verantwortlichkeiten müssen VNSHS-Krankenschwestern und andere Mitarbeiter eine erstaunliche Menge an Daten im Laufe von 90.000 Besuchen bei 3.000 häuslichen Pflegepatienten und 600 Hospizpatienten pro Jahr verfolgen.

Das Personal an vorderster Front musste alle Aufnahmen und Vorfallberichte auf Papier ausfüllen, die Dokumente physisch ins Büro bringen und dann zum Einsatzort zurückkehren. „Es kostete viel Zeit, Papierkram zurück ins Büro zu bringen, und Dinge konnten verloren gehen. Da wir keine konsistente digitale Aufzeichnung unserer Prozesse hatten, gingen Schritte verloren“, sagt Alvin Ledwidge, Systemspezialist beim Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk.

Wenn die Mitarbeiter einen Patienten einwiesen oder einen Bericht einreichten, mussten sie die Namen aller zuständigen Mitarbeiter manuell zu einer E-Mail hinzufügen, um alle zu benachrichtigen. Ein Mitarbeiter konnte manchmal ausgelassen werden. „Bei unserem vorherigen System konnten Dinge durchs Raster fallen, wie z. B. ein Therapeut oder Sozialarbeiter, der keine Benachrichtigung erhält und einen Termin verpasst“, sagt Ledwidge. „Patienten und ihre Familien äußern zu Recht viele Emotionen über verpasste Termine. Wir brauchten einen Weg, um unserer Verpflichtung, unseren Patienten die herausragende Versorgung zu bieten, die sie verdienen, konsequenter nachzukommen.“

Strategie

Daten zentralisieren und das richtige Personal einbinden

VNSHS wollte seine Prozesse digitalisieren und sicherstellen, dass die relevanten Mitarbeiter von Anfang an in den Behandlungsplan jedes Patienten einbezogen wurden. Im Juli 2017 entschied sich die Organisation für die Verwendung Microsoft Flow um automatisierte Workflows zu erstellen. Zur gleichen Zeit verabschiedete VNSHS Microsoft Office 365 und verband Microsoft Flow mit Microsoft SharePoint Online. Für Vorfallberichte, Aufnahmen und die Fernüberwachung der Vitalfunktionen von Patienten verwendet VNSHS jetzt 12 spezifische Abläufe, die es für seine wichtigsten Geschäfts- und klinischen Prozesse entwickelt hat.

Ledwidge und sein Team erstellten SharePoint-Listen mit den richtigen Mitarbeitern, Gruppen und Managern für bestimmte Dienste. Mitarbeiter füllen Workflow-Formulare aus Microsoft-Formulare oder Power Apps, die eine Verbindung zu den SharePoint-Listen und Microsoft Flow herstellen. „Durch die Verwendung von Microsoft Flow haben wir die Prozesse für die Firstline-Mitarbeiter viel schneller gemacht. Sie machen sich weniger Gedanken darüber, wer die E-Mail erhält – sie füllen einfach ein Workflow-Formular aus und wissen, dass die richtigen Mitarbeiter und Vorgesetzten automatisch einbezogen werden.“

Früher mussten die Mitarbeiter Notizen aus der elektronischen Patientenakte aktualisieren, aber die nächsten Mitarbeiter im Pflegeprozess wurden erst benachrichtigt, wenn die Aktualisierung abgeschlossen war – was zwei oder drei Tage dauern konnte. „Wenn unsere Firstline-Mitarbeiter jetzt mit Microsoft Flow beginnen, ein PowerApps-Formular auszufüllen, benachrichtigt es andere darüber, welche Art von Service der Patient als nächstes benötigt“, sagt Ledwidge. „Auf diese Weise können die Mitarbeiter Prioritäten setzen und entsprechend planen, was Stress, Probleme in letzter Minute und das Risiko verpasster Termine reduziert.“

Ergebnisse

Reduzierung des Verwaltungsaufwands, Verbesserung der Patientenversorgung

Alle 250 Mitarbeiter haben Zugriff auf Microsoft Flow, einschließlich der 180 Firstline-Mitarbeiter, die das Tool auf iPads verwenden. Pro Aufnahme spart das Personal 15 bis 20 Minuten Papierkram. Die Mitarbeiter wissen es zu schätzen, dass sie jetzt Notizen in Echtzeit machen können, wissen, dass die richtigen Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind, und vermeiden, zwischen der Praxis und dem Zuhause des Patienten hin und her zu fahren.

„Microsoft Flow ist der Klebstoff, der alles zusammenhält“, schließt Ledwidge. „Früher haben wir wertvolle Zeit damit verloren, Dokumente ins Büro zu bringen und zu versuchen, den Pflegeplan zu kommunizieren. Jetzt verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Papierkram und mehr Zeit mit der Betreuung der Patienten.“

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