Zusammenfassung
Ovivo ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Wasseraufbereitungstechnologie mit mehr als 35 Jahren Erfahrung in der kommunalen Wasserwirtschaft, der industriellen Abwasserbehandlung sowie der Wasserfiltration und -kühlung für die Elektronik. Das Wasseraufbereitungsgeschäft von Ovivo basiert auf der Durchführung globaler Großprojekte, von denen sich einige über mehr als 5 Jahre erstrecken, und an denen Teams beteiligt sind, die über Nordamerika, Europa und international verteilt mit Partnern und Auftragnehmern als verteilte Teams zusammenarbeiten.
Im Laufe des Lebenszyklus jedes Projekts werden Tausende von Dokumenten und viele weitere E-Mails erstellt, die wichtige Informationen für Projektentscheidungen, Abrechnungen und die Verteidigung von Verträgen enthalten. In der Vergangenheit wurde dieses per E-Mail gesendete Wissen nur auf individuellen persönlichen Laufwerken gespeichert, wobei viele Mitarbeiter und Auftragnehmer während der Lebensdauer eines Projekts kamen und gingen. Bei so vielen beweglichen Teilen und so viel auf dem Spiel erkannte Ovivo die Notwendigkeit, kritische Projektinformationen in E-Mails einfach zu speichern, zu suchen und für sich entwickelnde Projektteams freizugeben. Im Jahr 2017 empfahl der neue Vizepräsident für Großprojekte von Ovivo Colligo als beste Lösung für die Einführung von SharePoint.
Herausforderung
Die einzige Abteilung, die vor der Implementierung von Colligo SharePoint für die E-Mail-Verwaltung verwendete, war die Rechtsabteilung von Ovivo. Für den Rest des Unternehmens wurde die Verwendung von SharePoint zum Speichern von E-Mails im Zusammenhang mit Projekten als zu zeitaufwändig angesehen. Teams verwendeten eine Mischung aus öffentlichen Ordnern in Outlook und Ordnern auf dem C-Laufwerk des Unternehmens, um archivierte E-Mails zu speichern.
Ovivo hat erkannt, wie wichtig es ist, eine für die Mitarbeiter einfache Lösung zu entwickeln, und es war aus vielen Gründen dringend erforderlich, E-Mails nicht mehr wahllos in lokalen Ordnern zu speichern.
Ovivo-Projekte dauern in der Regel 5 Jahre oder länger. In dieser Zeit erweitern und verändern sich Projektteams häufig. Mit jedem ausscheidenden Mitglied muss Ovivo die isolierten Projekt-E-Mails auf den lokalen Laufwerken der einzelnen Personen durchforsten und Stunden damit verbringen, nach kritischem Projektwissen zu suchen, wohl wissend, dass das Risiko besteht, dass wertvolle Elemente übersehen werden.
Da viele Teams und Projekte herkömmliche Ordner verwenden, werden E-Mails und Anhänge immer schwieriger zu finden. Mit der Zeit und der Anhäufung von Tausenden von E-Mails wurde das Durchsuchen freigegebener Ordner immer schwieriger.
Durch die Verwaltung von E-Mails in PST-Dateien ohne eine Methode zur sinnvollen Klassifizierung im gesamten Team war die Suche nach Projektdetails zeitaufwändig und oft konnten kritische Daten nicht gefunden werden, was die Planung, Schätzung und Abrechnung behinderte. Es wurden keine zusätzlichen Metadaten erfasst, um eine zukünftige Suche zu erleichtern.
Im Falle eines Gerichtsverfahrens oder Schiedsverfahrens müsste Ovivo die archivierten PST-Dateien eines alten Mitarbeiters auf ein externes Laufwerk kopieren, das Laufwerk mit dem Outlook-Konto eines bestehenden Benutzers verbinden, die Dateien mehrere Tage indizieren lassen und dann abfragen von einem einzelnen Computer aus, um E-Mails in Ordnern zu speichern, die jedem Anspruchsthema zugeordnet sind. Dieser Prozess kann Hunderttausende von Dollar an Auftragnehmergebühren und Mitarbeiterstunden kosten.
Strategie
Ovivo verlässt sich auf SharePoint für das Wissens- und Datensatzmanagement, musste jedoch den Zugriff optimieren, um die Erfassung vollständiger Projektinformationen zu vereinfachen. Die Mitarbeiter waren daran gewöhnt, mit Outlook zu arbeiten, und sie brauchten eine Möglichkeit, weiterhin produktiv von ihrem Posteingang aus zu arbeiten. Im Jahr 2017 empfahl Ovivos neuer Vizepräsident für Großprojekte Colligo Email Manager als beste Lösung für die Einführung von SharePoint. Er hatte es zuvor in einer früheren Rolle verwendet.
Jede Abteilung erstellt einfache Online- und Offline-Bibliotheken in SharePoint, die so strukturiert sind, dass wichtige Informationen logisch und konsistent gespeichert werden, und Colligo macht es einfach, dies von Outlook aus zu tun. Mitarbeiter-Champions teilen dann mit anderen, wie es funktioniert, was dazu führt, dass Projektteams SharePoint stärker nutzen.
Durch die direkte Integration des Zugriffs auf SharePoint-Ordner mit Colligo Email Manager in Outlook können Ovivo-Mitarbeiter E-Mails und Anhänge direkt aus ihren Outlook-Posteingängen in SharePoint speichern. Mit nur wenigen Klicks speichern Mitarbeiter eine projektbezogene E-Mail und den Anhang in der entsprechenden Bibliothek in SharePoint. Colligo speichert automatisch Schlüsselfelder wie Betreff, Absender und Datum als Metadaten.
Jeder in einem Projektteam kann schnell nach sicheren Links zu wertvollen E-Mails und Anhängen suchen, sie finden und freigeben, sobald sie erfasst und mit nützlichen Metadaten versehen sind. Die Zeitersparnis und der vollständige Informationszugriff führen zu einem profitablen Projektmanagement und stellen sicher, dass alle mit vollständigen und aktuellen Informationen arbeiten.
Sogar Ovivo-Mitarbeiter, die an Standorten mit geringer Bandbreite arbeiten, verwenden Colligo Email Manager, um E-Mails in Offline-SharePoint-Bibliotheken zu speichern und zu klassifizieren. Die vollständige Plattform von Colligo bedeutet, dass Ovivo-Mitarbeiter von Outlook vor Ort, auf Mobilgeräten und in Office 365 auf SharePoint zugreifen können.
Ergebnisse
Colligo Email Manager wird nun seit mehr als einem Jahr in den meisten größeren Projekten von Ovivo verwendet, um E-Mails, Anhänge und Dokumente in SharePoint zu speichern. Bis zu einem vollständigen Übergang zu SharePoint im gesamten Unternehmen sind es noch einige Jahre, aber Ovivo hat bereits wertvolle Auswirkungen gesehen, darunter die Wiedererlangung von Hunderttausenden von Kosten für ein verzögertes Projekt, Einsparungen bei rechtlichen Ermittlungen und die Umstellung des Teamverhaltens auf routinemäßige Erfassung und Projektwissen schützen.
Vollständige Projektkostenrückerstattung. Ovivo hatte erhebliche Verzögerungen bei einem $200.000.000-Projekt in Südafrika. Das Unternehmen operierte auf Cost-Plus-Basis, was alle mit dem Projekt verbundenen Kosten belegte. Mit Colligo, das das Speichern in SharePoint schneller und einfacher macht, dokumentierten und verteidigten Teams die Projektkosten genau, und als Ergebnis konnte Ovivo fast $1.000.000 für Wartungskosten erstattet bekommen. Sie verwenden dieselben E-Mails und Dokumente, die über Colligo in SharePoint gespeichert wurden, um eine zusätzliche Forderung in Höhe von $1.500.000 zu untermauern.
Rechtzeitige, wirtschaftliche Rechtsermittlung. Bei einem Schiedsverfahren in Ontario gab Ovivo vor der SharePoint-Ära $300.000 für Berater aus, zusätzlich zu monatelanger Arbeitszeit der Mitarbeiter, um Dokumente manuell abzurufen. Im Vergleich dazu hat Ovivo Colligo seitdem in zwei großen Bauschiedsverfahren eingesetzt, um die kompletten Postfächer ehemaliger Manager in getrennte Bibliotheken zu migrieren. Die E-Mail-Bibliotheken in SharePoint wurden mit einer Reverse-Lookup-Liste mit Anspruchsthemen verbunden. Die Suche konnte sehr einfach in SharePoint durchgeführt werden, indem der integrierte Viewer verwendet wurde, um die relevanten Dokumente zu identifizieren und sie den richtigen Themen zuzuordnen. Die Möglichkeit, Dateien zu kommentieren, zu kommentieren und zu markieren, ermöglichte die Erstellung von leicht durchsuchbaren Dokumentenlisten. Mehrere Personen konnten gleichzeitig an diesen Projekten arbeiten und externen Beratern Zugriff auf SharePoint gewähren.
Vollständige Erfassung des Projektwissens. Der Vice President of IT von Ovivo glaubt, dass Colligo der Schlüssel zur Akzeptanz von SharePoint bei den Mitarbeitern war. Colligo hat Mitarbeitern geholfen, mit alten Gewohnheiten zu brechen und das Speichern von E-Mails in SharePoint aus ihren Posteingängen zur zweiten Natur zu machen, wodurch vollständiges und dauerhaftes Multimillionen-Dollar-Projektwissen für Ovivo geschaffen wurde.
