Todd Energy gibt seinen Mitarbeitern Energie und sieht eine höhere Produktivität mit Microsoft 365 und Information Leadership

Zusammenfassung

Todd Energy ist ein von 100% in Neuseeland betriebener Erdgasproduzent. Mit Offshore-Joint Ventures ist Todd für mehr als 501 TP36 Tonnen der neuseeländischen Kohlenwasserstoff-Energieproduktion verantwortlich. Zusammen mit Nova Energy beschäftigen sie derzeit mehr als 500 Mitarbeiter in ganz Neuseeland.

Zu den Geschäftstreibern für die digitale Transformation von Office 365 gehörten: Ein bevorzugter Arbeitgeber zu werden, indem die Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeiter verbessert werden; und Senkung der Produktionskosten. Darüber hinaus wollte Todd Energy seine Abläufe rationalisieren und den Mitarbeitern die Informationstools geben, die sie benötigen, um unabhängig von ihrem Standort zu arbeiten.

Die implementierte Lösung führt fragmentierte Informationen und Vorgänge in einer einfachen Office 365-Plattform zusammen, die von Power BI unterstützt wird. Seit dem Go-Live im Jahr 2019 haben Mitarbeiter – von Unternehmensteams bis hin zu Außendienstmitarbeitern – Informationen nahtlos über Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner und Power Platform erstellt und genutzt.

Die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit wurde ermöglicht, sodass Sie jederzeit und überall einfach und schnell auf die richtigen Inhalte zugreifen können. Bessere Entscheidungen durch verbesserte Sichtbarkeit von Informationen und Prozessen wurden über Power BI und Power Automate ermöglicht.

Russell Craig, National Technology Officer von Microsoft New Zealand, glaubt, dass der Erfolg von Todd Energy ein Fahrplan für andere Unternehmen ist, um zu erkunden, wie sie digitale Technologien nutzen können, um verstreute Teams zu vereinen und erhebliche Produktivitäts- und Innovationsgewinne zu erzielen.

Herausforderung

Todd Energy stand vor zwei großen Herausforderungen; Erstens erwarteten Mitarbeiter, einschließlich neuer Mitarbeiter und Millennials, zunehmend unkomplizierte digitale Arbeitsweisen. James Blair, Head of Information Management and Technology bei Todd Energy, fasst es zusammen: „wirWir haben mehrere Generationen in unserer Belegschaft und möchten in eine Organisation kommen, in der sie digital arbeiten können. Für Todd ist es wichtig, eine Grundlage zu haben, die ihm dies ermöglicht.“

Zweitens teilten die Leute Dateien auf mehreren Netzlaufwerken, Festplatten, Desktops und verschiedenen Intranets. Fragmentierte Informationen beeinträchtigten die Zusammenarbeit und Produktivität sowie die Fähigkeit, den Mitarbeitern im Außendienst die richtigen Informationen zur Hand zu haben.

Der Spezialist für Informationsmanagement, Steph Richardson, sagt „Man kann mit Fug und Recht sagen, dass niemand einen Ort hatte, an den er gehen konnte, um auf eine Dokumentationsquelle zuzugreifen. Am Ende haben wir Dateien dupliziert, und wir hatten immer noch Leute, die auch auf Netzlaufwerke zugegriffen haben.“

Todd Energy wollte sich die Zeit nehmen, es richtig zu machen und eine dauerhafte Lösung zu entwickeln. Blair sagt: „In der Vergangenheit, als SharePoint bereitgestellt wurde, gab die IT es dem Unternehmen einfach als Geschenk und sagte: „Hier ist eine ECM-Lösung.“. Es gab keine Architektur, es wurde einfach bereitgestellt und wuchs organisch, im Gegensatz zu einer geplanten und strukturierten Art und Weise. Im Laufe der Zeit bedeutete dies, dass die Leute ihre Sachen nicht finden konnten.“ Todd Energy wollte dieses Mal viel mehr Zeit damit verbringen, die Architektur richtig zu machen – da sie wussten, dass es der Schlüssel war, den Mitarbeitern zu ermöglichen, Inhalte zu finden und abzurufen.

Für Todd Energy war dies auch ein potenzieller Risikobereich, da das Unternehmen in einer stark regulierten Branche tätig ist und jedes Jahr mehreren Audits unterzogen wird. Dies wirkt sich auch auf das Endergebnis aus und erhöht die Betriebskosten.

Strategie

Als Lösungsplattform wurde die Microsoft Cloud-Technologie und Office 365 ausgewählt. Information Leadership, ein Microsoft Gold-Partner und Spezialist für Office 365, wurde zu Implementierungspartnern und vertrauenswürdigen Beratern.

Blair fasst es zusammen, „Wir betrachten Information Leadership als echten Partner; Wir arbeiten mit Organisationen zusammen, bei denen es keine Einbahnstraße gibt – nicht nur eine Vereinbarung zwischen Anbietern und Lieferanten. Wir möchten, dass die Personen, die wir als Partner auswählen, Teil des Teams sind.“

LÖSUNG #1: INFORMATIONSKONSOLIDIERUNG FÜR ÜBERALL ARBEITEN UND ZUSAMMENARBEIT

Für die Mitarbeiter war das Finden und Abrufen von Informationen eine ständige Quelle der Frustration. Die Lösung musste einfach sein, um ihre Anforderungen zu erfüllen. Blair sagt: „Wir brauchten etwas, das die Anforderungen der digital am stärksten herausgeforderten Mitarbeiter in der Organisation bis hin zu einigen der technisch versiertesten erfüllte…“

Todd Energy zielte auf die Konsolidierung seiner Wartungs-„Arbeitspakete“ als frühzeitige Lösung ab, um die Produktivität zu verbessern und den Mitarbeitern ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Durch die Integration des Wartungssystems mit Office 365 wurden automatisch Ordner für jedes Wartungsprojekt erstellt und die Mitarbeiter die relevanten Inhalte (Arbeitsumfänge, Berichte, Verträge) per Drag & Drop in den Ordner gezogen. Die „Arbeitspakete“ wurden von mehreren Teams verwendet und jeder greift direkt auf die Inhalte zu, wo immer er sich gerade befindet.

„Wenn Leute nach Inhalten zu einem bestimmten Arbeitspaket suchen, geben sie einfach eine Zahl ein, und es wird automatisch alles angezeigt, was sich auf das Arbeitspaket bezieht. Das ist ein Schlüsselelement für uns – die Integration unseres Wartungssystems“, sagt Blair.

Zusätzlich zu den Arbeitspaketen wurde ein neues Intranet entwickelt, um eine „Single Quelle der Wahrheit'. Das Intranet mit dem witzigen Namen „The Sauce“ machte an einem Ort alle Informationen zugänglich, die Todd-Mitarbeiter für die Arbeit im gesamten Unternehmen benötigten. Alle Einführungsressourcen befanden sich in einem einzigen Abschnitt namens „Hier arbeiten“.

Richardson sagt, „Eine Anlaufstelle für Neueinsteiger zu haben, von der aus sie auf alle Apps zugreifen können, die bei Todd Energy verfügbar sind, hat ihre Einarbeitung in ihre Rollen so viel einfacher gemacht.“

LÖSUNG #2: MEHR „AUF DERSELBEN SEITE“ MIT MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams war ein Wendepunkt für laufende Projekte und andere Initiativen. Beispielsweise war Teams der primäre Mechanismus für die Zusammenarbeit des Projektteams von Todd Energy and Information Leadership. Sie nutzten Chat, Video und Bildschirmfreigabe, OneNote, freigegebene Dateien und Listen sowie Planner – alles innerhalb der Teams-Oberfläche mit enormer Reduzierung der E-Mail-Nutzung.

Dieser Erfolg spiegelte sich in der gesamten Organisation wider. Im Bereich Zuverlässigkeit und Integrität ist Teams der Schlüssel zur Zusammenarbeit. Steve Smith, Zuverlässigkeits- und Integritätsmanager, sagt: „Wir haben in meiner Gegend ungefähr acht bis zehn Teamstandorte eingerichtet … Es ist etwas, das die Leute wirklich angenommen haben. Es ist wirklich gut für die Zusammenarbeit und die Strukturierung unserer Arbeit.“

LÖSUNG #3: LEISTUNGSPLATTFORM FÜR PROJEKTLIEFERUNG UND PROAKTIVERE WARTUNG

Das Power Platform hilft Todd Energy auch dabei, Projekte schneller und effektiver umzusetzen. Wichtige Projektinformationen werden extrahiert und mit Power BI kombiniert, sodass die Mitarbeiter über aussagekräftige umsetzbare Informationen verfügen.

Beispielsweise können die Mitarbeiter bei „Plant Change Requests“ jetzt visualisieren, ob Projekte im Zeitplan liegen, und sie können alle Engpässe identifizieren, die die Fertigstellung behindern. Das Führungsteam hat Einblick in Fortschritte, Ressourcenniveaus und andere wichtige Kennzahlen.

Angetrieben von wichtigen Mitarbeitern hat Power BI die Mitarbeiter gestärkt und die Fähigkeiten in die Hände des Unternehmens mit den Menschen gelegt, die es verwenden.

LÖSUNG #4: MODERNER ARBEITSPLATZ; WENIGER PAPIER & FLEXIBLE ARBEITSREGELUNGEN FÜR EINE BESSERE WORK-LIFE-BALANCE

Todd Energy hat eine lebendige Unternehmenskultur mit großartigen Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten. Office 365 hat es ihnen ermöglicht, dies weiter voranzutreiben und einfacher im gesamten Unternehmen zu arbeiten. Hannah Heberley, Kommunikationsberaterin, sagt:

„Wir können viele wichtige Informationen austauschen, was bedeutet, dass wir viel mehr darüber wissen, was vor sich geht. Wir sind nicht nur Partner, wir wissen mehr voneinander, woran die Leute arbeiten und woran die Leute beteiligt sind – ich denke, wir sind uns mehr einig.“

Ein zentrales Video-Repository aller Videos, die Stream verwenden, ist leicht zugänglich und unterstützt die Mitarbeiter beim Selbstlernen. Mit anderen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben ist mit Delve einfacher, da die Kontaktlisten auf dem neuesten Stand gehalten werden und es einfach ist, Kontakt aufzunehmen.

REMOTE- UND DIGITALES ARBEITEN war ein entscheidender Vorteil. Richardsson sagt:

„Vor 18 Monaten druckte das Führungsteam Papierestriche aus, um sie zu ihrem wöchentlichen Montagsmeeting mitzunehmen. Mit der Verwendung ihrer Surface Pros sind sie jetzt alle elektronisch. Ich denke, das ist eine Kombination aus der Technologie und dem, was wir in die Software einbauen, um ihnen wirklich zu helfen.“

Und für die Mitarbeiter hilft es ihnen, die Anforderungen von Beruf und Familie zu bewältigen. Hebrley sagt:

„Mein erster Gedanke war, dass es gut ist, dass ich jetzt alles aus der Ferne erledigen kann. Ich bin nicht allein in meiner Arbeitsweise; Ich arbeite in Teilzeit, in der Nähe von Kindern … unterwegs auf Informationen zugreifen zu können, das ist es, was die Leute heutzutage erwarten – und es ist ziemlich cool, sie liefern zu können.“

Ergebnisse

Office 365 hat maßgeblich dazu beigetragen, die Zusammenarbeit zu fördern, die Produktivität zu steigern und das Engineering-Risiko bei Todd Energy zu reduzieren. Mitarbeiter im Außendienst können beispielsweise überall arbeiten und über ihre mobilen Geräte auf Inhalte von Wartungsarbeitspaketen zugreifen. Mitarbeiter berichten, dass es 60% schneller ist, Informationen mit Arbeitspaketen zu finden als zuvor, und dass die Verfügbarkeit vor Ort ein Gamechanger ist.

Smith sieht, dass Arbeitspakete Zeitverschwendung reduzieren und den Mitarbeitern helfen, Informationen zu finden, von denen sie nicht wussten, dass sie existieren:

„Die Leute wollen einfach nur gehen und ihre Arbeit machen. Wenn sie dies nicht können, verbringen sie zu viel Zeit damit, Informationen zu finden, die ihren Tag frustrieren. Wir verwenden und finden jetzt Informationen wieder, um die Wartungsarbeiten schnell zu planen und vorzubereiten, und verbringen dann die meiste Zeit damit, sie tatsächlich durchzuführen – das ist der eigentliche Wert unserer Arbeit.“

Dies ist aus Compliance-Sicht besonders wichtig; „Ein Umfeld zu haben, das es uns ermöglicht, die Nachweise schnell und einfach zu erbringen, ermöglicht es uns, die Compliance effizient zu erfüllen – also aus Risikosicht hilft es uns sehr,“ sagt Schmid.

Informationen und Formulare, die für den sicheren und effizienten Betrieb der Werke von Todd's von wesentlicher Bedeutung sind, wurden im Intranet zugänglicher gemacht und werden nun von den Mitarbeitern durchschnittlich 40 Mal pro Woche eingesehen.

Durch die Verwendung von Power Automate wird die Gefahrenerkennung und -kommunikation verbessert und die reaktive Anlagenwartung reduziert. Gefahrenformulare werden automatisch ausgefüllt und Informationen werden in einem Standardlayout präsentiert, in dem alle Mitarbeiter schnell und einfach informiert sind. Power Automate ermöglicht es dem Team, anfallende reaktive Arbeiten schnell aufzuzeichnen. Durch die Automatisierung des Anforderungs- und Genehmigungsprozesses für reaktive Arbeiten kann das Wartungsteam besser verstehen, warum das Problem aufgetreten ist, und entsprechend planen. Steve Smith sagt: „Als Ergebnis der Power Automate-Bereitstellung haben wir festgestellt, dass sich die Arbeitsbelastung erheblich verringert. Das Ergebnis ist, dass wir uns in einer viel besser geplanten Umgebung befinden – das ist ein gutes Ergebnis.”

Es gibt bessere Berichte über Produktion und Wartung, wenn Office 365 verwendet wird, um Daten aus mehreren Systemen zu aggregieren, und dann Power BI verwendet wird, um umsetzbare Visualisierungen der Daten zu präsentieren. Innerhalb von sechs Monaten hat Todd Energy seine Lizenzen für Power BI von einer Handvoll auf mehr als 130 erhöht. Allein mehr als 150 Power BI-Berichte werden derzeit für Produktionsdaten, Projektverfolgung und Verfolgung kontrollierter Dokumente verwendet.

Die Zusammenarbeit an Projekten hat sich durch die Verwendung von Microsoft Teams für laufende Anlagenwartungsprojekte und andere Initiativen im Zusammenhang mit der Anlagenzuverlässigkeit verbessert. In Verbindung mit der Verwendung von Planner zur Verwaltung von Aufgaben hat dies die Lösung von Problemen und das Erzielen von Fortschritten erleichtert.

Compliance, automatische Klassifizierung, sichere und einfache Einrichtung geschützter Fallakten und konsistente Nutzung und Verwaltung von Microsoft Teams wurden durch die Verwendung innovativer, von Azure gehosteter Information Leadership-Apps ermöglicht.

Produktivität und Zusammenarbeit haben sich verbessert. Office 365 ermöglicht es den Mitarbeitern, die Informationen sicher zu teilen und sich auf sie zu verlassen. Mit der Co-Authoring-Funktionalität, die in komplexen Dokumenten verwendet wird, wird Zeit gespart und die Zusammenarbeit verbessert.

Executive Assistant, Louise Hamerton, die Vorstands- und Führungspapiere vorbereitet, sagt: „Ein zentraler Ort für die Zusammenarbeit aller macht die Aktualisierung von Vorstandspapieren und -dokumenten durch mehrere Personen viel effizienter. Die Möglichkeit nachzuverfolgen, wer an dem Dokument Änderungen vorgenommen hat, rationalisiert den Prozess.”

Sitzungsunterlagen werden jetzt digital an das Führungsteam geliefert und auf Surface Pros abgerufen. Der Papierabfall wird reduziert, die Sicherheit erhöht und die Mobilität verbessert.

Mit durchschnittlich über 200 Aufrufen pro Woche ist The Sauce aus der Informationssuche nicht mehr wegzudenken. In ähnlicher Weise bietet eine Seite mit Geschäftsanwendungen eine zentrale Anlaufstelle für den Zugriff auf alle Geschäftsanwendungen und wird durchschnittlich 75 Mal pro Woche aufgerufen. Referenzinformationen und Formulare, die für den sicheren und effizienten Betrieb von Todd's-Anlagen unerlässlich sind, wurden leichter zugänglich gemacht. Sie werden jetzt durchschnittlich 40 Mal pro Woche von den Mitarbeitern angesehen.

Vor dem Intranet war die Kommunikation mit den Mitarbeitern hierarchisch aufgebaut. Aktualisierungen und Informationen kamen von oben nach unten, und die Mitarbeiter mussten auf eine E-Mail vom General Manager oder Chief Executive warten. Es gab persönliche Treffen aller Mitarbeiter etwa alle 6 Wochen, aber dazwischen gab es Informationslücken.

Heberley reflektiert die Veränderung: „Jetzt haben wir digitale Anschlagtafeln in Kantinen – wir können Dinge viel schneller, häufiger und visuell in Echtzeit kommunizieren. Wenn also dreißig Minuten später etwas passiert, kann es auf einem dieser Bildschirme zu sehen sein … Ich denke, wir sind dadurch besser verbunden und wissen viel mehr darüber, was vor sich geht.“

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