Das Stadtplanungsunternehmen verstärkt die Teamzusammenarbeit durch Microsoft 365 mit Hilfe von Cloudwell

Zusammenfassung

Topology ist ein kollaboratives Gemeinschafts- und Stadtplanungsunternehmen in Newark, New Jersey, mit Schwerpunkt auf menschenzentrierter Entwicklung und einem Schwerpunkt auf Öffentlichkeitsarbeit. Angesichts einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte auf verschiedenen Plattformen und einer extrem mobilen Belegschaft benötigte Topology eine Collaboration-Suite, die alle seine Ziele erfüllen konnte. Mit Office 365 und den unterstützenden Technologien konnte Cloudwell seine Geschäftspraktiken zentralisieren und vereinfachen.

Herausforderung

Vor diesem Engagement verwendete Topology die Google Apps-Suite, um die tägliche Zusammenarbeit und Aufgaben zu erledigen. Dies war alles andere als ideal, da die Verwaltung der Dateifreigabe und -organisation unüberschaubar war und zu mehreren Versionen derselben Dateien, verlorenen Dateien und einer weit verbreiteten externen Dateifreigabe führte. Neben Google Apps verwendete Topology verschiedene Tools von Drittanbietern für Standardgeschäftspraktiken wie VoIP-Dienste, Konferenzgespräche, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung. Keines dieser Tools stammte vom selben Anbieter. Darüber hinaus betreibt Topology seine Praxis auf etwa 90% Apple-Geräten. Dies führte zu einer Abhängigkeit von Google Apps als plattformübergreifendes Tool, das gut mit Mac OS X funktionierte. Die Organisation zögerte, Office 365 als Lösung in Betracht zu ziehen, da sie befürchtete, dass es mit den meisten ihrer Hardware nicht kompatibel sein würde. Am Ende überwogen die Struktur und die Verwaltungsaufsicht, die SharePoint Online bietet, die Bedenken.

Strategie

Aufgrund der nicht verwalteten Dateistruktur und Dokumentenfreigabe in Google Drive bestand der erste Schritt für Cloudwell darin, die Speicherorte aller zu migrierenden Dateien zu identifizieren. Sobald dies abgeschlossen war, migrierte Cloudwell alle Dateien der Organisation zu SharePoint Online und OneDrive. Die Migration aller Mitarbeiter-E-Mails zu Exchange Online verlief dank der Migrationstools von Exchange Online reibungslos. Nachdem die Dateien zu SharePoint migriert waren, richtete Cloudwell eine einfache Zielseite ein, auf der die Mitarbeiter ihre Dateien verwalten können. Der OneDrive für Mac-Client wurde auf allen Apple-Computern installiert, und die Benutzer wurden angewiesen, die am häufigsten verwendeten Ordner zu synchronisieren.

Um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern, wurde Microsoft Teams als primäres Tool für den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern eingeführt. Für jeden Kunden wurden Teams mit projektspezifischen Kanälen eingerichtet. Da die Teams fest im Tagesgeschäft verankert sind, wurde der bisherige VoIP-Anbieter durch Microsoft Phone System ersetzt. Alle Mitarbeiter erhielten eine neue Telefonnummer für Kundenkontakte. Microsoft Phone Conferencing wurde ebenfalls aktiviert, um nahtlosere Kundenanrufe zu ermöglichen.

Mit zunehmender Vertrautheit mit Office 365 wurde Topology bereitwilliger, sich auf andere Unternehmungen auszudehnen. Eine weitere Notwendigkeit war eine Kontaktverwaltungs- und Marketingdatenbank. Cloudwell nutzte Microsoft PowerApps mit KI und SharePoint Online, um eine App zu entwickeln, die eine Kontaktliste erstellt, indem sie Fotos von Visitenkarten macht. Sobald diese Kontaktliste erstellt war, wurde Microsoft Flow verwendet, um Marketingkampagnen gegen die Datenbank durchzuführen.

Ergebnisse

Durch die Migration auf die Office 365-Suite konnte Topology die Fähigkeit zur Zusammenarbeit in der Cloud voll ausschöpfen und gleichzeitig die Struktur in der Dokumentenspeicherung beibehalten. Microsoft Teams und das Telefonsystem zentralisierten die Kommunikation im gesamten Unternehmen und mit Kunden, während ihre benutzerdefinierte Anwendung mithilfe von PowerApps und SharePoint Online ihnen dabei half, ihre Kontakte für die Verwendung in Marketingkampagnen besser zu verfolgen.