Mit Microsoft 365 und Information Leadership in weniger als einem Jahr ein Jahrzehnt nach vorne springen

Zusammenfassung

Der Tasman District Council (TDC) hatte gerade ein Projekt zur Digitalisierung gestartet, als der COVID-19-Lockdown eintraf. Da nur ein Bruchteil seiner Mitarbeiter für die Arbeit von zu Hause aus ausgestattet war, trat TDC aufs Gaspedal. Mit der Hilfe des Technologiepartners Information Leadership waren sie nicht nur in der Lage, wichtige Ratsoperationen durch den Lockdown aufrechtzuerhalten und die Bewohner des Distrikts sicher und unterstützt zu halten, sie gingen sogar noch ein paar Jahrzehnte weiter. Der neu digitalisierte Tasman District Council arbeitet produktiver, verwaltet Ressourcen effektiver und arbeitet einfacher als je zuvor zusammen, und das sind auch großartige Neuigkeiten für die Einwohner.

Neuseeland mag ein kleines Land sein, aber es gibt mehr als 75 benannte Distrikträte im ganzen Land, nicht eingeschlossen all die verschiedenen Stadt- und Regionalräte, die unser tägliches Leben überwachen. Jeder spielt eine gleich wichtige Rolle bei der Überwachung der Menschen, Ressourcen und Infrastruktur seines (meist ländlichen) Gebiets. Bezirksräte sind groß und kompliziert mit viel Personal, großer Arbeitsbelastung, strengen behördlichen Auflagen und enormer Verantwortung. Ob es der Far North District Council ist, der ein Abwasserprojekt ins Leben ruft, oder der Queenstown Lakes District Council, der über eine neue Wohnsiedlung berät, die District Councils spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, das Wachstum des gesamten Landes zu unterstützen.

Was passiert also, wenn eine Bezirksverwaltung darum kämpft, die besten Ergebnisse für ihre Bewohner zu erzielen, weil ihre Technologie veraltet und veraltet ist?

Der Tasman District Council (TDC) übt sowohl die Funktionen eines Regionalrats als auch eines Stadtrats aus, was bedeutet, dass er in einem breiten Spektrum von Aktivitäten tätig ist, von der Hundelizenzierung bis hin zu Abwassersystemen. Jeder dieser Arbeitsbereiche nutzt große Datenmengen und unterliegt vielen unterschiedlichen Vorschriften.

Aber noch im Jahr 2019 waren einige der wichtigsten Prozesse von TDC, einschließlich Ressourcenzustimmungen, noch papierbasiert, was es schwierig machte, den Überblick über Aktivitäten und Daten zu behalten. Auch die digitalen Workflows liefen auf einem in die Jahre gekommenen Intranetsystem. Dies war für den Rat und seine Mitarbeiter langsam und unproduktiv und bedeutete, dass er seine Daten den Interessengruppen nicht in einer nützlichen Weise präsentieren konnte, die es ihnen ermöglichte, schnelle, aber fundierte Entscheidungen zu treffen.

„In mancher Hinsicht hätten wir uns vielleicht als 15 oder 20 Jahre hinter modernen Organisationen hinkend beschrieben“, sagt Steve Manners, CIO von TDC.

Herausforderung

TDC wandte sich an Information Leadership, um Hilfe beim Austausch seiner alternden Infrastruktur und der Umgestaltung seiner Betriebsabläufe zu erhalten. Als Organisation mit wertvoller Erfahrung in der Entwicklung digitaler Lösungen für Behörden und Organisationen des öffentlichen Sektors war Information Leadership die natürliche Wahl.

Das Projekt hatte jedoch gerade erst begonnen, als sich das Land in einem Level-4-Lockdown befand. Dies hätte eine große Straßensperre darstellen können. Nur einer von fünf TDC-Mitarbeitern war für die Arbeit von zu Hause aus gerüstet, sodass selbst ein „Business as usual“ schwierig war, geschweige denn ein umfassender Systemwechsel. Anstatt das Projekt auf Eis zu legen, erkannte TDC, dass es noch schneller handeln musste, um seine Bewohner während des Lockdowns zu unterstützen.

„Die Versuchung war groß zu sagen, ‚das Timing ist nicht richtig', und das wäre ein enormer Verlust an Schwung für uns gewesen“, sagt Janine Dowding, Chief Executive von TDC. „Wir haben beschlossen, dass wir wirklich den Sprung wagen und in Stiefel springen müssen, also haben wir unsere Investition tatsächlich erhöht.“

Strategie

Information Leadership entwickelte vier Schlüssellösungen zur Rationalisierung des Prozesses, die auf verschiedenen Aspekten des Microsoft 365-Stacks aufbauen. Die erste bestand darin, Informationen so zu konsolidieren, dass Compliance sichergestellt und gleichzeitig die Produktivität gesteigert und den Mitarbeitern mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit geboten wurden. Das bestehende Intranet von TDC wurde in eine neue moderne Umgebung in M365 migriert, die liebevoll DORIS (Digital Office Records and Information System) genannt wird. Dies war eine wirklich gewaltige Aufgabe, bei der mehr als 750.000 Dokumente verschoben werden mussten.

Sobald die Dokumente in ihrem neuen Zuhause in DORIS waren, konnten die Mitarbeiter alle benötigten Dokumente schnell und an einem Ort finden. Beispielsweise kann eine digitale Immobiliensuche im neuen System alle Inhalte zu einer einzelnen Immobilie, von Baugenehmigungen bis hin zu Tierkontrollfragen, auf einen Blick finden, und seit die alten Systeme abgeschaltet wurden, greifen die Mitarbeiter im Durchschnitt darauf zu 4.500 Dokumente am Tag, statt Akten in Papierform zu durchsuchen.

„Die Mitarbeiter sind oft überrascht, wie nützlich die Ergebnisse sind“, sagt Peter Darlington, IS Manager. „Wie von Zauberhand steht das gesuchte Dokument ganz oben in der Warteschlange.“

Die zweite Kernlösung war der schnelle Einsatz von Microsoft Teams, das zu Beginn des Lockdowns eingesetzt wurde. Information Leadership hat einen klaren Rahmen geschaffen, um alle Informationen in Teams zu organisieren, damit die Mitarbeiter alle Informationen sowie die Personen, mit denen sie sich befassen müssen, leicht finden können. Teams ist jetzt ein wichtiger Teil der Art und Weise, wie TDC-Mitarbeiter kommunizieren. Sie führen sogar Townhall-Meetings mit mehr als 300 Personen über Teams durch, bei denen alle Mitarbeiter gemeinsam Live-Updates vom Führungsteam erhalten und in Echtzeit antworten können. Vor der Einführung von Teams war es noch nie möglich, alle an einem Ort zusammenzubringen.

Alle schnell auf den neuesten Stand bringen

Der dritte Teil der Lösung war das Änderungsmanagement, um sicherzustellen, dass das Projekt nicht nur eine Änderung der Computersysteme war, sondern auch der Art und Weise, wie die TDC-Mitarbeiter in Zukunft arbeiten und sich verhalten werden. Information Leadership unterstützte Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auf dem Laufenden waren und alle Bedenken schnell angegangen wurden. Mehr als 300 Mitarbeiter nahmen an einer Expo-Veranstaltung teil, die für breite Zustimmung sorgte. Mentoren wurden im Rahmen der beschleunigten Einführung von Teams im Lockdown eingesetzt, und Videoschulungssitzungen wurden über Microsoft Stream für 360-Mitarbeiter bereitgestellt. Diese Technologie wird auch heute noch für die Mitarbeiterschulung verwendet, beispielsweise für die Ausspracheführung von Te Reo während der Māori-Sprachwoche. Die Bereitstellung von Online-Schulungen hat dem Rat nicht nur Geld gespart, da die Inhalte in Teams jederzeit zur Verwendung verfügbar bleiben, sie bleiben eine nützliche Ressource für die Mitarbeiter, auf die sie zurückgreifen können.

Bewohner und Arbeitnehmer stärken

Der letzte Aspekt der Lösung von Information Leadership nutzte das Power Platform von Microsoft, um die Geschäftsanalysten von TDC in die Lage zu versetzen, Probleme zu lösen und ihnen zu ermöglichen, wichtige Informationen in einem leicht verständlichen visuellen Format mit den Bewohnern zu teilen. Ein Schlüsselbereich, in dem sich dies als nützlich erwiesen hat, ist die Wasserwirtschaft. Die Region Tasmanien ist stark von Bewässerung abhängig, daher ist eine gute Bewirtschaftung der Wasserressourcen ein wichtiger Teil der Rolle von TDC. Ein System mit Power BI wurde entwickelt, das Echtzeitinformationen zu Wasserständen und Wasserbeschränkungen auf der TDC-Website anzeigt. „Es war wirklich wertvoll, diese Informationen in einer grafischen, organisierten Weise für unsere Steuerzahler sehen und verstehen zu können“, sagt Steve.

Power Automate wurde verwendet, um den Prozess der Registrierung externer Auftragnehmer zu rationalisieren und zu verwalten. „Früher lief das Information Services (IS)-Team herum und nervte die Leute und fragte, ob sie dieses und jenes Stück Papier unterschrieben hätten“, sagt Steve. Das neue System bedeutet, dass Auftragnehmer auf eine Website gehen und automatisch ein Formular generieren können, das zur richtigen Person führt, um ihren Antrag zu unterzeichnen.

Ergebnisse

Dieses Projekt hat massive Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen sowie eine erhebliche Reduzierung des organisatorischen Risikos ermöglicht.

Es ist auch ein großartiges Beispiel für die Fähigkeit von Information Leadership, sich schnell zu bewegen, was ihnen den zweiten Platz für den FastTrack Project Award bei den ALGIM (Association of Local Government Information Management) Awards im Jahr 2020 einbrachte.

Der Übergang wird sicherstellen, dass die Systeme von TDC auch in Zukunft auf dem neuesten Stand bleiben, egal was passiert, sagt Steve. „Indem wir einige Jahrzehnte alte On-Premise-Systeme abgeschafft haben, sind wir in der Zeit um ein Jahrzehnt nach vorne geschossen und werden aufgrund der Art und Weise, wie die Microsoft 365-Umgebung konzipiert ist, weiterhin mit der Zeit gehen. Es ist fantastisch."

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