Zusammenfassung
Für diese US-Bundesbehörde ist Records and Information Management (RIM) ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Sie müssen Memoranden und Richtlinien zur Klassifizierung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen einhalten. Dies soll es ihnen teilweise ermöglichen, auf den ständigen Strom von Anfragen nach dem Freedom of Information Act (FOIA) zu reagieren, die viele Bundesbehörden erhalten. Wenn eine FOIA-Anfrage eingeht, muss die Agentur in der Lage sein, alle Aufzeichnungen zu dem betreffenden Problem vorzulegen. Viele davon sind E-Mail-Aufzeichnungen. Um eine einfachere Kontrolle und einen einfacheren Zugriff auf umfangreiche Informationen zu ermöglichen, suchte die Behörde bei NEOSTEK und Colligo nach einer Lösung, die das Verschieben der Dateien in ihr SharePoint-Repository automatisieren würde.
Herausforderung
Für die Agentur waren die RIM-Praktiken zur Gewährleistung der Einhaltung von M-12-18 und der Fähigkeit, auf FOIA-Anfragen zu reagieren, mit komplizierten Prozessen verbunden, die eine Belastung für einzelne Mitarbeiter darstellten. Die Mitarbeiter wurden beauftragt, bestimmte Ordner in ihren Archiv-Posteingängen einzurichten, in denen sie Datensätze – eingebettet in Outlook-PST-Dateien – speicherten. Dieser Ansatz machte die Beantwortung von FOIA-Anfragen aus mehreren Gründen problematisch und fehleranfällig:
- Zeitaufwändige manuelle Prozesse
- Auffindbarkeitsprobleme, wenn Personen nicht im Büro waren
- Fehlende E-Mail-Metadaten
- Verstreute Informationen
- Mangelndes öffentliches Vertrauen
Strategie
Um die Anforderungen von M-12-18 zu erfüllen, arbeitete die Agentur mit NEOSTEK zusammen, um eine End-to-End-Datensatzverwaltungslösung zu identifizieren und zu implementieren, die den Prozess der Konvertierung von E-Mails in durchsuchbare SharePoint-Datensätze automatisiert. Diese Lösung würde die Agentur nicht nur in Übereinstimmung bringen, sondern auch viele der Prozesse rationalisieren, die mit der Erfüllung von FOIA-Anfragen verbunden sind.
Colligo wurde von der Agentur beauftragt, eine Lösung zu entwickeln, um E-Mails automatisch als Datensätze in SharePoint zu verschieben. Colligo implementierte seinen Colligo Email Manager, ein Outlook-Plug-in, das SharePoint nahtlos in Outlook innerhalb der nativen Outlook-Oberfläche integriert. Die zugrunde liegenden Aktenverwaltungsprozesse mussten nicht geändert werden, und es waren keine umfangreichen Schulungen erforderlich. Dadurch konnte Colligo seine E-Mail-Manager-Lösung schnell bereitstellen. Mit Email Manager konnten sich die Mitarbeiter sofort einarbeiten. Die Lösung ermöglichte es den Mitarbeitern, SharePoint-Datensätze über die vertraute Outlook-Oberfläche anzuzeigen.
Ergebnisse
Seit der Implementierung der neuen Lösung hat die Agentur die Zeit, die für die Beantwortung von FOIA-Anfragen benötigt wird, sowie die damit verbundenen Kosten für Ineffizienz drastisch reduziert. Darüber hinaus verbesserte die Agentur ihre Verfahren zur Verwaltung von Aufzeichnungen im Einklang mit dem föderalen Reifegradmodell, verbesserte die Compliance, realisierte die Akzeptanz von 100% durch die Benutzer und verbesserte die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.
Zeit- und Kostenersparnis
Früher konnten an komplexen FOIA-Anfragen 40 oder mehr Mitarbeiter beteiligt sein, die jeweils 3-5 Stunden damit verbringen, Informationen zu finden. Jetzt kann diese Suche von einer einzelnen Person in weniger als einer Stunde durchgeführt werden. Bei einem Satz von 137T150 TP/Stunde für vier Stunden pro Mitarbeiter entspricht dies einer Einsparung von 137T23.850 TP für jede komplexe Anfrage. Jedes Jahr erhält die Agentur über 175 komplexe Anfragen, was einer Einsparung von über 137 T4 Millionen TPZ pro Jahr entspricht. Die Mitarbeiterakzeptanz erreichte in kurzer Zeit 100%, was es der Agentur ermöglichte, eine weitere Effizienz zu realisieren, die sich aus der Colligo-Lösung ergibt.
Hervorragende Verfahren zur Verwaltung von Aufzeichnungen
Der Einsatz von Colligo Email Manager hat viele Records-Management-Prozesse verbessert. E-Mail-Datensätze werden nicht mehr dupliziert, da das System E-Mails markiert, die bereits von einem anderen Benutzer gespeichert wurden. Datensätze sind mit umfangreichen Metadaten versehen, die eine bessere Suche ermöglichen. Aufbewahrungszeitpläne werden basierend auf der Datensatzklassifizierung zum Zeitpunkt der Erfassung automatisiert. Mit Email Manager ziehen Mitarbeiter E-Mails, die als Datensätze gelten, einfach per Drag-and-Drop in einen freigegebenen SharePoint-Ordner. Derselbe Vorgang kann auch für Nicht-E-Mail-Dateien verwendet werden, die in den Outlook-Navigationsbereich gezogen werden. Mitarbeiter sind in der Lage, die Einhaltung aller geltenden Memoranden und Richtlinien mit optimierten Prozessen und besseren Suchfunktionen aufrechtzuerhalten.
Gewinne des NARA-Reifegradmodells
NEOSTEK und Colligo Email Manager stellten sicher, dass die Agentur die vom Federal RIM Program Maturity Model4 definierten Erfolgskriterien erfüllte, dem regierungsweiten Analysetool, das von NARA entwickelt wurde, um die Effektivität des Archivverwaltungsprogramms einer Agentur zu bewerten. Mit Colligo Email Manager hat NEOSTEK die Agentur bei ihrem Streben nach dem höchsten Reifegrad (Level 4 – „Embedded“) unterstützt, der durch die Einbettung und Integration der E-Mail-Lösung innerhalb der Agentur erreicht wird.
