Kunde
Pan Pac
Informationsführerschaft
Information Leadership sind Neuseelands führende Experten für Informations- und Wissensmanagement. Als Microsoft Gold-Partner sind ihre Spezialität unternehmenstaugliche Designs, die einfache und flexible Nutzung in Einklang bringen und gleichzeitig die Gewissheit und Kontrolle bieten, dass Informationen sicher, vollständig und auffindbar sind.
Mehr erfahrenZusammenfassung
Pan Pac ist ein voll integriertes Forstwirtschafts-/Holzproduktunternehmen in Neuseeland mit Holzeinschlag, Zellstoff, Schnittholz und einem Sägewerk. Es ist der größte Waldbesitzer und Rundholzeinkäufer in Hawkes Bay und beschäftigt mehr als 800 Mitarbeiter in den Betriebsgebieten des Unternehmens.
Unter der neuen IT-Führung beschloss Pan Pac, von bestehenden lokalen SharePoint- und anderen Dateifreigaben auf moderne Office 365-Lösungen umzusteigen. Der Business Case basierte auf drei wesentlichen Geschäftsverbesserungen:
- Zusammenführung der vielfältigen Organisation über ein Intranet
- Bereitstellung von Gesundheits- und Sicherheits-Compliance-Prozessen und Dokumentationen zur Einhaltung staatlicher Vorschriften für „Großgefahreneinrichtungen“
- Verwaltung und Veröffentlichung kontrollierter Dokumente über alle Geschäftsaktivitäten hinweg
Information Leadership lieferte „pragmatische, praktische und brauchbare“ SharePoint-Arbeitsbereiche unter Verwendung seiner Methodik und Azure-basierten Apps. Mit der geschaffenen belastbaren Designbasis ist Pan Pac nun gut aufgestellt, um seine weitere digitale Transformation mit Office 365 fortzusetzen.
Herausforderung
Aufgrund der Komplexität der Geschäftstätigkeit von Pan Pac gelten sehr strenge Anforderungen an die Dokumentenkontrolle, um die Integrität des Inhalts bei Überarbeitungen zu wahren. Früher erforderte dies manuelle Prozesse, die viele Stufen und Personen durchliefen. Zu jedem Zeitpunkt waren sich die Mitarbeiter über den Standort, den Status und den Besitz eines Dokuments im Unklaren. Dies führte zu einer Duplizierung von Dokumenten und zu Schwierigkeiten, das richtige Dokument oder die richtige Anleitung zu finden.
Die neue Verordnung über Einrichtungen mit großer Gefahr verlangte von Pan Pac, eine zentrale Wissensdatenbank für Gefahrenerkennung, -kontrolle, Notfallverfahren und -richtlinien zu erstellen. Dies würde ständige Aktualisierungen erfordern, um Prozesse, die Verwendung gefährlicher Substanzen und Risiken im gesamten Unternehmen zu überwachen.
Strategie
Die Office 365 SharePoint-Plattform ersetzte die verschiedenen Speicherlösungen, die zuvor von Pan Pac verwendet wurden. Dazu gehörten eine SharePoint 2013-Implementierung und Informationen zu Dateifreigaben.
Die Zusammenführung aller Informationen in einem Office 365-Intranet würde allen Mitarbeitern den Zugriff auf eine einzige verifizierte Informationsquelle und eine hervorragende Suche ermöglichen, die durch Metadaten verfeinert wird. Mit einer Vielzahl von Informationen und Aktivitäten nutzte Information Leadership ihren Hintergrund im Informationsmanagement, um eine Taxonomie aufzubauen. Dazu gehörten Metadaten zum Beschreiben, Ablegen und Auffinden von Inhalten sowie zur Umsetzung von Geschäftsprozessen.
Die Designs umfassten auch die Verwendung von Azure-basierten iWorkplace-Apps, die eine automatische Klassifizierung von Metadaten ermöglichen. Diese Innovation bedeutete, dass Mitarbeiter in vielen Fällen keine Metadaten eingeben mussten. Eine weitere iWorkplace-App (Smart Case Files) vereinfacht das Content-Management und die Sicherheit für das Verfassen, Genehmigen, Veröffentlichen und Archivieren von Dokumentationen.
Was wirklich von unschätzbarem Wert war, war eine Lösung, die pragmatisch, praktisch und brauchbar war. Es gibt nichts Schlimmeres, als sich etwas einfallen zu lassen, das nur ein Lippenbekenntnis ist – Information Leadership hat ein System geschaffen, das wir tatsächlich implementieren könnten.
Das Feedback der Nutzer ist überwältigend positiv. Was die Leute sagen, ist, wir wissen, wo Dokumente sind, wir wissen, wer sie ansieht, wir kennen ihren Status. Diese Transparenz ist entscheidend für unser Geschäft.
Jason Simons (IT-Manager, Pan Pac)
Ergebnisse
Pan Pac hat überwältigend positives Feedback von seinen Mitarbeitern erhalten. Zu den Lösungen gehören ein modernes Intranet, Arbeitsbereiche für kontrollierte Dokumente und ein Veröffentlichungsportal sowie die Verwaltung ihrer regulatorischen Anforderungen für „Major Hazard Facility“.
Die Mitarbeiter berichten, dass sie nun in der Lage sind, die benötigten Dokumente zu archivieren, zu finden und zu verwenden. Neben einer neu gewonnenen Transparenz besteht ein geringeres Risiko von Technologie- und Informationsunfällen. Jeder kann mit Zuversicht und Kontrolle hochladen, teilen, suchen und bearbeiten.
Pan Pac kann nun Ineffizienzen besser erkennen und darauf reagieren. Sie fanden beispielsweise heraus, dass Schlüsselpersonen in der Organisation eine große Menge an Dokumenten abzeichnen müssen. Diese Engpässe können behoben werden – und schnellere und bessere Ergebnisse geliefert werden.
Pan Pac ist nun bereit, die Designbasis für die weitere digitale Transformation mit Office 365 zu nutzen.
