USC mindert Compliance-Risiken mit Office 365 und AvePoint

Zusammenfassung

Die University of the Sunshine Coast (USC) ist eine der 150 besten jungen Universitäten der Welt und wird von Studenten als eine der besten Universitäten Australiens für Unterrichtsqualität und allgemeine Studentenerfahrung eingestuft. Mithilfe von AvePoint migrierte USC zu Office 365 und SharePoint. Dabei reduzierte die Universität das Compliance-Risiko und schuf eine nahtlose Benutzererfahrung mit Office 365 und SharePoint.

Herausforderung

USC, ein langjähriger DocAve-Benutzer, migrierte zu Office 365 und benötigte neue Lösungen zur Verwaltung von SharePoint. Als öffentliche Universität mit 1.500 einzelnen SharePoint-Benutzern benötigte USC eine Umgebung, die eine nahtlose Benutzererfahrung bot, damit ihre Mitarbeiter Websites für die Zusammenarbeit basierend auf bestehenden, genehmigten Vorlagen für Projekte und Ausschüsse bereitstellen konnten. Außerdem wollten sie eine bessere Kontrolle über ihre Umgebung sowie eine Sicherungs- und Wiederherstellungslösung.

Insbesondere eine Lösung, die eine zentralisierte Verwaltung von SharePoint auf mehreren Ebenen ermöglichen könnte, zusammen mit einem Berichtszentrum für Sicherheitssuchen und Prüfberichte. Für diese Anforderung suchten sie nach einem Tool, das die Verteilung von SharePoint-Metrikberichten an eine Vielzahl von Geschäftsbereichen erleichtern könnte, darunter IT, Wissensmanagement, Rechtsabteilung und mehr.

Schließlich benötigte USC ein Sicherungs- und Wiederherstellungstool für die 302 GB Daten in seiner SharePoint-Umgebung, das granulare Elemente wie die Eigenschaften einer SharePoint-Liste wiederherstellen konnte.

Strategie

Nachdem USC AvePoint für seine lokale SharePoint-Umgebung verwendet hatte, war die Verwendung der Cloud-Lösungen von AvePoint, einschließlich AvePoint Cloud Backup und AvePoint Cloud Governance, ein Kinderspiel.

„AvePoint war der Marktführer, es gab wirklich nicht viele vergleichbare Produkte, als wir unsere Optionen prüften“, sagte Joshua Burne, IT Solutions & Architecture Manager von USC.

USC verwendet AvePoint Cloud Governance, um seinen Endbenutzern dabei zu helfen, SharePoint-Sites selbst bereitzustellen. Nach der Implementierung von AvePoint Cloud Governance sind sie nun in der Lage, Risiken zu reduzieren und die Compliance mit der Datenaufbewahrung von SharePoint Online zu verbessern. Die Universität ist nun in der Lage, die Zusammenarbeit zu sichern und die Benutzer zu stärken, indem sie strenge Compliance-Kontrollen und ein umfassendes Lebenszyklusmanagement für Dokumente ermöglicht. Darüber hinaus können AvePoint-Lösungen die Universität dabei unterstützen, den Zeitaufwand für die Verwaltung von Backups und die Wiederherstellung granularer Elemente wie der Eigenschaften einer SharePoint-Liste zu reduzieren.

„Wir haben eine Reihe von Vorlagen, die auf bestimmten geschäftlichen Anwendungsfällen basieren. Wir verwenden Cloud Governance, um einen Fragebogen für unsere Mitarbeiter zu erstellen, der die technische Bereitstellung von Websites und die damit verbundenen Sicherheitseinstellungen automatisiert“, sagte Joshua. „Die Einstellungen tragen dazu bei, dass Informationen nicht versehentlich extern an unsere Organisation weitergegeben werden, wenn dies nicht angemessen ist.“

Ergebnisse

Mit AvePoint-Produkten ist USC in der Lage, seinen Mitarbeitern eine Umgebung für die Zusammenarbeit bereitzustellen. Mit neuen Berichtsfunktionen und Prüfberichten ist USC nun in der Lage, Compliance-Risiken für sein Unternehmen zu reduzieren und seinen Mitarbeitern gleichzeitig ein nahtloses Benutzererlebnis zu bieten. Die Lösung ermöglicht es den Endbenutzern der Universität, SharePoint-Sites gemäß den Richtlinien selbst bereitzustellen. Darüber hinaus reduzierte USC den Zeitaufwand für die Verwaltung von Sicherungen und kann granulare Elemente wie die Eigenschaften einer SharePoint-Liste wiederherstellen.

In naher Zukunft freut sich USC darauf, Cloud Governance bei der Implementierung von Microsoft Teams zu nutzen, was sie als einen großen Teil ihrer zukünftigen Zusammenarbeit ansehen.

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