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Repstor
Repstor, ein Microsoft Gold Partner und unter den Top 15 der Deloitte Fast 50-Unternehmen in Irland, bietet eingebettete Microsoft Office 365/Outlook-Lösungen, die die Art und Weise verändern, wie Information Worker Inhalte verwalten und teilen, wo immer sie sich befinden. In diesem digitalen Zeitalter, in dem Teams stärker verstreut sind als je zuvor, löst Repstor das spiralförmige Problem der Informationsmanagement-Governance – ohne von den Benutzern zu verlangen, ihre Arbeitsweise instinktiv zu ändern. Besser noch, Repstor hilft ihnen dabei, Collaboration-Hilfsmittel wie SharePoint und Microsoft Teams vollständig und konform zu nutzen.
Zusammenfassung
National Grid plc ist ein britisches multinationales Strom- und Gasversorgungsunternehmen mit Hauptsitz in London. Es ist eines der weltweit größten Versorgungsunternehmen im Besitz von Investoren und spielt eine entscheidende Rolle dabei, Millionen von Menschen mit der von ihnen genutzten Energie zu verbinden – sicher, zuverlässig und effizient.
National Grid hat eine große interne Rechtsabteilung im Vereinigten Königreich. Eine Umstrukturierung des Unternehmens veranlasste die Rechtsabteilung, die Art und Weise, wie sie Rechtsangelegenheiten verwaltete, zu verbessern und zu koordinieren.
Nach einer gründlichen Prüfung des Marktes entschied sich National Grid für ES/Unity, Powered by Repstor, eine auf Office 365 basierende Lebenszyklusmanagementlösung für Rechtsangelegenheiten, um die Art und Weise, wie seine Mitarbeiter sachbezogene Dokumente und E-Mails speichern und darauf zugreifen, einheitlich zu gestalten.
Herausforderung
National Grid hat eine große interne Rechtsabteilung im Vereinigten Königreich. Dieses besteht aus sechs Teams, die Dienstleistungen für mehr als 17 Geschäftseinheiten und 24 Geschäftsbereiche erbringen. Eine Umstrukturierung des Geschäfts und das Bestreben, bei National Grid insgesamt mehr mit weniger zu erreichen, veranlasste die Rechtsabteilung, die Art und Weise, wie sie Rechtsangelegenheiten verwaltete, zu verbessern und zu koordinieren.
Die Führungsteams von National Grid sind geografisch verstreut, und viele Mitarbeiter arbeiten mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause aus. Aber solange Rechtsdokumente und E-Mail-Spuren über Microsoft SharePoint, gemeinsame Laufwerke und einzelne persönliche Ordner in E-Mail-Archiven verteilt waren, war eine effektive Zusammenarbeit nicht wirklich möglich.
Anstatt in ein dediziertes Verwaltungssystem für Rechtsdokumente zu investieren, wollte National Grid die bereits vorhandene Standardsoftware besser nutzen. Nach eingehender Analyse entschied man sich gegen ein dediziertes System und entschied sich für die Standardisierung der Dokumentenverwaltung in SharePoint.
Strategie
Nach einer gründlichen Prüfung des Marktes entschied sich National Grid für ES/Unity, Powered by Repstor, eine auf Office 365 basierende Lösung für das Lebenszyklusmanagement von Dokumenten, die die bestehenden Microsoft Office/Outlook- und SharePoint-Umgebungen eines Unternehmens nutzt. Es bringt Konsistenz in die Art und Weise, wie Einzelpersonen sachbezogene Dokumente und E-Mails speichern und darauf zugreifen, ohne dass die Benutzer ihre natürliche Arbeitsweise ändern müssen.
Die Software wurde als Ergänzung zu Office 365 entwickelt und ermöglicht Mitarbeitern das einfache Entwerfen und Erstellen von Arbeitsumgebungen in SharePoint sowie deren Oberfläche durch die native Integration mit Microsoft Outlook. Auf diese Weise können Anwälte ihre Angelegenheiten mit einer vertrauten Outlook-Benutzeroberfläche für die E-Mail-Ablage, die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit sowie die Verwaltung des Lebenszyklus der Angelegenheit bearbeiten.
Zuvor gab es viele verschiedene Legacy-Methoden und eine Reihe unterschiedlicher Dokumentenmanagementsysteme und -ansätze, und wir wollten zu einem standardisierten Ansatz übergehen, um die Produktivität, Einfachheit und Effizienz zu verbessern.
Mo Ajaz (Leiter des Leiters Legal Operational Excellence, National Grid plc)
Ergebnisse
In einer anschließenden Benutzerumfrage nach dem Go-Live gaben 87 Prozent der Mitglieder des Rechtsteams an, dass ihre Erfahrung mit Repstor und der neuen Arbeitsweise „ausgezeichnet“ sei. Auch die restlichen 13 Prozent waren zufrieden und bezeichneten die neue Aufstellung als „gut“.
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