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PRO-Club
KnowledgeLake
KnowledgeLake ist eine intelligente Automatisierungsplattform, die vielbeschäftigten Unternehmen hilft, ihre wichtigsten Dokumentenprozesse zu automatisieren. Wir ermöglichen Organisationen das Erfassen, Klassifizieren, Markieren, Verwalten und Sichern von Inhalten in Microsoft Azure, Teams und SharePoint. Mit KnowledgeLake Robotic Process Automation (RPA) können Unternehmen manuelle Aufgaben automatisieren und unterschiedliche Geschäftssysteme integrieren.
Mehr erfahrenZusammenfassung
Der PRO Club in Bellevue, Washington, ist ein preisgekrönter Gesundheits- und Wellnessclub und Salon. Das vom renommierten Herz-Kreislauf-Chirurgen Dr. Mark Dedemenico gegründete Reiseziel im Resort-Stil steht an der Spitze der Durchbrüche in Gesundheit und Langlebigkeit. Die 272.000 Quadratmeter große Anlage beherbergt eine Reihe sportspezifischer Plätze, hochmoderne Pools und Trainingsräume, Restaurants und ein medizinisches Spa.
Als einer der führenden Health Clubs in den Vereinigten Staaten benötigte der PRO Club einen anderen Ansatz für das Dokumentenmanagement, der es ihnen ermöglichen würde, mit Innovationen in der Geschäftstechnologie, insbesondere mit Microsoft SharePoint, Schritt zu halten. PRO Club nutzte KnowledgeLake, um von SharePoint vor Ort zu Office 365 in der Cloud zu migrieren.
Herausforderung
PRO Club war kürzlich von SharePoint On-Premises zu Office 365 und SharePoint Online migriert, um von mehreren Cloud-basierten Vorteilen wie Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit und Service zu profitieren. Infolgedessen benötigte es Dokumentenmanagement-Tools zum Scannen und zur Datenerfassung, die den Umzug ergänzen und Prozesseffizienzen und Innovationen im gesamten Unternehmen ermöglichen würden.
„Das System musste einfach zu bedienen sein, aber vor allem mit unserem SharePoint Online-Dokumentenspeicher funktionieren“, sagte Aaron Withington, ITS Senior Technician beim PRO Club.
Daher war es zwingend erforderlich, ein ergänzendes Tool zu finden, das es Benutzern ermöglicht, SharePoint einfach zu suchen und mit ihm zu interagieren. Glücklicherweise musste PRO Club laut Withington nicht lange suchen. „Wir sind bereits 2007 auf KnowledgeLake aufmerksam geworden, als wir auf der Suche nach einem Ersatz für unser in die Jahre gekommenes Dokumentenmanagementsystem Docuware waren“, erklärt er. „Wir haben mehrere Dokumentenmanagementsysteme untersucht und uns gefiel, was KnowledgeLake in Bezug auf anpassbare Dokumenttypen und Indizierungs-Workflows zu bieten hatte.“
Trotz vieler anderer verfügbarer Optionen, erklärt Withington, war die Entscheidung für eine unternehmensweite Lösung einfach. „Wir sind zufriedene KnowledgeLake-Kunden, und die Preise für vergleichbare Systeme waren mindestens genauso hoch oder höher als die der KnowledgeLake-Lösung. Daher haben wir uns entschieden, unsere Nutzung von KnowledgeLake auszuweiten, anstatt eine andere Lösung zu übernehmen.“
Strategie
PRO Club nutzte KnowledgeLake, um von SharePoint On-Prem zu Office 365 in der Cloud zu migrieren. Der Aufwand umfasste etwa 250.000 Dokumente und dauerte von Anfang bis Ende etwa 60 Tage. Aber zusätzlich zur Migration nutzt der PRO Club die KnowledgeLake-Plattform als zentralisierte und logisch organisierte Ressource für die gesamte Organisation. Abteilungen wie Kreditorenbuchhaltung, Mitgliedschaftsveranstaltungen, Sicherheit und Gehaltsabrechnung haben alle Dateien indiziert, klassifiziert und elektronisch in SharePoint Online über KnowledgeLake gespeichert. Dies hat den Betrieb drastisch rationalisiert und hilft, die Nutzung von SharePoint zu erweitern und es zu einer wertvollen Plattform für zukünftige Effizienzsteigerungen und Prozessinnovationen zu machen.
„Die KnowledgeLake-Lösung arbeitet nahtlos mit SharePoint Online zusammen“, sagt Withington. „Es verfügt über eine SharePoint-Such-App, die vollständig anpassbar und einfach zu verwenden ist. Und wir freuen uns auf die nächste Version, die das Suchen und Abrufen über dieselbe Benutzeroberfläche ermöglicht, die derzeit zum Scannen und Indexieren verwendet wird.“
KnowledgeLake arbeitet nahtlos mit SharePoint Online zusammen. Es verfügt über eine SharePoint-Such-App, mit der wir die Suchfunktion von Dokumentbibliotheken schnell und einfach anpassen können, indem wir ein beliebiges Datenfeld verwenden.
Aaron Withington (ITS Leitender Techniker, PRO Club)
Ergebnisse
Die KnowledgeLake-Plattform hilft PRO Club, indem sie es Mitarbeitern viel einfacher und schneller macht, Dokumente mit Metadaten aufzunehmen und zu indizieren. Die unternehmensweite Nutzung in mehreren Abteilungen erhöht die Erfassung und gemeinsame Nutzung von Informationen mithilfe von SharePoint und verbessert die Effizienz im gesamten Unternehmen. Die vertraute, leicht zu erlernende Benutzeroberfläche arbeitet nahtlos mit SharePoint zusammen und bringt neuen Wert und ROI.
Einfache Schulung zum Scannen, Indizieren und Abrufen von Dokumenten. Sobald es eingerichtet ist, ist das System sehr einfach zu verwenden, um Dokumente, E-Mails und andere Aufzeichnungen in SharePoint aufzunehmen. Die Benutzeroberfläche ist unkompliziert und intuitiv. Dies minimiert die Schulung für eine Aufgabe, die häufig von Zeitarbeitskräften ausgeführt wird.
Nahtlose Integration mit Office 365. Nach der Migration zu Office 365 und SharePoint stellte PRO Club fest, dass die KnowledgeLake-Suchanwendung für Office 365 Benutzern hilft, die Suchfunktion von Dokumentbibliotheken schnell und einfach anzupassen. Benutzer können jedes beliebige Datenfeld indizieren und suchen und Suchen für einen einfachen Zugriff speichern.
Sicher in der Cloud. Unter Verwendung sowohl der in KnowledgeLake enthaltenen Sicherheit als auch der Azure AD/SharePoint-Sicherheitseinstellungen war PRO Club in der Lage, Workflows und Dokumentbibliotheken zu erstellen, auf die nur zugelassene Benutzer zugreifen können.
