Kunde
Stonebridge-Unternehmen
ECM-weise
ECM Wise hat Migrationen von OpenText Content Server zu Microsoft SharePoint revolutioniert. Als Partner von Microsoft Content Services hilft ECM Wise Unternehmen dabei, ihre Datenmigrationen zu beschleunigen und gleichzeitig Kostenvorteile zu realisieren, indem sie ihre Inhalte auf Microsoft 365 verschieben.
Mehr erfahrenZusammenfassung
Stonebridge Companies ist eines der führenden Eigentums-, Management- und Hospitality-Entwicklungsunternehmen der USA. Es besteht aus 63 Hotels mit über 10.000 Zimmern in den Vereinigten Staaten. Um Geld zu sparen und die Benutzererfahrung seiner Mitarbeiter zu verbessern, musste das Unternehmen seine ECM-Plattformen in einem System kombinieren und seine Inhalte in die Cloud verschieben.
Um ihr Ziel zu erreichen, wählten sie ECM Wise als vertrauenswürdigen Berater für die Migration ihrer Inhalte von OpenText Content Server zu SharePoint. Unter Verwendung der in der ECM Wise Migration Tool Suite verfügbaren Tools zusammen mit den erfahrenen Fachleuten von ECM Wise migrierte Stonebridge seine Dokumente, einschließlich aller Versionen, Metadaten, Ordnerstrukturen, Legacy-Links und Berechtigungen, erfolgreich zu SharePoint.
Infolgedessen konnte Stonebridge durch die Außerbetriebnahme seines alten OpenText-Systems Kosten senken und gleichzeitig die Benutzererfahrung für seine Mitarbeiter verbessern.
Herausforderung
Das Hotelmanagement von Stonebridge mit Hauptsitz in Denver, Colorado, erstreckt sich von Küste zu Küste. Mit 63 verschiedenen Standorten verlässt sich das Unternehmen stark auf die Fähigkeit, über ein großes geografisches Gebiet in den Vereinigten Staaten hinweg zusammenzuarbeiten.
Am Anfang wurden Microsoft-Dienste wie Office und Skype für den Zugriff auf Dokumente und die Kommunikation über die verschiedenen Liegenschaften von Stonebridge verwendet. Das zentrale Repository für alle Unternehmensdateien befand sich jedoch vor Ort in der Zentrale in Denver unter Verwendung von Open Text Content Server. Im Laufe der Zeit wurden die steigenden Kosten und die Komplexität der Wartung von OpenText Content Server zu einer Herausforderung, und es bestand der starke Wunsch, in die Cloud zu wechseln, um die Kosten zu senken.
Nach einer ersten Untersuchung wurde klar, dass das Unternehmen durch die Außerbetriebnahme von Content Server und die Verlagerung seiner Inhalte auf SharePoint erhebliche Einsparungen erzielen würde. Der Übergang wäre einfach, da viele der Mitarbeiter bereits Erfahrung mit Microsoft Office und Skype hatten. Dieses Wissen ließe sich problemlos auf Office 365 und Microsoft Teams übertragen.
Der schwierige Teil wäre das Extrahieren von Informationen aus mehr als 10 Jahren, einschließlich kritischer Daten, von Content Server. Das System enthielt wichtige Dokumente, einschließlich Metadaten und Berechtigungen, die aufbewahrt werden mussten. Darüber hinaus müssten die in diesen Dokumenten enthaltenen Legacy-Links beibehalten werden und nach dem Wechsel zu SharePoint funktionieren. Es war wichtig, dass jeder, der die Migration durchführte, über Expertenwissen sowohl für Content Server als auch für SharePoint verfügen musste, um eine reibungslose und effiziente Datenübertragung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alles richtig gemacht wurde.
Stonebridge wusste, dass Microsoft 365 die Antwort war, aber wie konnten sie dorthin migrieren und alle ihre wichtigen Informationen und Metadaten, die in OpenText Content Server gespeichert sind, bewahren?
Strategie
Stonebridge benötigte einen vertrauenswürdigen Berater mit umfassender Erfahrung in der Migration von Informationen von OpenText Content Server zu SharePoint.
ECM Wise verfügte über die Erfahrung, das Wissen und die Expertise bei Migrationen von Content Server zu SharePoint. Zusammen mit ihren bewährten Migrationsprozessen und der benutzerfreundlichen ECM Wise Migration Tool Suite wurde klar, dass ECM Wise die beste Option von Stonebridge wäre, um ihre Migration zu SharePoint so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Sobald eine Vereinbarung getroffen war, führte das ECM Wise Migration Services Team schnell eine Fit-Gap-Analyse zwischen Content Server und SharePoint durch. Es war offensichtlich, dass SharePoint ihre Anforderungen zum Speichern, Freigeben und Zugreifen auf Dateien erfüllen würde. Darüber hinaus erkannte das Team, dass Microsoft Teams hervorragend für die Zusammenarbeit auf allen Liegenschaften von Stonebridge geeignet wäre.
Die größte Hürde war das originalgetreue Extrahieren der Inhalte und Metadaten von Content Server nach SharePoint. Während der Fit-Gap-Analyse identifizierte ECM Wise, wie alle Inhalte von Stonebridge in Content Server strukturiert waren. Das Migrationsteam erklärte dann, wie alle Unternehmensinformationen mithilfe von Websitesammlungen und Dokumentbibliotheken problemlos nach SharePoint migriert werden können. Alle Metadaten, die im Content Server gespeichert waren, konnten problemlos in SharePoint mithilfe von Inhaltstypen und Spalten dargestellt werden. Die im Content Server angewendeten Berechtigungen konnten ebenfalls beibehalten und nach SharePoint migriert werden.
Nachdem Stonebridge grünes Licht gegeben hatte, machte sich das Migrationsteam an die Arbeit und nutzte die ECM Migration Tool Suite, um mit der Planung und Umsetzung des Migrationsprojekts zu beginnen.
Sie verwendeten das ECM Wise Content Server Discovery and Analytics Tool, um die OpenText-Umgebung von Stonebridge zu untersuchen. Von den ECM Wise-Tools wurden Berichte zu den Ergebnissen erstellt, darunter die Anzahl der Dokumente, die Größe und die Arten der im System gespeicherten Elemente. Das Migrationsteam identifizierte potenzielle Schluckaufe wie lange Pfade; Dies ermöglichte es ihnen, Workarounds zu planen und umzusetzen. Mit den Berichten entwickelten sie einen Zeitplan, welche Bereiche wann migriert werden sollten.
Das Migrationsteam unterstützte auch bei der Konfiguration der SharePoint-Umgebung von Stonebridge, der Einrichtung der Websitesammlungen und der Erstellung der Inhaltstypen und Spalten nach Best Practices.
Das Verschieben der Inhalte nach SharePoint wurde mit dem ECM Wise Migration API Tool (MAPIT) vereinfacht. MAPIT kann den Inhalt nehmen und alle erforderlichen Metadaten von Content Server zugeordneten Spalten und Inhaltstypen in SharePoint zuordnen. Die Restrukturierungsfunktion von MAPIT half dabei, lange Pfade aufzulösen. Nachdem das Team alle potenziellen Probleme gelöst hatte, wurden die Inhalte so schnell wie möglich über Azure nach SharePoint migriert. Die Taxonomie wurde in SharePoint rehydriert und alles wurde so strukturiert, wie es in Content Server war.
Die ECM Wise-Tools erstellten Migrations- und Validierungsprotokolle, die alle auf den SharePoint von Stonebridge in ihre eigene Websitesammlung hochgeladen wurden. Die Protokolle dienen als Nachweis, dass die Dokumente nach SharePoint migriert wurden.
Durch die Verwendung der ECM Wise Migration Tools migrierte das Team erfolgreich alle Inhalte, Versionen, Daten, Benutzerinformationen, Metadaten und Ordnerstrukturen nach SharePoint. Bei Bedarf wurden die vorhandenen Content Server-Berechtigungen nach Abschluss der Migration erneut auf SharePoint angewendet. Alle Legacy-Content-Server-Links funktionierten noch mit der Verwendung von ECM Wise's Link Redirector.
Als Unternehmen standen wir vor der gewaltigen Herausforderung, Millionen von Dokumenten aus dem proprietären OpenText Content Server-System in SharePoint Online zu verschieben. Nach der Suche und Befragung mehrerer Anbieter hat ECM Wise bewiesen, dass es über die Expertise sowohl in unserem proprietären OpenText Content Server-System als auch in SharePoint verfügt. Ihre Herangehensweise an unser Projekt war absolut auf den Punkt gebracht. Sie haben „erprobte und wahre“ Verfahren, die uns geholfen haben, Dokumente fehlerfrei zu verschieben. Wir freuen uns darauf, bei zukünftigen Projekten wieder mit ihnen zusammenzuarbeiten.
Steve Johnson (Vizepräsident für IT, Stonebridge Companies)
Ergebnisse
Das Projekt war ein Erfolg.
Mit der Unterstützung von ECM Wise war Stonebridge in der Lage, alle Inhalte pünktlich und im Rahmen des Budgets von Content Server auf SharePoint zu migrieren.
Stonebridge-Benutzer fanden, dass die neu erstellten Dokumentbibliotheken und Websitesammlungen einfach zu verwenden sind. Die Ordnerstrukturen von Content Server wurden repliziert und ihre Informationen waren leicht zu finden.
Das Durchsuchen und Teilen von Dokumenten wurde für die Mitarbeiter von Stonebridge vereinfacht. Sie konnten von überall auf ihre Inhalte zugreifen, auch auf mobilen Geräten. Die Integration mit anderen Office 365-Produkten verbesserte die Produktivität und der Kunde freute sich, Teams für seine Anforderungen an die Zusammenarbeit und Besprechungen zu verwenden.
Stonebridge und ECM Wise erhielten positives Feedback von Endbenutzern. Sie schätzten die Einfachheit, nur ein Anmeldekonto für alle verwendeten Systeme zu haben, einschließlich der Option für Multi Factor Authentication (MFA). Die allgemeine Teamkommunikation und -zusammenarbeit wurde drastisch verbessert.
Am Ende erzielte Stonebridge Kosteneinsparungen, indem es die Lizenz- und Supportkosten durch die Außerbetriebnahme von OpenText Content Server senkte und gleichzeitig die Arbeitserfahrung für seine Mitarbeiter verbesserte.
