Die United Church of Canada verbindet ihre Community mit Office 365, SharePoint, Dynamics 365 und Protiviti

Zusammenfassung

Die United Church of Canada ist eine presbyterianische und methodistische Organisation, die vier Kirchen in ganz Kanada vereint. Die Kirche dient mehr als 3.000 Glaubensgemeinschaften und 8.000 Geistlichen (sowohl aktiven als auch pensionierten) im ganzen Land. Nachdem sich die United Church of Canada auf eine Mischung aus getrennten Altsystemen verlassen hatte, war sie bereit, eine moderne einheitliche Plattform zu implementieren, um den Kirchenbetrieb besser zu verwalten und digitale Dienste anzubieten.

Herausforderung

Die United Church of Canada nutzte verschiedene lokale Systeme und Legacy-Datenbanken, die voneinander isoliert waren. Aufgrund der fehlenden Verbindung zwischen den Systemen arbeiteten die IT-, Finanz-, National- und Betriebsmitarbeiter der Kirche häufig mit Informationssilos, was es schwierig machte, den Geistlichen und Gemeinden der Kirche effektiv zu dienen. Um beispielsweise ihre Kontaktinformationen zu aktualisieren, mussten die Geistlichen physische Dokumente an die Kirche schicken, und ein Mitarbeiter der Kirche war dafür verantwortlich, diese Kontaktinformationen in allen Systemen zu aktualisieren.

Die Vereinigte Kirche von Kanada wollte die Möglichkeit haben, Informationen im gesamten System mühelos zu aktualisieren und ihren Geistlichen und Gemeinden Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit der Kirche online und über mobile Plattformen zu bieten.

Strategie

Die United Church of Canada arbeitete mit Protiviti an einem dreimonatigen Roadmap-Engagement, um die Verwaltung des Kirchenbetriebs und der digitalen Serviceangebote zu transformieren und zu modernisieren. Im Rahmen dieses Projekts arbeiteten Teams aus der gesamten nationalen Organisation mit Protiviti zusammen, um ihre Schmerzpunkte, bestehende und veraltete Systeme und wichtige Anwendungsfälle für eine neue moderne Plattform zu besprechen.

Ausgestattet mit einer Roadmap und Empfehlungen für eine neue digitale Plattform begannen die Kirche und Protiviti, Cloud-gehostete Lösungen mit mobilem Zugriff, kanadischen Rechenzentren, Automatisierungskapazität und modernen Webseitenfunktionen zu evaluieren. Nach Prüfung ihrer Optionen entschied sich die Kirche dafür, ihre neue Plattform mit Microsoft Cloud-Lösungen aufzubauen, darunter SharePoint, Dynamics 365, Teams, Forms, Flow, PowerApps und Power BI, und von den Non-Profit-Preisen von Microsoft zu profitieren.

Protiviti nutzte Microsoft SharePoint und moderne SharePoint-Seiten, um Ministern und Glaubensgemeinschaften einzigartige Self-Service-Portalerfahrungen bereitzustellen, die Mobilität ermöglichen und die Zusammenarbeit mit Ministerialpersonal im ganzen Land steigern. Microsoft Teams wird verwendet, um verwaltete Tools für die Zusammenarbeit und Online-Arbeitsbereiche für mehr als 50 Kirchenkomitees bereitzustellen. Darüber hinaus verwendet die Kirche Microsoft PowerApps und Flow, um Daten effizienter und genauer zu erfassen und durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen effizienter zu werden. Um diese moderne Lösung abzurunden, hat Protiviti die Verwaltung der Kontaktdaten der Kirche auf Microsoft Dynamics 365 migriert, das nun als Aufzeichnungssystem der Organisation für alle Kontaktinformationen der Kirche dient. Microsoft SharePoint und moderne SharePoint-Seiten wurden auch verwendet, um den Mitarbeitern der Kirche im nationalen Büro und in den regionalen Ratsbüros ein neues organisatorisches Intranet zur Verfügung zu stellen, das eine bessere Zusammenarbeit in der gesamten Organisation ermöglicht.

Ergebnisse

Mit der Implementierung des neuen Systems kann die United Church of Canada jetzt einfacher von überall aus auf ihre Systeme zugreifen – vor Ort, online oder auf einem mobilen Gerät – und hat Zugang zu genauen und aktuellen Informationen für Geistliche und Glaubensgemeinschaften. Die Kirche nutzt die neue moderne Plattform, um die Zusammenarbeit im ganzen Land zu verbessern, da die Portale und Kommunikationstools Geistliche und Mitglieder aus den Glaubensgemeinschaften der Kirche verbinden. Es wird erwartet, dass die Auswirkungen auf ländliche Gemeinden und die jüngeren Mitglieder der Kirche, die nun mit einem mobilen Gerät auf die Inhalte der Kirche zugreifen können, groß sein werden.

Darüber hinaus profitiert das IT-Team der Kirche von der Integration der Lösung mit Microsoft Office 365 und der Azure-Plattform. Sie freuen sich, weniger Zeit mit der Wartung und Aktualisierung von lokalen Servern zu verbringen, da sie in der Lage sein werden, neue Datenbanken spontan und in der Cloud zu erweitern oder zu erstellen.