Bauunternehmen in Familienbesitz nutzt Microsoft 365, um sein digitales Potenzial freizusetzen

Veröffentlicht am 24. Januar 2019

Zusammenfassung

Die Rhomberg Bau GmbH, ein internationales Bauunternehmen in vierter Generation in Familienbesitz mit den Schwerpunkten Bau, Rohstoffe und Bahntechnik, hat den Weg der Digitalisierung angetreten. MondayCoffee, ein vertrauenswürdiger Microsoft Gold Partner, unterstützt Rhomberg Bau bei diesem wichtigen Projekt und hilft ihnen, wo immer möglich die Überholspur zu gehen, damit die Stakeholder von Rhomberg die Vorteile der Digitalisierung schnell erfahren können.

Für Rhomberg kombiniert MondayCoffee Office 365, Dynamics CRM und Azure. Mittels Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook wurden drei Kernprozesse von Rhomberg automatisiert, die die Zusammenarbeit vereinfachen, den Zeitaufwand reduzieren und die Transparenz erhöhen.

Herausforderung

Die Rhomberg Bau GmbH ist in mehreren Geschäftsbereichen organisiert, die unter einer gemeinsamen Strategie vereint sind, um die Zusammenarbeit zwischen ihnen zu verbessern. In der Folge wechselte das Unternehmen in die Cloud, installierte einen Microsoft Office 365-Tenant und ersetzte einige IT-Altsysteme durch Microsofts Standard-Tools.

Um Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen die Menschen ihre Gewohnheiten ändern. Gemeinsam mit Rhomberg Bau arbeitete MondayCoffee an diesem Kulturwandel nach einem Regelwerk:

  • Dateien werden nur einmal gespeichert.
  • Projekte werden nur einmal im System angelegt, auch wenn mehrere Geschäftsbereiche daran arbeiten. (In der Vergangenheit hatte jeder Bereich seinen eigenen abgetrennten Projektbereich.)
  • Die Transparenz über den Fortschritt von Projekten muss erhöht werden.
  • Prozesse und Strukturen müssen standardisiert und übersichtlich im System visualisiert werden. Ihre Anwendung wird unabhängiger von der einzelnen verantwortlichen Person.

In der Zusammenarbeit mit Rhomberg Bau erschloss MondayCoffee das Potenzial, alte IT-Systeme, die in den einzelnen Geschäftsbereichen unterschiedlich verwaltet wurden, zu vereinheitlichen und durch Automatisierung effizienter zu machen.

Strategie

Durch Workshops demonstrierte MondayCoffee das Potenzial der Kombination der drei Hauptkomponenten von Office 365, Dynamics CRM und Azure. Zusammen mit verschiedenen Stakeholdern von Rhomberg Bau konzipierte MondayCoffee eine geeignete Architektur und einen geeigneten Ansatz für die Einführung einer Reihe von dedizierten Business-Apps auf der Grundlage seiner neuen Microsoft-Plattform mit einem schrittweisen Entwicklungspfad. MondayCoffee hat für Rhomberg folgende Business Apps im Pilottest gestartet:

Baumängel-App: Entwickelt, um die Erfassung (einschließlich des Hochladens von Smartphone-Bildern), die Klassifizierung und die Verfolgung von Baumängeln zu vereinfachen.

Bei Bauprojekten sind die Klassifizierung und Nachverfolgung von Baumängeln die größten Treiber für Kosten- und Terminüberschreitungen, weshalb dem Unternehmen ein vereinfachter Erfassungs- und Nachverfolgungsprozess wichtig ist. Darüber hinaus ermöglicht diese App dem Unternehmen, seine Lieferanten hinsichtlich der Bauqualität zu bewerten.

Dynamische Speicher-App: Entwickelt, um SharePoint-Site-Strukturen dynamisch zu erstellen, um projektbezogene Dokumente an einem einzigen Ort zu speichern – basierend auf den beteiligten Geschäftspartnern (gemäß den CRM-Projekteinträgen). Bei großen Bauprojekten ist es entscheidend, dass alle Beteiligten wichtige Dokumente intuitiv ablegen und finden, ohne sich in komplexen Ablagehierarchien zu verlieren.

Gebäudedokumentation App: Entwickelt, um die Kommunikation mit Kundenbeteiligten über den Fortschritt eines Projekts zu verbessern. Die App ermöglicht es allen Beteiligten, Bilder und Pläne der Baustelle einfach hochzuladen und zu versenden sowie Neuigkeiten über den Baufortschritt zu posten.

Für die Entwicklung der Apps verwendete MondayCoffee die folgenden Microsoft-Tools: PowerApps, Power BI, Flow, SharePoint-Listen, Dynamics CRM und Outlook Online.

Alle Apps werden derzeit in einer Pilotphase von entsprechend geschulten Key-Usern genutzt. Eine vollständige Einführung ist für den Beginn des Kalenderjahres 2019 geplant, während weitere Apps und Verbesserungen fortlaufend erwartet werden.

Ergebnisse

Mit all den Apps, die mit Rhomberg entwickelt und eingeführt wurden – zusätzlich zur neuen Plattform – hat die Automatisierung kleiner Aufgaben die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert und vereinfacht. Neben der Zeitersparnis hat die Organisation mehr Transparenz und höhere Qualität bei geschäftsrelevanten Arbeitsabläufen gewonnen.

Die Organisation dazu zu bringen, die neue Arbeitswelt zu erleben und direkt davon zu profitieren, bedeutete große Schritte in der digitalen und kulturellen Transformation des Konzerns. Bereits jetzt fordern die Key User aktiv, die Apps in anderen Bereichen auszurollen und neue zu entwickeln.