Orion Registrar rationalisiert Geschäftsprozesse und Dokumentenzugriff mit SharePoint und K2

Zusammenfassung

Orion Registrar Inc. bietet Prüfungs- und Zertifizierungsdienste für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen an. Sie sind Experten in mehreren Industriestandards, darunter Luft- und Raumfahrt, Medizin, Telekommunikation, Gesundheit und Sicherheit, Umweltmanagement, Recycling, Nachhaltigkeit, Energiemanagement und IT-Servicemanagement.

Unter Verwendung der SmartObject-Datenabstraktionsschicht von K2 integriert die neue Lösung von Orion Registrar seine komplexen Geschäftskundendaten, die in einer kundenspezifischen relationalen SQL-Datenbank gespeichert sind. Die Lösung verwendet einen K2-Blackpearl-Server, um auf Daten zuzugreifen, die in SharePoint Online über eingebettete K2-Smartforms angezeigt werden können. Damit bietet Orion eine All-in-One-Lösung für Geschäftsprozess- und Dokumentenmanagement.

Herausforderung

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001… Dies sind einige der zahlreichen Systemstandards, die Unternehmen zertifizieren müssen, um ihre Lösungen auf den Markt zu bringen. Als Zertifizierungsstelle ist Orion Registrar ein führender international akkreditierter Anbieter von Prüfungsdienstleistungen und genau ein solches Unternehmen, das diese Anforderungen erfüllt. Paul Burck, Präsident von Orion Registrar, erklärt: „Unternehmen müssen anerkannt werden, dass sie über ein vollständig validiertes Managementsystem verfügen, und Orion stellt dafür sowohl technische Prüfer als auch Projektverwaltung zur Verfügung. Wir müssen alle Checks und Balances erleichtern, damit ein Unternehmen einen bestimmten Standard erfüllt, wenn wir sagen, dass es ihn tatsächlich erfüllt.“

Ursprünglich verwaltete das Unternehmen den End-to-End-Zertifizierungsprozess mithilfe einer Microsoft Access-Datenbank sowie eines benutzerdefinierten CRM-Systems für die Dokumentenverwaltung. Es wurde jedoch ziemlich offensichtlich, dass das Unternehmen, wenn es seinen Wachstumskurs fortsetzen wollte, an die Grenze stoßen würde, wie es weiterhin qualitativ hochwertigen Service bieten könnte. Nachdem sie ein wenig recherchiert hatten, kamen sie zu dem Schluss, dass sie eine Low-Code-Lösung für das Geschäftsprozessmanagement finden mussten, die flexibel, skalierbar, einfach zu aktualisieren und über Jahre hinweg unterstützt werden könnte. Der Schlüssel zum neuen System wäre die Transparenz für ihre Kunden in den Prüfungs- und Zertifizierungsprozess, was eine bessere Kommunikation erleichtert, indem es den Benutzern ermöglicht wird, mit ihren Dokumenten und Daten an einem Ort zu arbeiten.

Um ihre Vision einer skalierbaren Workflow-fähigen Lösung zu verwirklichen, wandte sich Orion an das führende Unternehmens- und Technologieberatungsunternehmen Catalyte, um Technologieempfehlungen zu geben sowie das System zu entwickeln und zu warten. „Unser Ziel war es, eine All-in-one-Lösung zu entwickeln“, sagte Clark Pope, Director bei Catalyte. „Das System musste neue Kunden einbinden, Verträge entwerfen, Unterschriften über DocuSign erleichtern und sie in einer SharePoint Online-Bibliothek archivieren. ”

Catalyte empfahl nicht nur K2 als Herzstück des Systems, sondern empfahl auch, dass ein Großteil der Infrastruktur Cloud-basiert mit Microsoft SharePoint und Exchange Online sein sollte. Burck sagte weiter: „Der Vorschlag, Cloud-basierte Dienste als Teil unserer BPM-Gesamtlösung zu nutzen, war für uns sehr sinnvoll, da wir unseren lokalen Fußabdruck minimieren wollten, um unseren Verwaltungsaufwand zu verringern.“ Bis Ende 2019 will Orion 100% in der Cloud sein.

Strategie

Das Endergebnis des Orion Registrar/Catalyte-Projekts ist eine End-to-End-Zertifizierungs-Workflow-Anwendung, die das Unternehmen Hunter genannt hat und die nicht nur interne Prozesse zur Verwaltung der Prüfung bereitstellt, sondern auch ein nach außen gerichtetes Portal, in dem Kunden und Prüfer echte Vorteile erzielen können -zeitlicher Überblick über Status und Probleme mit ihrer anstehenden Zertifizierung. „Es ist ein bemerkenswert umfassendes System, das eine Cloud-Infrastruktur, ein Content-Management-System, eine kollaborative Arbeitsumgebung, umfangreiches Dokumentenmanagement und die Integration von Geschäftsanwendungen umfasst“, sagt Pope.

Unter Verwendung der SmartObject-Datenabstraktionsschicht von K2 integriert die Lösung die komplexen LOB-Kundendaten (Geschäftsbereiche) von Orion Registrar, die in einer kundenspezifischen relationalen SQL-Datenbank gespeichert sind. Die Lösung verwendet einen K2-Server, um auf Daten zuzugreifen, die in SharePoint über eingebettete K2 SmartForms angezeigt werden können.

Der End-to-End-Workflow von Hunter sieht wie folgt aus:

• Die Initiierung beginnt, wenn entweder ein Kunde ein Audit anfordert oder wenn seine Zertifizierung verlängert werden muss, wie von der Planer-Workbench festgelegt, die die Notwendigkeit einer jährlichen Neuzertifizierung verfolgt.
• Planer sprechen mit dem Kunden über ihre Verfügbarkeit und passen ihre Bedürfnisse potenziellen Auditoren basierend auf der Art der Zertifizierung an. Ein Teil von Hunter ist ein Kalender, den Prüfer auf dem neuesten Stand halten müssen, damit Planer die Verfügbarkeit von Kunden und Prüfern abgleichen können.
• Sobald ein geeigneter Prüfer basierend auf Fachwissen und Verfügbarkeit ausgewählt wurde, wird DocuSign verwendet, um den Papierkram zur Unterzeichnung der vereinbarten Start- und Enddaten des Projekts zu verwalten, damit ein gültiger Vertrag abgeschlossen werden kann.
• Die Auditorenvorbereitung wird dann über einen Workflow initiiert, der die entsprechende Dokumentation öffnet, die in SharePoint für das Kundenprojekt gespeichert ist, und alle erforderlichen Details bereitstellt.
• Wenn das Audit abgeschlossen ist, wird ein Bericht hochgeladen, den alle Parteien überprüfen können.
• Wenn während des Audits eine Nichtkonformität festgestellt wird, gibt es einen eigenen Workflow, der die spezifischen Probleme verfolgt und an den Kunden zurückmeldet. Wenn Probleme angesprochen werden, kann der Prüfer Compliance-Probleme abhaken, sobald sie gelöst sind.

Sobald die Prüfung beginnt, wird die Rechnungsstellung benachrichtigt, um den Client zu belasten. Sobald der Papierkram erledigt ist, überprüfen die Orion-Gutachter den Papierkram, die Nichtkonformitätsprobleme und entscheiden, ob ein Unternehmen zertifiziert werden soll. Wenn sie entscheiden, dass das Unternehmen zertifiziert werden soll (und sobald der Kunde seine Rechnung bezahlt hat), geht es zu einem Unterprogramm, um das Zertifikat zu erstellen und es dem Kunden für seine Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Ergebnisse

Orion Registrar hat mit der Implementierung seines K2-basierten Zertifizierungs-Compliance-Systems erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt. Ein Hauptziel bestand darin, die für eine bestimmte Reihe von Prüfungsaufgaben aufgewendete Zeit von drei Stunden auf 1,5 Stunden zu verkürzen. Tatsächlich beträgt der für diese Aufgaben aufgewendete Betrag jetzt nur noch eine Stunde. Darüber hinaus hat K2 Orion dabei geholfen, den Verwaltungs- und Overhead im Zusammenhang mit alten Prozessen zu reduzieren, was zu einer Einsparung von Ressourcenkosten von 25 Prozent führte. Sie konnten auch ihre Versandkosten erheblich senken, da jetzt alle Dokumente digital sind.

Letztendlich sieht Paul Burck dies als den Beginn einer grundlegenden Veränderung ihrer Funktionsweise als Unternehmen. „Eines unserer Ziele war es, Orion von einem emotional getriebenen Unternehmen zu einem datengetriebenen Unternehmen zu machen. Wenn wir die Workflows nicht hätten und wenn wir SQL Server und K2 nicht hätten, wären wir weiterhin emotional getrieben.“ Um dies zu realisieren, plant Orion die Implementierung von Microsoft Power BI. Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen immense Datenmengen rund um seine Wirtschaftsprüfungsberater und Kunden angehäuft und wird durch die Nutzung tiefgreifender Analysen in der Lage sein, intelligentere Prognosen und Auftragsüberwachungen durchzuführen, um die Kundenzufriedenheit weiter zu verbessern.

Heute verfügt Orion mit K2 als Herzstück seiner Hunter-Anwendung über eine vorhersehbare, zuverlässige und skalierbare Workflow-Lösung, und mit dem Partner Catalyte verfügen sie über die Ressourcen, um das System zu erweitern, während das Unternehmen die nächste Stufe erreicht.

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