North Somerset Council modernisiert die interne Kommunikation mit Office 365 und Agilisys

Veröffentlicht am 1. August 2019

Zusammenfassung

Das neue Intranet des North Somerset Council wurde in Sprints nach agiler Methodik, mit regelmäßigen Feedbackrunden und durch eine enge Partnerschaft mit Agilisys bereitgestellt. Der Council ersetzte sein in die Jahre gekommenes Content-Management-System (CMS) durch ein modernes SharePoint-Intranet mit klarer Wegweisung zum Rest von Office 365. Agilisys führte einen Authoring-Workflow-Prozess in SharePoint ein, der die Bearbeitung von Seiten vereinfacht.

Herausforderung

Beim vorherigen CMS konzentrierte sich der Rat auf das Aussehen und die Handhabung, einschließlich der Sicherstellung, dass das Intranet angemessen gebrandet war. Infolgedessen verfügte das System über stark angepasste Seitenlayouts und Masterseiten, die sich nachteilig auf die Benutzererfahrung bei der Inhaltserstellung auswirkten. Da die Ersteller von Inhalten durch den benutzerdefinierten Code navigieren mussten, um Inhalte zu erstellen, hatte der Rat Probleme, den Lebenszyklus der Inhaltsveröffentlichung schnell auszuführen.

Für die Ersatzlösung forderte der Rat Agilisys auf, das benutzerdefinierte Branding beizubehalten und Funktionen auf einer vergleichbaren Basis bereitzustellen, wie z. B. Telefonbuchsuche und benutzerdefinierte Seitennavigation.

Strategie

Um eine vereinfachte Benutzererfahrung zu bieten und gleichzeitig eine professionelle Online-Präsenz zu gewährleisten, entschied sich Agilisys, die Funktionalität so aufzuteilen, dass die eine die andere nicht beeinträchtigt.

Agilisys entwickelte zwei Website-Sammlungen, wobei benutzerdefiniertes Branding im Mittelpunkt der Veröffentlichungs-Website stand und die Erstellung von Inhalten im Mittelpunkt der anderen. Dadurch konnten Inhaltsersteller Funktionen wie Co-Authoring, Freigabe und Inhaltsgenehmigungsabläufe voll ausschöpfen, ohne befürchten zu müssen, dass ihre Aktivitäten durch eine restriktive angepasste Veröffentlichungsplattform beeinträchtigt würden.

In dem Wissen, dass sie sich nicht mehr mit einem herausfordernden Content-Authoring-Prozess auseinandersetzen mussten, konnte der Rat fundierte Entscheidungen über seine Altdaten treffen. Es entschied sich dafür, einen Großteil der Inhalte im Altsystem zu archivieren und sich auf die Erstellung neuer Inhalte mit den intuitiven und benutzerfreundlichen Tools und Funktionen von SharePoint zu konzentrieren.

Mithilfe der standortübergreifenden Veröffentlichung von Inhalten können Autoren problemlos Inhalte mit der intuitiven Benutzeroberfläche von SharePoint erstellen und dann genehmigte Inhalte veröffentlichen, die auf der Veröffentlichungswebsite angezeigt werden sollen, wo das gewünschte Erscheinungsbild angewendet werden kann, ohne Unterbrechungen oder Blockaden für Inhaltsautoren zu verursachen. Die Lösung wurde mithilfe des SharePoint PnP-Bereitstellungsmoduls bereitgestellt und aktualisiert, das eine minimale erstmalige „manuelle“ Konfiguration erforderte.

Wir können uns jetzt darauf konzentrieren, Inhalte zu erstellen, die den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter entsprechen und ihnen einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen ermöglichen. Wir können reaktionsschneller und produktiver sein, und unsere Inhaltsautoren können jetzt problemlos Inhalte innerhalb der Organisation veröffentlichen. Agilisys ermöglichte es uns, unsere Herangehensweise an Inhalte zu überdenken und unsere interne Kommunikationserfahrung zu verbessern.

(, Rat von North Somerset)

Ergebnisse

Mit der Implementierung von SharePoint konnte der Rat nicht nur seine Abhängigkeit von physischen Servern verringern, sondern die neue Technologie ermöglichte es ihm auch, besser auf die Informationsbedürfnisse seiner wichtigsten Interessengruppen einzugehen. Während die Implementierung möglicherweise große Einsparungen bei den Betriebskosten ermöglicht hat, ermöglichten die Verbesserungen, die durch die intuitive und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche zur Inhaltserstellung von SharePoint erzielt wurden, dem Rat, seinen Ansatz und die Anbindung an Altdaten vollständig neu zu bewerten. Verbesserung der allgemeinen Benutzererfahrung.