Zusammenfassung
Der Kunde entdeckt, entwickelt, produziert und verkauft Erdöl und Erdgas an den Strom- und Industriesektor in Afrika. Das Unternehmen musste seine Dateiserver dringend außer Betrieb nehmen und alle seine Dokumente nach SharePoint migrieren.
Intelogy analysierte die aktuelle Umgebung des Unternehmens und schlug einen geeigneten allgemeinen Informationsarchitekturplan, eine Migrationsstrategie und eine Dokumentenverwaltungsstrategie vor, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sind und eine Verbesserung der Benutzererfahrung ermöglichen.
Herausforderung
Die größte Herausforderung für das Unternehmen war ein bevorstehender, harter Termin, da die aktuelle Dateiserverinfrastruktur stillgelegt und das Büro innerhalb von weniger als einem Monat in neue Räumlichkeiten verlegt werden sollte.
Die zweite Herausforderung war die komplexe Ordnerstruktur, die in der Quelldateifreigabe verwendet wurde, und ein großes Datenvolumen, das mehrere Dokumentversionen und eine große Menge archivierbarer Daten enthielt.
Die Kombination aus engem Zeitrahmen und komplexer Legacy-Umgebung forderte Intelogy heraus, eine neue Umgebung zu entwerfen und zu entwerfen, die vertraut blieb und gleichzeitig ein verbessertes Benutzererlebnis bot. Intelogy wollte eine reibungslose Benutzerakzeptanz sicherstellen, Unterbrechungen des normalen Geschäftsbetriebs minimieren und gleichzeitig ein verbessertes Erlebnis bieten, das die Zusammenarbeit und Kommunikation fördert.
Strategie
Die Strategie bestand darin, die neue Informationsarchitektur unter Nutzung von SharePoint-Hub-Sites und einer Mischung aus verwalteten Metadaten und Ordnern aufzubauen, um sicherzustellen, dass das richtige Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Governance gefunden wurde. Intelogy-Berater arbeiteten mit Interessengruppen des Kunden zusammen, um eine Lösung vorzuschlagen, die alle Abteilungen innerhalb des Unternehmens berücksichtigt.
Um die zeitliche Beschränkung des Kunden einzuhalten, wählte Intelogy den pragmatischen Ansatz, alle Inhalte auf eine „Archiv“-SharePoint-Site zu migrieren, wo Benutzer Dokumente finden und sie bei Bedarf auf die relevanten Live-Sites verschieben konnten. Dies förderte den Datenbesitz und diente dazu, die Daten innerhalb der Live-Site zu „bereinigen“.
Intelogy erstellte außerdem eine moderne Home-Site in Übereinstimmung mit den Branding-Anforderungen der Organisation, die als Portal zu den wichtigsten Inhalten innerhalb der Site dient.
Zu den Technologien, die zur Durchführung dieses Migrationsprojekts verwendet wurden, gehörten:
SharePoint – Wird verwendet, um das Intranet-Portal für die Verteilung von Inhalten zu erstellen, das ein sicheres Backend bietet, das global über mehrere Geräte zugänglich ist und gleichzeitig sicherstellt, dass alle Daten sicher gespeichert werden.
OneDrive – Wird verwendet, um die Kundenanforderung zu erleichtern, aus der Ferne zu arbeiten. Die OneDrive-Synchronisierungsclients, die im Rahmen der Einführung von Office 365-Diensten für Benutzer bereitgestellt werden, ermöglichen das Herunterladen und Synchronisieren von Dateien auf dem lokalen Desktop.
Ergebnisse
Mit der erfolgreichen Durchführung des Migrationsprojekts in dem herausfordernden Zeitrahmen durch Intelogy verfügt der Kunde über ein neues kollaboratives Intranet, das den Mitarbeitern eine modernere Erfahrung bietet, die an das Branding ihres Unternehmens angepasst ist. Die neue Informationsarchitektur ermöglicht es dem Endbenutzer, Inhalte einfach und sicher mit externen Parteien zu teilen. Benutzer können jetzt von überall und jederzeit auf Daten zugreifen, Dateien bei Bedarf mit dem OneDrive Sync-Client lokal speichern und Aktualisierungen in Echtzeit sehen, wenn sie mit internen und externen Kollegen zusammenarbeiten.
