Triangle Equities nutzt SharePoint Online und Microsoft Flow, um die Anlegerberichterstattung zu automatisieren

Zusammenfassung

Triangle Equities (Triangle) ist ein Full-Service-Immobilienentwicklungsunternehmen mit Sitz in New York City, das Einzelhandels-, Wohn- und gemischt genutzte Immobilien auf über einer Million Quadratfuß besitzt und verwaltet. Sie sind seit 30 Jahren eine führende Immobilienentwicklungsfirma in New York City. Triangle verfügt über zahlreiche Entwicklungen und Liegenschaften in ganz New York City, die es besitzt und betreibt, und ist sich bewusst, dass Spitzentechnologie eine Voraussetzung für eine effiziente Geschäftsabwicklung ist. Das Unternehmen verlässt sich seit mehreren Jahren auf SharePoint Online und Office 365, verfügt über ein in SharePoint Online aufgebautes Firmen-Intranet und betreibt einen Microsoft-Shop.

Triangle Equities verfügte über einen manuellen Prozess, der Microsoft Excel nutzte, um Aufgaben im Zusammenhang mit den Anforderungen an die Anlegerberichterstattung zu verwalten und zu pflegen. Diese Anforderungen umfassten Konformitätsberichte, Jahresabschlüsse und andere wichtige entwicklungsbezogene Dateien. Obwohl Excel leistungsfähig ist, verfügte es nicht über die erforderlichen Workflow-Funktionen, Aufgabenverwaltungs- und Projektverwaltungsfunktionen. Darüber hinaus würde die Möglichkeit, automatisch neue wiederkehrende Aufgaben erstellen zu lassen, sobald die Aufgaben abgeschlossen sind, Arbeitsstunden bei jedem Projekt einsparen. SharePoint Online verfügte mit seinen leistungsstarken Aufgabenverwaltungsfunktionen in Verbindung mit Microsoft Flow über alle gewünschten Funktionen, um diesen manuellen Prozess zu automatisieren und so die Anzahl der Arbeitsstunden zu reduzieren, die für Aufgaben- oder Projektverwaltung aufgewendet werden.

Herausforderung

Im Rahmen ihrer Tätigkeit sind die Mitarbeiter von Triangle mit der Berichterstattung für Investoren beauftragt, die aus zahlreichen wiederkehrenden Posten besteht, die Compliance-Berichte, Jahresabschlüsse, Berichte über gemeinnützige Leistungen und Baukostenberichte umfassen. Die Fälligkeitstermine für diese Elemente können je nach Aufgabe monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich variieren.

Triangle Equities verließ sich bei der Verwaltung seiner Aufgaben zur Berichterstattung an Investoren auf die Verwendung einer Excel-Tabelle. Eine der größten Herausforderungen bestand darin, dass zahlreiche Teammitglieder an verschiedenen Projekten beteiligt waren und jedes seine eigenen Fälligkeitstermine für die zugehörigen Aufgaben hatte. Benutzer mussten in der Lage sein, Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und sie 15, 30, 60 und 90 Tage vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe zu benachrichtigen. Darüber hinaus sollten alle mit einer Aufgabe verbundenen Teammitglieder jeden Montag eine automatisierte E-Mail erhalten, in der überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, die in der kommenden Woche fällig sind, hervorgehoben werden.

Bei der Verwendung von Excel war nach dem Markieren wiederkehrender Aufgaben als abgeschlossen ein manueller Eingriff erforderlich, um neue wiederkehrende Aufgaben für den folgenden wiederkehrenden Zyklus hinzuzufügen. Bei der Verwaltung mehrerer Projekte kostet die Durchführung dieser Aufgaben eine erhebliche Menge an Arbeitsstunden. Die potenzielle Möglichkeit, diesen Prozess zu automatisieren, würde der SharePoint-Investor-Reporting-Lösung sogar noch mehr Wert verleihen.

Obwohl Excel leistungsfähig ist, überstiegen diese spezifischen Automatisierungsanforderungen seine Möglichkeiten. Die logische Entscheidung war, Microsoft Flow in Verbindung mit einer benutzerdefinierten SharePoint-Aufgabenliste zu nutzen, um die Anforderungen zu implementieren.

Strategie

Longi Engineering hatte für Triangle ein SharePoint Online-Intranet implementiert, das unternehmensweit von allen Geschäftsbereichen genutzt wurde. Die Benutzerakzeptanz war hoch, und gegen Ende der Implementierung hatte Longi Engineering potenziell gezeigt, wie Flow, PowerApps und Power BI für andere geschäftliche Herausforderungen eingesetzt werden könnten.

Als Teil der Implementierung wurde Microsoft Flow verwendet, um Benachrichtigungen für Benutzer 15, 30, 60 und 90 Tage vor Fälligkeit von Aufgaben zu implementieren. Dies trägt dazu bei, dass Teammitglieder Terminüberschreitungen vermeiden können, da sie sich jetzt ihrer bevorstehenden Aufgaben bewusster sind. Falls eine Aufgabe bis zum Fälligkeitsdatum nicht bearbeitet wurde, wird die Aufgabe rot hervorgehoben und als erste Aufgabe in der Liste aufgeführt. Ein wöchentlicher Microsoft Flow wird ausgeführt, der einzelne Teammitglieder per E-Mail über den Status der aktuellen Elemente informiert und überfällige Aufgaben hervorhebt. Sobald wiederkehrende Aufgaben abgeschlossen sind, wird ein Microsoft Flow ausgelöst, um automatisch eine neue Aufgabe mit einem neuen Fälligkeitsdatum zu erstellen.

Ergebnisse

Die Implementierung von Microsoft Flow hat dazu beigetragen, die Projektmanagementkosten und die Anzahl der für jedes Projekt aufgewendeten Arbeitsstunden erheblich zu reduzieren.