Der weltweit anerkannte Golfhersteller TaylorMade revolutioniert seine Rechtsprozesse mit Microsoft Syntex

Zusammenfassung

TaylorMade wurde 1979 mit dem Versprechen gegründet, Innovation mit Authentizität zu verbinden, und genießt seit Jahrzehnten einen Ruf als die leistungsstärkste Golfmarke der Welt.

Seit der Gründung des ersten Metallholzes im Jahr 1979 hat sich das Unternehmen als mehr als nur ein Hersteller von hochmoderner Sportausrüstung etabliert. Mit dem Motto „nie fertig“ im Kern hat TaylorMade eine Kultur, in der Innovation und Verbesserung nicht nur ermutigt, sondern gefördert werden. Dieses Streben nach Exzellenz erstreckt sich über alle Abteilungen – von Prozessen bis hin zu Produkten und Athleten – und drängt ihre Mitarbeiter, Risiken einzugehen, neue Grenzen zu erkunden und neue Wege zur Verbesserung zu finden.

Herausforderung

Das IT-Team von TaylorMade ist ständig bestrebt, intelligenter zu arbeiten und die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern, und hat viel in die Erforschung und Einführung der neuesten Technologielösungen investiert. Um ihre Tradition als leistungsstärkste Golfmarke aufrechtzuerhalten, müssen diese neuen Lösungen sicher und konform, weltweit zugänglich und branchenführend sein. Einfach ausgedrückt – die von ihnen verwendeten Lösungen müssen die Qualitäten veranschaulichen, die der Marke am Herzen liegen.

„Wir suchen nach einer Lösung, die besser funktioniert als alle anderen und hinter der das beste Team steht“, sagt Ali Chitsaz, Senior Manager, Digital Workplace, TaylorMade Golf

Ein Bereich, in dem das Team Verbesserungsbedarf erkannte, war die Inhaltsverwaltung – insbesondere rund um Patent- und Markeninformationen.

Um die Fülle an Rechtsdokumenten und vertraulichen Informationen verwalten zu können, verbrachte das Rechtsteam von TaylorMade traditionell endlose Stunden damit, die Inhalte manuell zu verwalten, sobald sie in ihren Outlook-Posteingängen eintrafen. Wenn sie Marken- oder Patentinformationen in ihrem Posteingang erhielten, verschoben die Mitglieder der Rechtsabteilung das einzelne Dokument in ihr hierarchisches Dateisystem in Outlook-Ordnern.

„Wir hatten diese Anwälte, die buchstäblich Stunden und Stunden damit verbrachten, Dokumente einzureichen und zu verschieben.“ – Ali Chitsaz, Senior Manager, Digital Workplace, TaylorMade Golf

Dieser langwierige Prozess war ineffizient und anfällig für menschliche Fehler, was die Organisation von ihrer Mission rund um Innovation abhielt.

Strategie

Im Laufe der Jahre war TaylorMade ein früher Anwender von Microsoft-Lösungen – darunter Microsoft Teams und andere Collaboration-Tools. Da das IT-Team von TaylorMade fest auf Microsoft-Lösungen vertraut, wandte es sich an Microsoft, um einen neuen Ansatz für das Content-Management zu finden.

Sie wurden schnell auf Microsoft Syntex als Lösung hingewiesen.

Um mit Syntex zu beginnen, hat sich TaylorMade mit dem Microsoft-Partner Lighthouse Global verbunden. Mit seiner Expertise in den Bereichen Compliance, Sicherheit und Information Governance war Lighthouse Global der ideale Berater für diesen Job.

Die Microsoft Syntex-Inhaltsverarbeitung nutzt KI, um sich wiederholende Felder in Dokumenten zu erkennen, um Informationen richtig aufzunehmen und zu markieren – und Teams dabei zu helfen, sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß gespeichert, verwaltet und für die richtigen Teammitglieder durchsuchbar sind.

„Dies erhöht das Lernen, verringert den Umfang der manuellen Arbeit, verringert die Komplexität und erhöht den Durchsatz in Bezug auf die Fähigkeit, Dokumente einzusehen, sie zu verwalten und sie innerhalb der Risikotoleranzen zu halten, die unsere Kunden erwarten.“ Paul Moye, Executive Director, Strategische Partnerschaften, Lighthouse Global

Nachdem TaylorMade ihnen über 200 Patent- und Markendokumente zur Verfügung gestellt hatte, analysierte Lighthouse Global den Inhalt, um zu verstehen, welche Felder für die Aufnahme wichtig waren. Anschließend trainierten sie die Syntex-Modelle, um die angegebenen Felder zu erkennen und die richtigen Metadaten anzuwenden. Wenn diese Metadaten angewendet werden, kann TaylorMade die Informationen richtig klassifizieren und sie sicherer aufbewahren.

Ergebnisse

Mit Microsoft Syntex kann TaylorMade sicherstellen, dass seine Anwälte mehr Zeit haben, sich mit Rechtsangelegenheiten zu befassen, und gleichzeitig sicherstellen, dass die Rechtsdokumente sowohl geschützt als auch für die richtigen Teammitglieder zugänglich sind.

Die Reise von TaylorMade mit Lighthouse und Syntex endet hier nicht. Mit der Verfügbarkeit neuer Syntex-Funktionen wächst der Traum der Organisation, ihre Prozesse zu verbessern, weiter. Von der Übersetzung von Dokumenten in Mandarin und Japanisch bis hin zur Schaffung neuer Möglichkeiten zum Suchen und Kommentieren von Informationen – die Teams von TaylorMade sind bestrebt, die KI in ihren Prozessen zu skalieren.

Ali Chitsaz erklärt: „Eine Folie durchgehen und einen Screenshot machen zu können, wenn man sich ein Video ansieht, und dann sechs Monate später suchen zu können, wird sich für die Community als so immens wertvoll erweisen, weil so viel verloren geht das ist nicht durchsuchbar.“

Die Begeisterung wird von Lighthouse geteilt: „Syntex ist ein wirklich großartiges Tool für unsere Kunden. Vor allem mit neuen Funktionen, die ihnen bei der Datenklassifizierung, Prozessautomatisierung und Anwendung von Datenschutzkontrollen helfen werden“, sagt Chelsey Vance, Senior Advisory Consultant, Lighthouse Global.

Die Kombination ihrer Entschlossenheit, neue Ansätze zu erforschen, mit der Expertise von Lighthouse und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Inhalts-KI mit Microsoft Syntex – die Zukunft für TaylorMade ist rosig.

„TaylorMade wird durch Innovation angetrieben und wir lieben es, dass Microsoft hier mit uns innovativ ist.“ Ali Chitsaz, Senior Manager, Digital Workplace, TaylorMade Golf

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