Zusammenfassung
Ein erstklassiger Hersteller und Anbieter von Unterwassertechnologien und -dienstleistungen, die die globale Offshore-Energieindustrie (der „Hersteller“) verbinden, bietet innovative Technologien, die eine lebenswichtige Steuerung und Stromversorgung sowohl für den Öl- und Gassektor als auch für die erneuerbaren Energien ermöglichen. Bei vielen Projekten arbeiten die Abteilungen Vertrieb, Konstruktion, Planung, Fertigung und Qualitätssicherung des Unternehmens zusammen. Die weltweit verteilten Teams benötigten jedoch Zugriff auf Projektdokumente und wichtige Geschäftsinformationen, die über eine einzige Quelle bereitgestellt wurden. Um den Zugriff und die Klarheit im gesamten Unternehmen zu ermöglichen, implementierte der Hersteller ein automatisches Kategorisierungs- und Metadaten-Tool, das die Erfassungsprozesse rationalisieren würde. Dadurch können sie ihre Investition in SharePoint als Hauptrepository besser nutzen und die Akzeptanz steigern.
Herausforderung
Eine der größten Herausforderungen für den Hersteller war die enorme Menge an Rechnungen, die manuell verarbeitet werden mussten. Die Finanzabteilung kam mit dem steigenden Volumen – 15.000 Rechnungen pro Jahr – nicht gut zurecht, was zu Zahlungsverzug führte. Darüber hinaus wurden einige Rechnungen im manuellen Genehmigungsprozess verlegt, gingen verloren oder wurden dupliziert. Obwohl sie ein SharePoint-Intranet betrieben, arbeiteten die Remote-Abteilungen nicht an einem gemeinsamen Repository zusammen. Die ursprüngliche Dokumentenverwaltungsplattform des Unternehmens war als monolithische Lösung konzipiert, die zu spröde und komplex geworden war, um die aktuellen Geschäftserwartungen zu erfüllen. Darüber hinaus war die Nutzung von SharePoint erschreckend gering, da es keinen zentralen Einstiegspunkt für alle Geschäftsanwendungen gab.
Strategie
Der Hersteller arbeitete mit dem britischen Ephesoft-Lösungsanbieter IONIT an der Implementierung von Ephesoft Transact Smart Capture, um die Organisation und Klassifizierung von Dokumenten in seiner SharePoint-Umgebung zu optimieren. Mithilfe der Lösung kann der Hersteller Dokumente schnell durch automatische Klassifizierung, Extraktion und Bereitstellung der Dokumente (in Papier- und elektronischer Form) und zugehöriger Daten direkt in den SharePoint-Workflow und den Genehmigungsprozess integrieren.
Das Produkt von Ephesoft half ihnen sofort, insbesondere bei der Rechnungsverarbeitung. Beispielsweise werden die meisten computergenerierten Rechnungen des Herstellers automatisch erfasst und mithilfe von OCR extrahiert – einschließlich fast aller erforderlichen Elemente, 23 Datenfelder. Als Teil der Lösung helfen automatisierte Datenbanksuchabfragen beim Extrahieren von Metadaten aus den Rechnungen und zugehörigen Dokumenten. In seltenen Fällen von unleserlichen Dokumenten findet die Software die Position von Schlüsselfeldern und präsentiert sie einem Bediener für eine schnelle und effiziente manuelle Dateneingabe.
Es ist sehr intuitiv und einfach zu konfigurieren, und da weniger Schulung erforderlich ist, lieben unsere Kunden es. Bei Bedarf bietet Ephesoft ein sehr proaktives und hilfsbereites Support-Team.
Anshuman Nayak (Leitender Systemberater, IONIT)
Ergebnisse
Die Rechnungsverarbeitungslösung des Herstellers trug dazu bei, pünktliche Zahlungen von Kunden zu ermöglichen und eine attraktive Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten. Seit der Implementierung von Ephesoft konnten sie einen 40% Anstieg der Rechnungen – von 15.000 auf 21.000 Rechnungen – ohne Probleme bewältigen. Sie waren in der Lage, die Kontrolle der Projektdokumente und die projektbasierte Zusammenarbeit zu rationalisieren, indem sie die Arbeitsabläufe der Vertriebs-, Design-, Planungs-, Fertigungs- und Qualitätssicherungsabteilungen integrierten. Mit einem robusten Genehmigungsprozess für Dokumente kann sich der Hersteller darauf verlassen, dass organisatorische Dokumente über eine transparente Genehmigungskette behandelt werden, bevor sie veröffentlicht/aktualisiert/gelöscht werden. Dies stellt die Verfügbarkeit korrekter Dokumentversionen während des gesamten Projektlebenszyklus mit Unterstützung eines Audit Trails für alle Schlüsseldokumente sicher.
Derzeit nutzen rund 250 Mitarbeiter die Lösung. Der Hersteller konnte sofort die Vorteile der Fernerfassung erkennen. Sie haben eine billigere Verteilung, einen schnelleren Zugriff auf die Dokumente, reduzierte Versandkosten und kürzere Bearbeitungszeiten mit weniger verlorenen, duplizierten oder verlegten Datensätzen realisiert.
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