Proventeq hilft dem britischen Bildungsministerium, Kosten zu senken und eine intelligente Suche durch die Migration zu SharePoint zu erreichen

Veröffentlicht am 29. Juni 2020

Zusammenfassung

Das britische Bildungsministerium (DfE) ist in England für die Dienste und Bildung für Kinder zuständig, einschließlich frühkindlicher Bildung, Schulen, Hochschul- und Weiterbildungspolitik, Lehrlingsausbildung und allgemeiner Qualifikationen.

DfE verwendete ECHO, eine angepasste EDRMS-Instanz von Meridio, als primären Dokumenten- und Metadatenspeicher für sein öffentliches Korrespondenzsystem, das seit 2004 besteht und mehr als 7 Millionen Dokumente speichert. ECHO war komplex und kostspielig zu verwalten, und es war schwierig, Inhalte zu navigieren, zu verwalten und an interne und externe Interessengruppen zu verteilen.

Das DfE verfügte außerdem über mehr als 700.000 gescannte Bilder, die eine Volltextkonvertierung und -klassifizierung erforderten. Ein Mangel an durchsuchbaren digitalen Versionen dieser Artikel hatte zu einer Lücke in der Vollständigkeit des verfügbaren digitalen Inhaltsportfolios der Abteilung geführt.

Das DfE beschloss, seine Inhalte auf SharePoint zu migrieren, um:

  • Reduzieren Sie die Gesamtbetriebskosten des Informationsmanagements
  • Erzielen Sie eine intelligente Suche nach gedruckten Dokumenten und Bildern
  • Ermöglichen Sie den bestehenden Office 365-Benutzern der Abteilung ein nahtloses Erlebnis.

Herausforderung

Das hochgradig angepasste Meridio-Content-Management-System von DfE erforderte eine gründliche Analyse und Reverse Engineering durch das Proventeq-Team, um sicherzustellen, dass das Design der Migration den Umfang des Projekts umfasste und alle spezifischen Anforderungen der Organisation erfüllte. Zu den aufgetretenen Herausforderungen gehören die folgenden:

  • Komplexe Legacy-Plattform: Die vollständig maßgeschneiderte, domänenspezifische Anwendung von DfE erforderte ein Reverse Engineering aufgrund eines Mangels an interner Erfahrung in der Plattformverwaltung.
  • Inkonsistente Quellmetadaten: Dateitypen und -erweiterungen wurden falsch gespeichert, sodass vor der Migration zu SharePoint eine gründliche Dateiprüfung erforderlich war, um die richtigen Dateitypen zu ermitteln.
  • Volltextkonvertierung von Bildscans: Mehr als 700.000 gescannte Bilder mussten vor der Migration auf SharePoint durch optische Zeichenerkennung und Volltextextraktion erfasst werden.
  • Schwellenwerte des Zielsystems: Aus den Metadaten des Quellinhalts musste eine neue Struktur abgeleitet werden, um die technischen Schwellenwerte von SharePoint einzuhalten.
  • Hohes Inhaltsvolumen: Mit mehr als 7 Millionen Inhaltselementen, die auf der bestehenden ECHO-Plattform gespeichert sind, benötigte DfE eine originalgetreue Migration aller Inhalte zu SharePoint.

Strategie

Um die Herausforderungen zu bewältigen, die der Übergang von der angepassten Meridio-Instanz von DfE zu SharePoint mit sich bringt, führte Proventeq einen maßgeschneiderten 5-stufigen Projektplan für die Migration und Transformation von Inhalten durch.

Entdeckung & Analyse. Das Team nutzte die umfassenden Erkennungs- und Analysefunktionen von Migration Accelerator, um das wahre Volumen und die tatsächliche Verteilung der Inhalte von DfE zu ermitteln. Während dieser Phase wurden viele Inkonsistenzen im Quellinhalt und den zugehörigen Metadaten identifiziert und behoben.

Optimierung der Informationsarchitektur. Proventeq führte eine eingehende Analyse der Dateistruktur und des Metadatenschemas von ECHO Meridio durch und entwarf eine optimale Zielinformationsarchitektur. Die Ordnerhierarchie des Quellsystems hat die URL-Längenbeschränkungen von SharePoint überschritten, was das Team durch das Laden von Dokumenten in einer verkürzten Ordnerhierarchie löste.

OCR-Konvertierung gescannter Dateien. Die gescannten Bilder der Abteilung lagen in einer Reihe unterschiedlicher Formate vor, darunter mehrseitige PDF-Dateien, eigenständige Bilder, handschriftliche und getippte Dokumente. Proventeq extrahierte Text aus diesen Bildern und legte diese als Metadaten offen; Inhalt durchsuchbar machen.

Pilotmigration. Um zu zeigen, dass das Migrationsdesign die Projektziele von DfE vollständig erfüllte, führte Proventeq eine Pilotmigrationsphase durch. Dadurch konnte das interne Team von DfE die Migration und die Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint in einer produktionsähnlichen Umgebung evaluieren.

Echte Live-Migration. Nachdem das interne Projektteam von DfE mit dem Migrationsdesign und der Zielsystemarchitektur zufrieden war, setzte Proventeq Migration Accelerator ein, um eine originalgetreue Migration mit Audit-Trail auf Elementebene durchzuführen. Dadurch wurde sichergestellt, dass mehr als 7 Millionen Artikel erfolgreich migriert wurden.

Eine einzigartige und komplexe Migration, bei der Probleme im Flug gelöst werden, um erfolgreich zu liefern. Wir haben bestätigt, dass der gesamte Inhalt migriert wurde. Die Kapitalrendite wurde in Bezug auf unsere laufenden DfE-Einsparungen nach dem Wechsel von Echo Meridio nachgewiesen.

Philip Humphries (Leiter Wissen & Information, britisches Bildungsministerium)

Ergebnisse

„Die hervorragende Zusammenarbeit zwischen Proventeq, Kollegen von Technology Directorate, MPCD (einschließlich IICSA) und KIM-Teams hat dazu geführt, dass wir erfolgreich eine Lösung geliefert haben, die die Anforderungen des DfE erfüllt und die einfachere Suche nach Informationen durch Kollegen erleichtert.“ – Charlotte Saxon, IT Delivery Manager, Bildungsministerium des Vereinigten Königreichs

Signifikante Reduzierung der jährlichen Kosten. Durch die Umstellung auf SharePoint entfallen die Kosten für die Wartung der ECHO-Plattform, wodurch das Ministerium geschätzte 170.000 £ pro Jahr einspart. Eine bessere Kontrolle über Bereitstellung und Sicherheit führt zu geringeren laufenden Wartungskosten; weitere Senkung der langfristigen Gesamtbetriebskosten für die Informationsinfrastruktur.

Intelligentere Inhalte und beschleunigte Suche. SharePoint hat DfE die Möglichkeit gegeben, Inhalte in einem zentralisierten Online-Repository zu konsolidieren, das einfach zu verwalten, zu verwalten und zugänglich ist. DfE nutzte auch die OCR-Funktionalität von Migration Accelerator voll aus, um eine Volltextkonvertierung von mehr als 700.000 Dokumenten durchzuführen, die zuvor als nicht durchsuchbare Bilder gespeichert waren.

Diese Kombination aus Konsolidierung, OCR-Textkonvertierung und intelligenter Klassifizierung hilft DfE-Benutzern, die Inhalte zu finden, die sie benötigen, um die Zusammenarbeit zu beschleunigen und die Herausforderungen der Abteilungsverantwortlichkeiten und der Verwaltung zu meistern.

Erhöhte Produktivität. Die Migration zu SharePoint ermöglicht es den längerfristigen Plänen des DfE-Records-Management-Teams, Aufbewahrungskennzeichnungen aufzunehmen und deutlicher zu machen, wann Elemente vernichtet werden können; bietet eine erhebliche Zeitersparnis.

Das Risiko des Inhaltsverlusts wird verringert. SharePoint hat dank seiner integrierten Inhaltsverwaltungsfunktionen das Risiko des Inhaltsverlusts beseitigt, das durch das zuvor nicht unterstützte ECM-System von DfE dargestellt wurde.

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