Neues Dokumentenmanagementsystem bei Save the Children ermöglicht die Erbringung lebenswichtiger Dienstleistungen

Zusammenfassung

Save the Children ist eine internationale gemeinnützige Organisation, die Dienstleistungen anbietet, die dazu beitragen, das Leben von Kindern zu verändern – von lebensrettenden Hilfsgütern bis hin zu emotionaler Unterstützung. Die Organisation wird von großen und kleinen Geberpartnern, einzelnen Wohltätern und Regierungen finanziert. Infolgedessen hat Save the Children viele Vereinbarungen und Verträge – wie zum Beispiel IT-Dienstleistungen und Mietverträge.

Save the Children benötigte ein System zur Sicherung, Steuerung und Erleichterung der Verwaltung von Vereinbarungen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Verträge. Mitarbeiter mussten Vereinbarungen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Vernichtung – und der bestehende, manuelle Prozess war zeitaufwändig, undurchsichtig und schwer nachzuverfolgen.

Durch die Kombination von Microsoft 365 und dem Circle T Agreement Center stellte Circle T Save the Children eine Lösung zur Verfügung, die ihnen die notwendigen Sicherheitsgrenzen, Datenverwaltung und Berichterstattung für alle ihre Vereinbarungen gab. Information Worker können relevante Inhalte jetzt einfach finden, indem sie im Vereinbarungszentrum oder auf der SharePoint-Website suchen.

Darüber hinaus können Mitarbeiter jetzt Verträge schneller und effizienter erstellen, gemeinsam verfassen, unterzeichnen, entdecken und verwalten. Sie können auch sicherstellen, dass ihre Daten sicher sind, dass Berichte, Workflows und Kontrollen angewendet werden, und sich darauf verlassen können, finanzielle Risiken zu reduzieren.

Herausforderung

Save the Children nutzte Microsoft 365 international mit Intranets und Wissensmanagementsystemen in mehreren Ländern. Sie verwalteten Vereinbarungen, einschließlich Verträge, mit einer Vielzahl von manuellen Systemen, Tools und Prozessen. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der Suche und Pflege von Aufzeichnungen, verringerte die Effizienz und erhöhte das potenzielle finanzielle Risiko.

Save the Children benötigte eine Lösung, die den gesamten Lebenszyklus überwachen konnte – von der Erstellung von Vereinbarungen bis hin zur sicheren gemeinsamen Dokumenterstellung mit internen und externen Benutzern, sowie einen sicheren und einfachen Zugriff, Suche und leistungsstarke Berichterstellung.

Strategie

Save the Children wandte sich hilfesuchend an Circle T, nachdem sie in der Vergangenheit mit ihnen zusammengearbeitet hatten, um Lösungen wie Intranets, Richtlinienverwaltung und Verfahrensverwaltung zu implementieren.

Da alle vereinbarungsbezogenen Inhalte zusammenkommen mussten, kamen Save the Children und Circle T zu dem Schluss Microsoft 365 war die logische Lösung, die es dem Team ermöglichte, nicht nur eine konsistente Benutzererfahrung, sondern auch eine konsistente Management- und Compliance-Erfahrung bereitzustellen. Alle endgültigen Dokumente und die notwendige Zusammenarbeit, die zum Verfassen von Inhalten erforderlich ist, können jetzt zentral durch eine Reihe von Regeln im Sicherheits- und Compliance-Center gesteuert werden, das eine wichtige Voraussetzung für Data Governance und Legal Discovery ist.

Es gab mehrere Schlüsselanforderungen für die Lösung, von denen jede Microsoft 365 als überlegene Lösung bestätigte.

Zu Beginn war es wichtig, dass die Benutzer Vertragsinhalte effizient und schnell finden konnten, mit klarer Angabe des Zustands oder Status. Microsoft Search und das Vereinbarungszentrum von Circle T wurden ausgewählt, um diese Anforderungen zu erfüllen. Microsoft Search liefert, und das Vereinbarungszentrum von Circle T bietet eine dedizierte, intelligente Suchschnittstelle und die Möglichkeit, Vereinbarungen im Kontext ihres Status, Eigentums und ihrer Kategorisierung zu lesen und zu verstehen. Darüber hinaus können Benutzer jetzt Vereinbarungen über die Intranet-Intelligente Suchleiste von Circle T finden und darauf zugreifen.

Außerdem benötigte Save the Children Vereinbarungen, um überall und jederzeit von jedem Gerät aus verfügbar zu sein, einschließlich derjenigen, die international und vor Ort arbeiten. SharePoint wurde ausgewählt, um eine mobile und flexible Lösung anzubieten, die für alle Arbeitsumgebungen geeignet ist. SharePoint hostet und veröffentlicht alle Vereinbarungen über Mobil-, Web- und Microsoft 365-Apps und stellt sicher, dass Benutzer jetzt Zugriff auf Vereinbarungen haben, wann und wo immer sie sie brauchen.

Schließlich musste die Lösung die gemeinsame Erstellung von Inhalten mit externen Benutzern sicher unterstützen, einschließlich eines optimierten Überarbeitungsprozesses. Microsoft 365 wurde ausgewählt, um Inhalte sicher zu halten und gleichzeitig die Zusammenarbeitsprozesse zu verbessern. Microsoft 365 bietet die ideale Funktionalität zum Schutz interner Inhalte und bietet sicheren Gastzugriff für externe Benutzer.

Circle T baute auf dieser Grundlage auf, um elektronische Vertragssignaturen hinzuzufügen. Sie integrierten ein digitales Signaturtool eines Drittanbieters, das vom Workflow des Vertragsadministrators initiiert wurde. Diese Kombination von Technologien hat Save the Children in die Lage versetzt, konforme Online-Vertragsunterzeichnungen durchzuführen, wobei alle Komplexitäten des Unterzeichnungsprozesses innerhalb von „Best-of-Breed“-Tools verwaltet werden.

Mit den kombinierten Lösungen von Circle T und Microsoft können die Mitarbeiter von Save the Children jetzt sicherstellen, dass alle Vereinbarungen einheitlich und eindeutig mit einem Status, Eigentum und umsetzbaren Daten gekennzeichnet sind. Integrationen zu Power Automate und PowerBI haben es Save the Children ermöglicht, das Risiko nicht konformer oder abgelaufener Vereinbarungen zu verringern.

Ergebnisse

Das Circle T Agreement Center und Microsoft 365 haben die Art und Weise, wie Save the Children Vereinbarungen verwaltet, neu gestaltet. Das Erstellen, gemeinsame Verfassen, Abschließen, Unterzeichnen, Entdecken, Aufbewahren und Erneuern von Vereinbarungen ist jetzt ein schneller und einfacher Vorgang.

Interne und externe Benutzer können Inhalte gemeinsam in Echtzeit erstellen, wodurch der E-Mail-Verkehr und die Komplexität reduziert werden, die normalerweise mit der Arbeit an mehreren Kopien einer Datei verbunden sind, sowie die Risiken bei deren Zusammenführung.

Der optimierte Signaturprozess hat komplexe manuelle Arbeitsabläufe beseitigt, die zuvor im Signaturprozess erforderlich waren, wodurch die Zeit bis zur Signatur erheblich verkürzt wird.

Die Fähigkeit, eine Vereinbarung zu finden, ist jetzt sofort und vollständig. Von einem Ort aus können Benutzer jetzt Vereinbarungen in allen Phasen des Entwurfs und der Ausführung finden, und die Benutzer erhalten sofort Suchergebnisse. Unterzeichnete Vereinbarungen werden mit der Arbeitsversion und zugehörigen Dokumenten gespeichert, um sicherzustellen, dass alle relevanten Unterlagen verwaltet und als eine einzige „Datei“ präsentiert werden.

Die Mitarbeiter von Save the Children können Inhalte mit Versionskontrolle, Aufbewahrung und vollständiger rechtlicher Auffindbarkeit verwalten, angereichert mit Microsoft 365 Security and Compliance.

Schließlich wird das auf Metadaten basierende Vertragslebenszyklusmanagement durch die Integration von Power Platform-Lösungen für Berichterstellung und Workflow verbessert, wodurch das Risiko von nicht konformen oder abgelaufenen Verträgen reduziert wird.