Quest unterstützt NHS Arden & GEM bei der nahtlosen Migration zu Office 365

Zusammenfassung

NHS (National Health Service) Arden und GEM (AGEM) Commissioning Support Unit (CSU) bieten eine Reihe von Dienstleistungen für NHS England (NHSE) an und sind eine der größten CSUs des Landes. Sie fungieren als geschätzter und vertrauenswürdiger Partner für Beauftragte, lokale Behörden und Anbieter, um die Herausforderungen anzugehen, denen sie beim Aufbau integrierter, qualitativ hochwertiger und kostengünstiger Dienstleistungen gegenüberstehen, die zu besseren Gesundheitsergebnissen für alle führen.

Das kleine IT-Team von AGEM hatte nur begrenzte Ressourcen, um von SharePoint 2010 zu Office 365 zu migrieren, um sein Cloud-First-Ziel für sich selbst und seine Kunden zu erreichen, darunter 60 Clinical Commissioning Groups (CCGs), NHSE, Provider Trusts und lokale Behörden.

Sie wandten sich an Quest und Metalogix, um ihnen bei der Migration von einer disparaten Legacy-Position zu einer integrierten, intelligenten Lösung auf Basis von Office 365 zu helfen.

Herausforderung

Mit einem dreiköpfigen IT-Team ist AGEM für die Verwaltung von 1.500 Benutzern in einem weiten geografischen Gebiet verantwortlich. Als Teil ihres Anwendungsbereichs suchen sie auf breiter Front nach Skaleneffekten.

Im Jahr 2013 skizzierte AGEM für sich und ihre Kunden einen Vorsprung die Cloud-First-Politik der britischen Regierung. Sie begannen ihre Reise mit einem , was sowohl zu Doppelarbeit als auch zu unnötigem Aufwand führte. Sie wussten, dass sie keine Zeit zu verlieren hatten, wenn sie die Anzahl der Systemsilos reduzieren und die Fähigkeit des Teams verbessern wollten, Endbenutzer zu unterstützen.

Das IT-Team wollte SharePoint 2007 und SharePoint 2010 zu migrieren, um von der Flexibilität und Skalierbarkeit zu profitieren. Sie haben sich für Office 365 als Plattform entschieden, weil ihnen die Tool-Suite ein „Schweizer Taschenmesser“ bietet. Es bietet eine skalierbare, flexible und robuste Lösung mit Merkmalen und Funktionen, die kontinuierlich weiterentwickelt werden. Darüber hinaus gefiel AGEM, dass ein Benutzer eine vertraute Erfahrung hat, die über Tools hinweg fließt – was die Endbenutzerakzeptanz unterstützt.

Mit den begrenzten Ressourcen ihres Teams begannen sie manuell mit dem Wechsel von einer disparaten Legacy-Position zu einer integrierten, intelligenten Lösung. Dieser Prozess stellte jedoch ein erhebliches Risiko menschlicher Fehler dar, da die Teammitglieder Inhalte manuell zwischen den Systemen verschoben. Es verbrauchte auch den größten Teil der täglichen Arbeitsbelastung des Teams und hinderte das Team daran, sich auf seine anderen Kernaufgaben zu konzentrieren.

Eine der ersten Aufgaben für AGEM bestand darin, eine Lösung zu finden, die die manuellen Prozesse beseitigen und außerdem nachweisen konnte, dass sie ihre lokale SharePoint-Altfarm, einschließlich Finanzverwaltungskonten, genau und nahtlos migrieren konnten. Es war wichtig, dass sie bei zukünftigen Audits nachweisen konnten, dass die Informationen in keiner Weise verändert wurden und sicher waren.

„Vor unserer Zusammenarbeit mit Metalogix [Teil von Quest] steckten wir in manuellen Prozessen fest und mussten uns mit den Mängeln der Out-of-the-Box-Option zur Durchführung der Arbeit auseinandersetzen“, sagte Chris Reynolds, Head of Innovation and Product Development . „Das bedeutete, dass wir ein Dokument oder eine Bibliothek nicht einfach und mit der Gewissheit granular wiederherstellen konnten, dass es korrekt durchgeführt wird.“

Strategie

„Als wir anfingen, uns Metalogix anzusehen, waren wir überwältigt, wie nahtlos wir die Migration durchführen konnten“, sagte Reynolds. Metalogix arbeitete aktiv mit AGEM zusammen und verbrachte die Zeit damit, sich anzuhören, was sie zu erreichen versuchten und wie sie dorthin gelangen wollten. Metalogix nutzte dieses Wissen und präsentierte dann seine Lösung Essentials for Office 365 und zeigte AGEM einen Wegweiser zum Erfolg.

„Metalogix hat uns gezeigt, wie sie uns helfen können, unser Ziel zu erreichen, anstatt nur zu versuchen, uns Lizenzen zu verkaufen und uns keinen Plan zu geben, wie einige ihrer Konkurrenten“, bestätigte Reynolds. „Und dann hat es unseren gesamten Ansatz verändert.“

AGEM begann zunächst damit, kleine Datenmengen zu verschieben, um sicherzustellen, dass alle NHS-Vorschriften eingehalten werden, wenn sensible Finanzinhalte von lokalen Daten in die Cloud verschoben werden. Sie waren begeistert, dass sie die Versionskontrolle beibehalten konnten und dass sie den Inhalt lokal und in der Cloud sehen konnten. Das gab ihnen die Gewissheit, jederzeit für jede Art von Audit bereit zu sein.

Darüber hinaus war AGEM in der Lage, die Automatisierung des Tools zu nutzen, was ihnen die taktische Möglichkeit gab, sich auf andere Teile des Geschäfts zu konzentrieren. Mit Metalogix konnten sie so viel mehr erreichen und ihren Stresspegel senken, weil sie nicht mehr mit manuellen Prozessen konfrontiert waren oder sich um menschliche Fehler sorgen mussten.

Metalogix stellte AGEM auch Schulungen und Support über die Metalogix Academy bereit, um ihnen zu helfen, schneller einsatzbereit zu sein. Sie hatten beispielsweise Sonderzeichen, die sie verwendeten, darunter ein Vorhängeschloss-Symbol, das in der Metalogix-Benutzeroberfläche nicht korrekt angezeigt wurde. Das Support-Team hat dies im nächsten wöchentlichen Update behoben.

„Wir konnten sofort sehen, dass sich unsere Investition auszahlt, indem wir die für die Migration erforderlichen Arbeitsstunden erheblich reduzierten, und wir machen uns keine Sorgen mehr über die Risiken, die mit Benutzerfehlern verbunden sind“, sagte Reynolds.

Jetzt, da AGEM Office 365 verwendet, verwenden sie SharePoint proaktiv und bauen die von ihnen verwendeten Dienste aus. Die Einführung von Microsoft Teams integriert die Benutzererfahrung in die gesamte Tool-Suite und hat zu einer grundlegenden Änderung ihrer Arbeitsweise geführt. Es ermöglicht ihnen, als multidisziplinäre Teams effektiv mit Kunden und ihrer Lieferkette zusammenzuarbeiten, Verzögerungen zu reduzieren und den erbrachten Service zu verbessern.

Sie verwenden auch dedizierte Power BI-Knoten, um datengesteuerte Erkenntnisse bereitzustellen, die mehrere verzweifelte Datenquellen integrieren. Diese Arbeit umfasste Patientenpfade, Personal, Finanzen und Vorfallmanagement. Es hat AGEM geholfen, die Unbekannten bekannt zu machen und wichtige Schlüsselinformationen ans Licht zu bringen.

Darüber hinaus verwenden sie mit Microsoft Forms und Power Automate Entscheidungsbäume und Warnungen, um ihre Endbenutzer mit den benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu versorgen.

„Wir möchten, dass jeder bei uns nach Best Practices sucht. Wir wissen, dass wir mit der kontinuierlichen Unterstützung und Hilfe von Metalogix in der Lage sein werden, all dies in einen Service zu packen, um unseren Kunden und anderen Geschäftsbereichen von NHS zu helfen“, sagte Reynolds.

Ergebnisse

„Wenn ich Metalogix nicht hätte, wäre ich nicht in der Lage, das zu tun, wozu ich in der Lage war. Die von uns verschobenen Finanzdaten befanden sich immer noch auf einem Server, der kaum funktionierte. Wenn ich diese Datenmenge mit der Anzahl an Ordnern und Unterstrukturen hätte bewegen müssen, hätten wir zu zweit einen Monat lang Arbeit gehabt.“

„Das richtige Werkzeug macht sich innerhalb von Wochen bezahlt. Sie brauchen keine Leute, die sitzen und den Griff drehen, um sicherzustellen, dass es funktioniert. Metalogix verfügt über eine unglaubliche Flexibilität, um sich mit sich ständig ändernden Räumlichkeiten weiterzuentwickeln, und wir wissen, dass Metalogix immer wieder liefern kann und wir das Audit immer einsehen können. Wir haben Vertrauen und Vertrauen“, sagte Reynolds.

Auf dem weiteren Weg in die Cloud blickt AGEM in die Zukunft und investiert in ein kundenorientiertes Office 365-Team, um Lösungen für Kunden bereitzustellen, damit sie schnell aufstehen und arbeiten können.

Sie möchten ihre Erfahrung mit Metalogix nutzen und es als Service für ihre Kunden verpacken. Sie können jetzt Daten rationalisieren, den Müll finden, der sie sind, und nur das verschieben, was benötigt wird. Das Team von AGEM Office 365 ist agiler geworden und kann effizienter und effektiver auf die Dinge reagieren, sodass es sich auf seine Kernaufgabe konzentrieren kann.

„Wir suchen jetzt nach vielen anderen Möglichkeiten, wie wir Metalogix-Lösungen nutzen können. Wir verbreiten das Wort und möchten, dass andere Menschen die gleiche Kapitalrendite erzielen wie wir“, sagte Reynolds. „Ich glaube wirklich an Essentials for Office 365. Es hat gut funktioniert und funktioniert immer noch gut.“

Durch die Verwendung der Microsoft 365-Tool-Suite ist AGEM in der Lage, effektiv zusammenzuarbeiten und Services über eine verstreute Region bereitzustellen.

Mithilfe von Teams können technische Spezialisten eingesetzt werden, wenn sie zum Zeitpunkt der besten Rendite benötigt werden.

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