R&M steigert Engagement und Innovationskraft mit MondayCoffee und Office 365

Zusammenfassung

R&M (Reichle & De-Massari AG) entwickelt und produziert seit 1964 Verkabelungslösungen für High-End-Kommunikationsnetzwerke. Mit hoher Produktqualität und innovativem, zukunftsorientiertem Systemdesign sorgt das Unternehmen für zukunftssichere Netzwerke Investitionen langfristig sicher. R&M ist Marktführer in der Schweiz und gehört zu den Top-Playern in Europa, Asien und dem Mittleren Osten. Das Unternehmen ist in über 40 Ländern auf allen Kontinenten mit eigenen Marktorganisationen vertreten.

R&M führte einen digitalen Arbeitsplatz ein, um seiner Organisation neue Tools für eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation zu bieten. Das Unternehmen musste das alte SharePoint-Intranet vor Ort durch eine modernere, benutzerfreundlichere Plattform auf Basis von Office 365 mit erweiterten Funktionen für die soziale Kommunikation ersetzen, um die interne Kommunikation und das Engagement zu fördern. Darüber hinaus wuchsen die Niederlassungen des Unternehmens ausserhalb der Schweiz und erforderten eine verbesserte Zusammenarbeit im Hinblick auf einen schnelleren und agileren Informations- und Kommunikationsfluss. Mit der Einführung von CoffeeNet 365 hat R&M eine moderne Arbeitsumgebung mit allem (Intranet, Dokumentenmanagement, soziale Kommunikation, Zusammenarbeit) an einem Ort für eine digital effiziente Organisation im In- und Ausland geschaffen.

Herausforderung

R&M wandte sich an MondayCoffee, um sein lokales SharePoint-Intranet durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform mit erweiterten Funktionen für die soziale Kommunikation zu ersetzen, um die interne Kommunikation und das Engagement zu fördern. Die eingesetzten Tools forderten die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit heraus. Die Benutzer brauchten zu viel Zeit, um die richtigen Informationen zu finden, sich mit den richtigen Personen zu vernetzen und zusammenzuarbeiten.

Darüber hinaus investierte R&M in seine Globalisierung und die Tochtergesellschaften im Ausland mussten gut in ihren Informations- und Kommunikationsfluss integriert werden, um eine optimale Zusammenarbeit zwischen den Teams zu gewährleisten.

Mit einer wachsenden Organisation wurde auch nachhaltiges Wissensmanagement zu einem kritischen Thema. Der Wissensaustausch musste schneller erfolgen, Wissensbesitzer sollten leicht zugänglich sein und ihr Wissen sicher und benutzerfreundlich gespeichert werden.

R&M wollte es seinen Mitarbeitern auch ermöglichen, von überall und mit jedem Gerät zu arbeiten. Dies war mit der alten Infrastruktur nicht möglich und musste mit der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes geändert werden. Das Unternehmen hatte bereits auf Skype for Business umgestellt, um die Kommunikation zu verbessern und Kosten zu senken. Es musste jedoch noch mehr getan werden, um einen stärker kollaborativen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.

Strategie

Mit der Ablösung des veralteten Intranets und parallel zur Einführung von Skype for Business implementierte R&M mit Office 365 und CoffeeNet 365 von MondayCoffee eine umfassende und vollintegrierte digitale Arbeitsplatzlösung. R&M nennt dieses neue Intranet „RACE“, was für „R&M’s Advanced Communication & Collaboration Environment“ steht.

RACE umfasst ein klassisches Intranet (basierend auf SharePoint), ein Social Enterprise Network (Yammer), Self-Service Collaboration mit der Template-Engine von MondayCoffee für eine verbesserte Zusammenarbeit in internen und gemischten Teams, ein modernes Dokumentenmanagement für einen effizienteren Wissensaustausch sowie einen persönlichen Arbeitsbereich (OneDrive for Business). Um das Auffinden von Informationen zu beschleunigen, ist auch eine effiziente, plattformweite Suchmaschine enthalten.

Mit RACE können Mitarbeiter team- und standortübergreifend zusammenarbeiten. Auf Knopfdruck können sie vordefinierte Arbeitsbereiche erstellen, indem sie zwischen Projektwebsites, Arbeitsgruppenwebsites oder Besprechungswebsites wählen, um Projekte zu verwalten, an bestimmten Themen zusammenzuarbeiten oder Besprechungen effizienter durchzuführen. Ebenso kann jede Abteilung oder jeder Standort ihre Website erstellen (basierend auf einer bewährten und standardisierten Websitevorlage), um die Zusammenarbeit als Abteilung oder innerhalb eines bestimmten Standorts zu erleichtern und abteilungs- oder standortspezifische Informationen auf standardisierte und benutzerfreundliche Weise zu veröffentlichen Rest der Organisation. Alles an einem Ort. In jedem Workspace können Nutzer per Knopfdruck ihre Kollegen anrufen, miteinander chatten, an gemeinsamen Dokumenten arbeiten und alle Informationen standardisiert hinterlegen, um die Orientierung über die Plattform hinweg zu gewährleisten. Diese neue Arbeitsweise ermöglicht es Mitarbeitern, Ideen schneller und auf einer einzigen und zentralen Plattform auszutauschen.

Die Lösung wurde mit der bewährten Methodik von MondayCoffee implementiert. Nach einer verkürzten Konzeptphase begann das Projektteam mit Implementierungspiloten auf dem Live-System, um die Benutzerakzeptanz von Anfang an zu fördern und Probleme rechtzeitig zu beheben. Nach der Pilotphase führte R&M die Lösung unabhängig von MondayCoffee ein und förderte die Benutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen.

Ergebnisse

R&M freut sich, dass die neue Plattform die Umsetzung der Unternehmensstrategie und das Ziel unterstützt, ein modernes, attraktives und leistungsstarkes Arbeitsumfeld zu schaffen. RACE hat den Know-how-Austausch, die Zusammenarbeit und den Aufbau verschiedener Netzwerke von Mitarbeitern und Partnern weltweit optimiert.

Die Lösung ermöglicht Benutzern einen schnellen und einfachen Zugriff auf Unternehmensinformationen von überall, jederzeit und auf jedem Gerät. Es hat auch den Arbeitsalltag für Mitarbeiter und Teams vereinfacht und ihnen dank gut vernetzter, flexibler und agiler Teams mehr Innovationskraft verliehen. Darüber hinaus hat RACE das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert, da die richtigen Informationen zur richtigen Zeit für die richtigen Personen zugänglich sind.

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