Shoosmiths erstellt einen zusammenhängenden Workflow mit SharePoint und K2

Zusammenfassung

Shoosmiths wurde 2015 zur britischen Anwaltskanzlei des Jahres ernannt und ist eine Anwaltskanzlei mit 11 Unternehmensbüros, 153 Partnern und 736 Rechtsberatern. Seit mehr als 15 Jahren war ihr Workflow-Automatisierungsprozess in nicht weniger als 13 separate Technologien und Lösungen aufgeteilt. Das Unternehmen benötigte eine einzige Workflow-Plattform, auf die alle bestehenden Workflows verschoben und für die zukünftige Workflow-Entwicklung verwendet werden konnten.

Herausforderung

Shoosmiths hatte die Bedeutung des Workflows im Kontext des Rechtsfallmanagements schon lange erkannt und nutzte Workflow-Automatisierung seit über 15 Jahren. Während dieser Zeit wurden nicht weniger als 13 separate Workflow-Technologien und -Lösungen eingesetzt. Wie Shane Scott, IS Director bei Shoosmiths, sagt, war diese fragmentierte Umgebung „sehr ineffizient, beeinträchtigte den Kundenservice und ist schwierig zu warten und zu verwalten“.

Das Unternehmen hat Microsoft SharePoint implementiert, um das Dokumentenmanagement in seinen 11 Büros zu zentralisieren, SAP als Praxisverwaltungs- und Finanzsystemlösung implementiert und erweitert derzeit die SAP-Präsenz durch den Einsatz von SAP HR.

„Die Vorteile einer einzigen Workflow-Plattform, die in SAP und SharePoint integriert ist, waren ein überzeugendes Argument“, sagt Scott. „Wir begannen daher mit der Suche nach einer neuen Geschäftsmodellierungs- und Workflow-Plattform, auf die wir alle unsere bestehenden Workflows verschieben und als Grundlage für die zukünftige Workflow-Entwicklung innerhalb des Unternehmens verwenden konnten.“

Strategie

Shoosmiths entschied sich für K2, nachdem es eine gründliche technische Analyse der Fähigkeiten von K2 blackpearl durchgeführt hatte. Als Teil des Programms nutzte das Unternehmen die Gelegenheit, Geschäftsprozesse abzubilden und zu optimieren, bevor die neuen Workflows in K2 entwickelt wurden. Alle neuen K2-Prozesse sind eng mit Microsoft SharePoint, SAP-Finanz- und HR-Anwendungen und einem Mitarbeiter-Self-Service-Portal integriert und umfassen auch E-Mail- und SMS-Automatisierung.

Shoosmiths verfügt nun über K2-basierte Prozess-Workflows in vier Schlüsselbereichen seines Geschäfts, mit Plänen, diese auf andere HR-Funktionen auszudehnen, englische Übertragung, Fallmanagement bei klinischer Fahrlässigkeit und Grundstücksübertragung.

Ergebnisse

Der Einsatz von K2 hat zu erheblichen Zeiteinsparungen in allen Bereichen des Geschäfts von Shoosmiths beigetragen. Dies wurde durch eine Kombination aus Prozessoptimierung, Dokumenten- und Prozessautomatisierung (mit K2) und Integration erreicht. Allein bei den neuen Beförderungsfunktionen schätzt das Unternehmen, dass es bis zu 60 Minuten pro Sachbearbeiter und Tag einspart. Dies entspricht ungefähr 800 Stunden pro Woche, die über die Funktion hinweg eingespart werden.

Darüber hinaus ermöglichen die engen Integrationen zwischen den Softwares die Automatisierung zuvor manueller Prozesse wie Vertragsabschluss, Fertigstellungsabrechnungen und Finanzbuchungen. Dies verkürzt wiederum die Zeit für die Erledigung der Aufgaben und ermöglicht es Shoosmiths, seinen Kunden einen besseren und reaktionsschnelleren Service zu bieten.

Durch den Ersatz der veralteten Workflow-Technologien durch eine einzige Plattform auf Basis von K2 Blackpearl wird das Unternehmen in der Lage sein, seine jährlichen Betriebsausgaben erheblich zu reduzieren. Laut Scott „erwartet Shoosmiths, seine Softwarewartungs- und Lizenzkosten um etwa 160.000 £ pro Jahr zu senken.“

Angesichts des Erfolgs der neuen Workflows treibt Shoosmiths nun Pläne voran, noch stärker automatisierte Prozesse einzusetzen.

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