Die Robertson Group optimiert Governance und Informationsmanagement mit SharePoint und Bridgeall

Zusammenfassung

Robertson ist eines der größten unabhängigen Bau-, Infrastruktur- und Support-Dienstleistungsunternehmen im Vereinigten Königreich. Robertson deckt den gesamten Lebenszyklus gebauter Umwelt ab, umfasst 22 Unternehmen in ganz Großbritannien und beschäftigt über 3.000 Mitarbeiter. Robertson ist in den Bereichen Hoch- und Tiefbau, Immobilienentwicklung, Facility Management, Holzbau und mehr tätig.

Herausforderung

Robertson begann mit einer konzernweiten Überprüfung seiner Systeme und Governance und wollte ein Microsoft SharePoint-System entwickeln, mit dem seine maßgeblichen Dokumente verwaltet würden. Darüber hinaus wollte das Bauunternehmen die Funktionalität von SharePoint bei der Verwaltung seiner Projektinformationen maximieren.

Strategie

Robertson wandte sich an Bridgeall, um eine Lösung zu entwickeln, die seine allgemeinen Governance- und projektspezifischen Anforderungen erfüllt. Bridgeall nutzte Microsoft Office 365 und SharePoint Online und nutzte den Content Type Hub, um eine Lösung zu erstellen, die ein sicheres Governance-Managementsystem mit direkten Links zu seiner Projektinformationsmanagementlösung bietet.

Ergebnisse

Die Entwicklungen vereinfachten die Genehmigung von Governance-Dokumenten durch die Entwicklung eines Genehmigungsworkflows, der auf der Identifizierung verantwortlicher und rechenschaftspflichtiger Eigentümer beruhte. Diese Eigentümer wurden identifiziert, als das Dokument in SharePoint erstellt wurde, und als eine Hauptversion veröffentlicht wurde, wurde sie mithilfe des SharePoint-Workflows zur Überprüfung und Genehmigung an den verantwortlichen Eigentümer gesendet. Nach der Genehmigung durch den verantwortlichen Eigentümer wurde es dann allen bestehenden Projektstandorten zur Verfügung gestellt.

Da Formulare über SharePoint genehmigt und freigegeben wurden, bevor sie an die Projektstandorte verteilt wurden, konnten sich die Benutzer darauf verlassen, dass sie die neueste Formularvorlage verwendeten. Die Verwendung von Metadaten, Begriffssätzen und Inhaltstypen trug dazu bei, dass das Verwaltungssystem für Endbenutzer einfach zu verwenden war und es ihnen ermöglichte, die Single Source of Truth und die dafür verantwortlichen Eigentümer zu finden.

Diese SharePoint-Lösung ermöglicht es der Robertson Construction Group, sich auf jedes Projekt zu konzentrieren, mit dem vollen Wissen, dass alle erforderlichen Formulare die neueste autorisierte Version sind. Darüber hinaus können Inhaltseigentümer alle maßgeblichen Dokumente mit dem vollen Wissen erstellen und aktualisieren, dass sie nur dann unternehmensweit verfügbar sind, wenn der verantwortliche Eigentümer ihre Inhalte genehmigt hat.